Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

При моделировании бизнес-процесса «Складской учет» «как есть» наглядно проявлены такие проблемы как недостаток ресурсов для ведения процесса, пренебрежение моделированием процесса, отсутствие документированности деятельности исполнителей процесса.

Глава 2. РЕГЛАМЕНТИРОВАНИЕ СКЛАДСКОГО УЧЕТА

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процесса «Складской учет»

Анализ бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT» выявил такие проблемы:

• Недостаток технологических и трудовых ресурсов для ведения процесса.

Технологические ресурсы, созданные несколько лет назад и основанные на ручном труде, выработаны. Персонал не в состоянии удерживать в памяти огромный поток информации, поэтому растет количество ошибок, так как работа требует от работников склада повышенной концентрации внимания. Низкая степень автоматизации процесса обработки информации о товарах на складе по причине использования программного обеспечения «1С: предприятие 7.7. для SQL (конфигурация: торговый дом 5.0.11.)».

Мероприятия по улучшению:

- Обновление компьютерной техники.

- Установление современного программного обеспечения.

Трудовые ресурсы представлены четырьмя сотрудниками с совмещенными обязанностями: экспедитор-грузчик (доставляет товары и разгружает машину); заведующий складом-оператор (принимает товары и регистрирует их в книге учета); кладовщик-контролер (размещает товары на складе, обеспечивает условия их хранения и подготавливает товары к продаже); продавец-консультант-кассир (осуществляет продажу).

Трудовой потенциал работника – это его предполагаемая трудовая дееспособность, его ресурсные возможности в осуществлении технологического процесса. Поэтому организация труда подразумевает оптимизацию работы с персоналом.

Мероприятия по улучшению:

- Определение потребности в количестве работников склада.

- Переопределение полномочий работников склада.

- Перерасчет потенциальной трудоемкости основных операций, осуществляемых на складе.

• Пренебрежение моделированием процесса.

Бизнес-моделирование является современным методом повышения эффективности бизнеса, так как позволяет предварительно оценить последствия тех или иных управленческих решений до реальных изменений в развитии организации.

Целью бизнес-моделирования является создание достоверного, наглядного и простого для понимания описания деятельности организации в виде схемы. Отсутствие модели «Складской учет» не позволяет охватить бизнес-процесса в целом, сконцентрироваться на основных элементах, выявить «узкие места» и взаимозависимости, противоречия и альтернативы, которые при обычном анализе деятельности организации не обнаруживаются.

Мероприятия по улучшению:

- Разработка модели складского учета «как должно быть» («to-be») с описанием последовательности выполнения подпроцессов и конечного результата.

• Отсутствие документированности деятельности исполнителей процесса.

Документированность процесса – перечень документации, регламентирующей проведение всех работ, выполнение всех функций, входящих в состав процесса, и распределение ответственности должностных лиц и персонала за их выполнение; порядок взаимодействия и последовательность выполнения работ и функций. В этот перечень входят все виды инструкций, которыми руководствуется персонал и должностные лица при проведении процесса (технологические, рабочие, должностные, по технике безопасности и противопожарной безопасности, по ведению складского и бухгалтерского учета и т.д., а также маршрутные, операционные и технологические карты).

Мероприятия по улучшению:

- Документирование процессов «Приемка товаров», Размещение товара на складе», «Хранение товара на складе» и «Отпуск товара для продажи».

Итак, для решения проблем бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT» и его улучшения предложены и обоснованы следующие мероприятия, что отражено в таблице:

Таблица 6. Мероприятия по улучшению бизнес-процесса «Складской учет»

Предложенные мероприятия станут основой для моделирования бизнес-процесса «Складской учет» «как должно быть».

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

По замыслу автора курсовой работы решение проблем, выявленных в ходе анализа, позволит обеспечить улучшение бизнес-процесса «Складской учет».

Данная схема демонстрирует процесс параллельного решения выявленных проблем, владельцем которого является директор компьютерного салона-магазина, привлекающего исполнителей бизнес-процесса. Вход бизнес-процесса – событие как сформулированные проблемы, выход – установление эффективности бизнес-процесса.

Рисунок 7. Контекстная диаграмма решения проблем для улучшения бизнес-процесса «Складской учет»

в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT»

В декомпозиции бизнес-процесса представлено 3 пула по числу выявленных проблем, оформленных в формате подпроцессов. У каждого подпроцесса имеется владелец. Вход процесса обозначен событием-задачей, выход – событием-реализацией цели улучшения бизнес-процесса. Пунктирные стрелки указывают взаимосвязи информационных потоков.

Рисунок 8. Декомпозиция бизнес-процесса «Складской учет»

в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT» («как должно быть»)

Процесс в целом и каждый подпроцесс начинается с определенного события, и также заканчивается событием. Отражается последовательность действий в каждом подпроцессе и переход к следующему. У каждого подпроцесса есть свой владелец, который действует согласно документам и инструкциям (см. приложение) и составляет отчеты (акты), предусмотренные регламентом.

Таким образом, для решения проблем бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT» и его улучшения предложен и обоснован ряд мероприятий для решения таких проблем, как недостаток ресурсов для ведения процесса, пренебрежение моделированием процесса, отсутствие документированности деятельности исполнителей процесса.

Предложенные мероприятия явились основой для моделирования бизнес-процесса «Складской учет» «как должно быть», который представлен декомпозицией, отражающей регламент выполнения бизнес-процесса «Складской учет».

