Добавлен: 03.07.2023
Просмотров: 96
Скачиваний: 4
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛАВА 1. Организационный аудит ГК «Фабрика Качества»
1.1. Общая характеристика организации
1.3. Взаимодействие организации с внешней средой
1.5. Организационная структура предприятия
ГЛАВА 2. Организационная диагностика
3.2. Мероприятия в рамках проекта
Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в ГК «Фабрика Качества» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. Нельзя констатировать, что исходящие и восходящие потоки информации в компании имеют равную значимость. В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.
Сложившаяся коммуникационная структура ГК «Фабрика Качества» имеет ряд недостатков, представленных в таблице 6. Из таблицы видно, что основным недостатком внешних коммуникаций является низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков.
Таблица 6
Анализ недостатков в коммуникационной структуре ГК «Фабрика Качества»
|
Недостаток |
Позитивное влияние на деятельность компании |
Негативное влияние на деятельность компании |
|
Недостаточный объем массива информации о потенциальных поставщиках сырья и материалов |
Ориентация на ограниченное количество постоянных поставщиков – устойчивость и долгосрочность связей |
Не учитываются изменения на рынке сырья и материалов; потеря выгодных потенциальных поставщиков |
|
Большое число связей замкнуто непосредственно на директора |
«Доступность» первого лица |
Перегрузка директора, что приводит к недостатку времени для стратегического планирования |
|
Слабые связи между отдельными отделами (производство связано только с отделом продаж и финансовой службой) |
Минимизированы внешние вмешательства |
Снижается ориентация на интегрированный конечный результат Увеличиваются сроки и снижается качество прохождения информации |
|
Восходящие и нисходящие потоки информации не имеют равную значимость. Низкий уровень внутрикорпоративных коммуникаций |
Поддержание дисциплины и порядка |
Не формируется сопричастность рядовых работников к успехам и проблемам компании. Снижается творческая активность и инициативность работников |
Анализ внутренних коммуникаций показал, что одним из недостатков коммуникационной структуры ГК «Фабрика Качества» является то, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на директора. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования.
Отмечены также слабые связи между производством и другими подразделениями компании. В результате получение информации, к примеру, о производственной деятельности не может проходить в оперативном режиме.
Еще одной проблемой компании является то, что в ней существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Можно сделать вывод о том, что интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Очевидно, что данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.
2.2. Проектное предложение
Выявленные «разрывы в коммуникационной структуре ГК «Фабрика Качества» делают необходимым ее совершенствование. В таблице 7 представлены предлагаемые организационные пути решения выявленных проблем.
Организационные пути совершенствования коммуникационной структуры ГК «Фабрика Качества»
|
«Разрыв» |
Организационные пути решения проблемы |
|
|
1 |
2 |
|
|
Недостаточный объем массива информации о потенциальных поставщиках сырья и материалов |
Формирование банка данных потенциальных поставщиков на основе исследования рынка сырья и материалов |
|
|
Большое число связей замкнуто непосредственно на директора |
1 вариант Делегирование части полномочий менеджерам по направлениям введение элементов матричной структуры управления. |
2 вариант Ввести должность Исполнительного менеджера: оставить за директором стратегические и финансовые функции, подчинив остальные подразделения Исполнительному директору; закрепить ситуацию в следующих локальных нормативных актах: «Положение о статусе Генерального менеджера»; «Положение об Исполнительном менеджере»; «Положение об оргструктуре». |
Продолжение таблицы 7
|
1 |
2 |
|
Слабые связи между подразделениями |
Прописать горизонтальные взаимодействия между производством и другими подразделениями компании |
|
Восходящие и нисходящие потоки информации не имеют равную значимость Низкий уровень внутрикорпоративных коммуникаций |
Ввести должность менеджера по внутрикорпоративным коммуникациям |
В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций компании «Фабрика Качества» позволило сделать вывод о ее эффективности. Однако, отмечена низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков.
Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в компании «Фабрика Качества» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.
В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры компании выявлены следующие недостатки:
- во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на директора. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
- во-вторых, отмечены также слабые связи между производственными участками и другими подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
- в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.
