Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» (1. Постановка задачи и выбор средств проектирования).pdf

Любая DFD-диаграмма может содержать работы, внешние сущности, стрелки (потоки данных) и хранилища данных.

Далее моделировать систему будем, используя диаграммы потоков данных (DFD).

Декомпозируем функциональный блок «Приемка товара на склад» еще на четыре действия (Рисунок 3):

Рисунок 3 . DFD Приемка товара на склад

– Проверка товарно-транспортной накладной: Нам необходимо проверить товар, который пришел и товар ,который прописан в документах соответствуют ли они друг другу и дата оплаты поступающего товара. Соответственно, на входе будет документация о товаре. В качестве ограничений наших действий будут выступать должностные инструкции, а ресурсов будет информационная система со сведениями о товаре;

– Проверка поставленной продукции: подразумевает непосредственную проверку товара на количество, указанное в документах и информационной системе;

– Занесение данных о продукции в БД: подразумевает факт фиксации информации о поступлении товара на склад;

– Передача продукции на хранение: проверенная продукция передается на хранение в соответствии с условиями хранения.

Далее декомпозируем функциональный блок «Хранение и переучет продукции» на два действия (Рисунок 4):

Рисунок 4 . DFD Хранение и переучет продукции

– Размещение товара на складе: подразумевает физическое размещение товара на складе и фиксация этой информации в системе;

– Анализ наличия необходимого количества на складе: данное действие позволяет сопоставить максимальную возможность принять товара, с учетом его наличия уже на складе, и максимальное количество, которое можно отгрузить за один заказ.

Проведем декомпозицию блока «Отгрузка» на три действия (Рисунок 5):

Рисунок 5 . DFD Отгрузка

– Проверка наличия товара на складе: проверка сведений в системе о количестве в данный момент товара на складе для выполнения заказа( достаточно его или нет, нет товара совсем);

– Занесение информации об отгружаемой продукции в БД: фиксация сведений о дате отгрузки товара и количестве его;

– Отгрузка продукции по требованию: непосредственно передача товара для дальнейшей его реализации.

Имея основную модель бизнес процесса и модель потоков, рассмотрим более детально процесс документа оборота.

Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (workflow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур.

---

Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет точно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами еще одной методологии – IDEF3, также называемой workflowdiagramming. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов[7].

IDEF3 предполагает построение двух типов моделей: модель может отражать некоторые процессы в их логической последовательности, позволяя увидеть, как функционирует организация, или же модель может показывать «сеть переходных состояний объекта», предлагая вниманию аналитика последовательность состояний, в которых может оказаться объект при прохождении через определенный процесс[7].

Проведем декомпозицию блока «Проверка товарно-транспортной накладной» который, является элементом разбиения блока «Приемка товара на склад» на четыре действия:

–Принятие товарно-транспортной накладной: проверка документации поставщика;

–Проверка поставщика: уточнение информации о поставщике;

–Проверка реквизитов документа: проверка основных реквизитов документов, для уточнения сведений об оплате товара;

–Проверка количества продукции: сколько прописано в документах и сколько в действительности пришло товара .

Рисунок 6. IDEF3 проверки товарно-транспортной накладной.

Рисунок 7. IDEF3 проверки поставленной продукции

Проведем декомпозицию блока «Проверка поставленной продукции» который, является элементом разбиения блока «Приемка товара на склад» на три действия:

–Проверка продукции на годность, то есть проверить качество поступившей продукции;

–Принять продукцию: принимается решение о принятие продукции или возврату поставщику;

–Вернуть поставщику: в случаи обнаружения ошибки в реквизитах документов, несоответствии поступившего количества и оплаченного.

2. Модернизация функционирования склада

---

2.1.  Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Любая организация хочет оставаться лучшей в своей сфере деятельности. Для того чтобы быть конкурентно способной, необходимо совершенствоваться. Что предполагает улучшение или изменение существующих процессов. Модернизация системы это всегда сложно, особенно если организация большая. А любой склад – это большой взаимосвязанный элемент бизнеса. И от качества получаемых материалов или товаров зависит качество производства или оказания услуг. Поэтому очень важно от качества товара/материала, поступаемого на склад, и упаковки при отправки заказа. Если хоть один элемент этой системы допустит ошибку, например не верно указать количество поступившего товара на склад, будет иметь огромные последствия для работы системы в целом.

Процесс построения работ на складе сложный логистический процесс и требует согласованности всех функций. Деятельность всех составляющих необходимо рассматривать, единый взаимосвязанный механизм. Что позволяет не только скоординировать действия служб склада, но и является основой планирования и контроля движения товара на складе с наименьшими затратами.

В ходе анализа системы были выделены следующие проблемные места:

– ошибки персонала при работе с документами: человек может не заметить ошибки в документах;

– дублирование информации: об одном товаре информация может быть зафиксирована несколькими подразделениями, на пример сведения об оплате может внести бухгалтерия и диспетчер системы;

– длительность обработки информации всеми возможными ролями;

– сложность и долговременность формирования отчета по складскому движению продукции.