Представленная схема «как должно быть» есть регламент выполнения бизнес-процесса «Складской учет» – предельно простой, доступный и понятный для работников-исполнителей процесса. В регламенте (см. приложение 1) обозначено распределение ролей в рабочем процессе, последовательность действий, правила их выполнения, устанавливающий продолжительность и сроки процесса и/или его отдельных этапов. Регламент составляется с учетом требований Положений и Правил, действующих в организации (подчиненный документ).

Таким образом, представленный документ соответствует требованиям к регламенту:

1. Составлен на основании модели (схемы) бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT».
2. Имеет структуру, определенную моделью бизнес-процесса.
3. Не содержит двойных толкований.
4. Наличие регламента служит доказательством прозрачности работы организации, а потому дает реальный вклад в капитализацию организации.
5. Регламент позволяет оптимизировать «интеллектуальную нагрузку», возлагаемую на исполнителей, избавляя их от обдумывания рутинных действий в пользу решения более сложных, нестандартных задач.
6. Регламентированный процесс обеспечивает получение информации о достигнутых результатах (в том числе и промежуточных) и о ходе процесса.

Выводы по 2 главе

На основании анализа выявлен круг проблем бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT»: недостаток ресурсов для ведения процесса, пренебрежение моделированием процесса, отсутствие документированности деятельности исполнителей процесса. Для разрешения указанных проблем предложен и обоснован ряд мероприятий, которые стали основой для моделирования бизнес-процесса «Складской учет» «как должно быть», что нашло отражение в контекстной диаграмме. В свою очередь, декомпозиция диаграммы послужила основанием регламента бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Курсовое исследование проведено с целью разработки и обоснования регламента выполнения процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT». Для реализации цели выполнены следующие задачи:

1. Представить описание предметной области исследования

В процессе складского учета в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT» как предметной области выделены 4 сущности – «Приемка товара», «Размещение товара на складе», «Хранение товара на складе» и «Отпуск товаров для продажи», каждая из которых представлена отдельной таблицей как источника исходных данных для разработки регламента выполнения процесса «Складской учет».

Анализ и оценка исходных данных (получены на основе нормативных документов и практики автора курсовой работы) выполнения процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT» на нулевом уровне требует изменения ситуации через разработку регламента – определения порядка и последовательности выполнения операций с товарами и документами и установлении норм и правил для их выполнения.

1. Обосновать выбор средств для моделирования бизнес-процессов складского учета в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT»

Для визуализации и декомпозиции процесса «Складской учет» при помощи блок-схемы как последовательность взаимосвязанных активностей исполнителей выбран сервис «Draw io», который позволяет построить простые и наглядные схемы, доступные для восприятия сотрудниками – исполнителями бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT». Выбор в пользу нотации BPMN 2.0. обусловлен ее удобством, гибкостью, наглядностью, функциональностью и, вместе с тем, простотой.

1. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть»

В представленном бизнес-процессе «Складской учет» отражается реальная ситуация компьютерного салона-магазина «Demo-NT» («как есть»). Целостный бизнес-процесс декомпозирован в соответствии с нотацией BPMN, в схемах обозначены владельцы процесса, входы, выходы и ресурсы процесса.

На основании анализа выявлен круг проблем бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT»: недостаток ресурсов для ведения процесса, пренебрежение моделированием процесса, отсутствие документированности деятельности исполнителей процесса. Для разрешения указанных проблем предложен и обоснован ряд мероприятий, которые стали основой для моделирования бизнес-процесса «Складской учет» «как должно быть», что нашло отражение в контекстной диаграмме. В свою очередь, декомпозиция диаграммы послужила основанием регламента бизнес-процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT».

Таким образом, цель курсового исследования достигнута: создан регламент процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. 7 нот менеджмента. — 6-е изд. Под ред. В.В. Кондратьева, доп. — М.: Эксперт: ЭКСМО, 2007, 832 с.
2. Анисимов В.В. Проектирование информационных систем [электронный ресурс]. Режим доступа: https://goo.gl/Ac032f
3. Базарова А.С. Организация складского учета [электронный ресурс] — Режим доступа: https://goo.gl/ifHaoA
4. Бердышев, С.Н., Улыбина Ю.Н. Искусство управления складом [электронный ресурс] — Режим доступа: https://goo.gl/yUFr5M
5. Бессарабов Н.В. Модели и смыслы данных в Cache и Oracle. - М.: Национальный Открытый Университет «ИНТУИТ», 2016. — 617 с.
6. Борисов А.Б. Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать «правильный» регламент [электронный ресурс] — Режим доступа: https://goo.gl/yij5Iz - 2009.
7. Демидов Е.Е. Пишем регламент: рекомендации по разработке [электронный ресурс] — Режим доступа: https://goo.gl/gZqv2m – 2011.
8. Репин В.В. «Минусы» от регламентации бизнес-процессов? [электронный ресурс] — Режим доступа: https://goo.gl/3QMgdP – 2011.
9. Репин В.В. «Плюсы» от регламентации бизнес-процессов [электронный ресурс] — Режим доступа: https://goo.gl/fDvGaR – 2011.
10. Репин В.В. Описание и анализ бизнес-процессов: цепочки ценности и Work Flow [электронный ресурс] — Режим доступа: https://goo.gl/juaOjo – 2011.
11. Репин В.В. Особенности создания корректных схем бизнес-процессов [электронный ресурс] — Режим доступа: https://goo.gl/LgU4dO – 2011.
12. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов. – М.: Стандарты и качество, 2005.
13. Цуканова О.А. Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов: учебное пособие. - СПб., Университет ИТМО, 2015. – 100 с.