ГЛАВА 3. Проектная разработка
3.1. Цели и задачи
В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры компании выявлены следующие недостатки:
- во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на генерального менеджера. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
- во-вторых, отмечены также слабые связи между отделом логистики и другими подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
- в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.
Цель проекта – решение выявленных проблем на основе совершенствования коммуникационной структуры.
3.2. Мероприятия в рамках проекта
Вопросы совершенствования механизма коммуникаций в системе «компания «Фабрика Качества» - поставщик», являются одним из надежных путей повышения конкурентоспособности компании. Принципами коммуникаций с поставщиками являются следующие:
- достижение взаимной выгоды каждого из участников коммуникаций;
- долгосрочность и устойчивость связей с поставщиками;
- ориентация механизма коммуникаций на конечного потребителя готовой продукции – поскольку результаты деятельности ГК «Фабрика Качества» зависят от потребителей, необходимо учитывать текущие и будущие потребности покупателей, стремиться превзойти их ожидания.
В целях получения информации о поставщиках и отбора наиболее оптимальных поставщиков рационально использование универсального автоматизированного комплекса программного обеспечения «Прайс Навигатор»[1].
Универсальный автоматизированный комплекс программного обеспечения «Прайс Навигатор» выполняет функцию автоматизированного ценового анализа. Программное обеспечение «Прайс Навигатор» проводит сканирование прайс-листов поставщиков в электронном виде. В результате менеджер получает информацию по поставщикам (предлагаемом ими ассортиментом товаров и ценам), а также результаты анализа цен (сводная таблица).
Конечными отчетами работы программного обеспечения являются заявки на товарно-материальные ценности тем поставщикам, у которых они имеются по оптимальной цене.
Значительным преимуществом программного обеспечения «Прайс Навигатор» является ее масштабируемость, что позволяет оперативно внедрять новые прайс-листы поставщиков, не ограничиваясь в пределах определенных контрагентов, сферы деятельности или отдельного региона. Гибкость системы обеспечивает возможность для консолидации данных комбинировать неограниченное количество прайс-листов поставщиков, причем специализирующихся даже на разных или пересекающихся товарах.
Еще одна выявленная проблема - чрезмерная перегрузка информацией директора. Для ее решения предлагается два варианта.
Первый вариант предусматривает делегирование части полномочий менеджерам по направлениям.
Второй вариант предполагает введение должности Исполнительного директора. При этом за директором остаются стратегические и финансовые функции, а остальные возлагаются на Исполнительного директора. Второй вариант, на наш взгляд, является более предпочтительным в плане существующих приоритетов стратегического развития ГК «Фабрика Качества». Таким образом, в непосредственном подчинении директора будет находиться главный бухгалтер, исполнительный директор. Остальные менеджеры войдут в подчинение к Исполнительному директору.
Для того, чтобы обеспечить эффективность коммуникационного обмена работников производства с другими подразделениями компании необходимо прописать горизонтальные взаимодействия между производственными участками и другими подразделениями компании. В частности, определить состав и периодичность предоставления отчетной и иной необходимой информации в производственные участки.
Рассмотрим пути развития внутрикорпоративных коммуникаций в организации. Современная организация не может нормально функционировать в условиях внутреннего информационного вакуума. Приобщенность персонала к целям компании, знание специфики бизнеса, информированность о работе других подразделений – важнейший фактор повышения эффективности компании.
В целях донесения до работников компании текущей информации, оперативных и стратегических планов рационально использовать возможности внутренней корпоративной сети (внутреннего сайта). На внутреннем сайте может быть размещена информация о событиях в компании, изменениях, нововведениях, успехах и достижениях ГК «Фабрика Качества» на рынке. Также на сайте рационально разместить регламенты и стандарты работы, информацию о новых сотрудниках, возникающих вакансиях, предстоящих мероприятиях. Кроме того, рационально обеспечить возможности обратной связи. Информация, размещаемая сотрудниками, может быть ценной в плане развития компании, а также решения различных проблем как отдельного работника, так и рабочих коллективов.