Все выше перечисленные проблемы можно избежать простроив единую информационную систему. А так же обеспечение информационной безопасности и соблюдение законодательства Российской Федерации.

Теперь более детально рассмотрим контекстную диаграмму( Рисунок 1) и декомпозированную диаграмму IDEF0( Рисунок 2). Диаграммы имеют некоторые упущения и требуют доработки.

На контекстной диаграмме( Рисунок 1) нигде не учитывается возврат товара как клиентом, так и поступлением брака на склад.

Так же на выходе нет товара, хотя помимо сопроводительной документации склад выдает товар.

Товар может быть списан, например в связи с истечением срока хранения. Что не отображено на выходе модели.

По мимо этого, на входе нет клиентов склада, ведь по мимо поставщиков на склад ,есть те кто приобретают товар со склада. С кем осуществляет отгрузку товара склад. Поэтому по мимо сведений об поставщиках должны быть сведения о клиентах клада. Кроме этого необходимы документы о приобретении ими товара, так сказать заказ товара, не только складом ,но и со склада.

---

Ограничивается только должностными инструкциями, ни действующего законодательства, ни требований по информационной безопасности так же не представлены, хотя необходимо хранить сведения , которые требуют определенной тайны.

В качестве ресурсов не рассматривается складское оборудование, персонал склада, офисная техника и ПК и упаковочные материалы.

А вот информационная система в данном случае не является ресурсом, так как сама по себе она скорее является банком сведений об операциях склада, а не источником.

2.2  Моделирование бизнес процессов «как должно быть»

Моделирование бизнес процессов «как должно быть» строиться на основе диаграммы «Как есть», но с учетом всех имеющихся замечаний и анализа проблем. Это означает, что разработанная структура IDEF0 подвергается критики и строиться заново, но уже более идеальный вариант.

И так модернизируем созданную ранее контекстную диаграмму( Рисунок 1) с замечаниями указанными в разделе 2.1. и получаем усовершенствованную контекстную диаграмму( Рисунок 8)

Рисунок 8. Контекстная диаграмма функционирования склада

Функционирование склада предполагает прием товара на хранение и передача его клиентам. Клиент – это тот для которого, непосредственно, осуществляет свою деятельность склад. Клиент выбирает и оплачивает товар и обращается с оплаченным счетом на склад для получения товара.

Кроме клиентов, входом также является товар (от поставщика, либо возврат от клиента) с документами об оплате его, а так же количестве и размерах. Товар является основным средством функционирования склада. Для товара от поставщика – это товарная накладная и счет-фактура, для возврата от клиента это акт о браке, либо возвратные документы (как от поставщика).

Для выполнения основных функций складу необходимы ресурсы. Так отсутствие сведений о клиенте, поставщике или товаре ведет к замедлению выполнения заказа, следовательно, информационные ресурсы являются основными. Без соответствующего оборудования склад не сможет выполнять главную функцию это хранение. Без расходных и упаковочных материалов будет невозможно укомплектовать заказ и дальнейшая его транспортировка без повреждений.

Ну и один из самых главных ресурсов это персонал склада, который выполняет основные функции.

---

Согласно усовершенствованной контекстной диаграммы проведем декомпозицию и получаем IDEF0 Деятельность склада декомпозированная( Рисунок 9)

Рисунок 9.  IDEF0 Деятельность склада декомпозированная

Весь процесс деятельности склада можно разделить на:

– Приемку товара (принятие товара по сопроводительным документам и передача его на хранение). На данном этапе товар с сопроводительными документами поступает на склад и подвергается подсчету и проверки на соответствие заказу. Проверяется вся документация и передается на хранение.

– Хранение (основная функция склада). Означает прием товара от поставщика и его размещение на складе. Фиксация о размещении в системе. Создание всех необходимых условий для хранения товара. Необходима декомпозиция блока.

–Отгрузку и возврат товара. Склад либо принимает товар от поставщика к себе на хранение, либо клиент возвращает по каким-либо причинам товар на склад.

Проводим декомпозицию блока Хранения и в результате разбиения получаем IDEF0 Хранение (Рисунок 10):

Рисунок 10.  IDEF0 Хранение декомпозированая

Процесс хранения можно разделить на:

– Формирование отгрузочных документов. Формируются все документы, необходимые для приема товара клиентом в соответствии с его заказом. Вся документация строиться на основании сведений занесенных в информационную систему.

– Складирование (непосредственное размещение товара на складе). Означает, что товар прошел все проверки и соответствует заявленным требованиям и документация вся в порядки. В соответствии с условиями хранения товара, он размещается на складе. Место размещения, количество и дата фиксируются в системе.

–Комплектование. При поступлении заказа от Клиента товар группируется согласно заявленному перечню и количеству, осматривается на наличие брака, если такой обнаруживается, товар перемещается в категорию на списание, затем упаковывается и опять же действие фиксируется в системе.

– Списание товара. Процедура выполняется при наборе определенного количества, например бракованного товара или с истекшим сроком хранения.

По полученному описанию можно сказать, что блок Складирование можно декомпозировать еще (Рисунок 11):

Рисунок 11.  IDEF0 Складирование декомпозированная

IDEF0 Складирования делиться на:

---