Файл: Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации (на примере ооо Магнит).pdf

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Тольяттинский государственный университет»
Институт финансов, экономики и управления
(наименование института полностью)
Департамент бакалавриата (экономических и управленческих программ)
(наименование)
38.03.03 Управление персоналом
(код и наименование направления подготовки, специальности)
(направленность (профиль)/специализация)
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
(БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТА)
на тему Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации (на примере ООО «Магнит»)
Студент
Е.Е. Иванова
(И.О. Фамилия)
(личная подпись)
Руководитель канд. пед. наук, доцент
Л.Л. Кифа
(ученая степень, звание, И.О. Фамилия)
Тольятти 2021

2
Аннотация
Бакалаврскую работу выполнил: Елена Евгеньевна Иванова
Тема работы: «Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации (на примере ООО «Магнит»»
Научный руководитель: к.п.н., доцент департамента бакалавриата Л.Л.
Кифа
Цель исследования - разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом организации.
Объект – предприятие ООО «Магнит».
Предмет – система документационного обеспечения управления ООО
«Магнит».
Методы исследования, используемые в работе
– анализ, классификация, конкретизация, обобщение, наблюдение, сравнение.
Краткие выводы по бакалаврской работе: оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом организации позволила выявить основные проблемы в сложившейся системе в ООО
«Магнит», что позволило определить пути совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом данного предприятия.
Практическая значимость работы заключается в том, что отдельные её положения в виде материала подразделов 2.2, 2.3, 3.1, 3.2 могут быть использованы специалистами организации, являющейся объектом исследования.
Структура и объем работы. Работа состоит из введения, 3-х разделов, заключения, списка литературы из 43 источников. Общий объем работы, без приложений, 58 страниц машинописного текста, в том числе таблиц – 22, рисунков – 11.

3
Abstract
The relevance of the topic is due to the fact that in the spring of 2020, half of the country switched to remote work and it became more difficult for employers to draw up documents in accordance with all the rules, especially since each one thinks about optimizing and the number of its business processes, including in personnel management. using this transition to electronic interaction between workers and employers (electronic work books, electronic signatures, etc.).
The purpose of the final qualifying work is measures to improve the documentation of the organization's personnel management system.
To achieve this goal, the following tasks were solved:
1. Give a description of the system of documentary personnel management of the research object;
2. Assess the state of the documentary personnel management system;
3. Develop measures to improve the documentation of the personnel management system of LLC "Magnit";
4. To assess the socio-economic efficiency of the implemented measures.
The object is the LLC "Magnit" enterprise, the main activity of which is the sale of building materials.
Subject - the system of documentation support for the management of LLC
"Magnit".
Research methods used in the work - analysis, classification, specification, generalization, observation, comparison.
In the course of the research, Yu.M. Demina, A. Ya. Kibanova, on personnel management. The works of T.V. Kuznetsova, G. Mamed-zade organization for document management, and other materials.
The practical significance of the work lies in the fact that the developed means to improve the documentation support of the personnel management system of the organization of LLC "Magnit» make it possible to make the management process the most effective.

4
A summary of the work. The work consists of an introduction, three chapters, a conclusion, a list of references. Contains 22 tables, 11 figures. The work is written on 58 pages.
The introduction substantiates the relevance of the research topic, formulates the goal and objectives of the final qualifying work, the implemented subject and object of research, research methods, information base of the research, practical ability of work.
In the first organization, the theoretical aspects of the documentation support of the personnel management system are considered. The characteristics of the preschool educational institution system are presented: the concept, structure and place in the organization's personnel management system, the methodology of the state of the organization's documentary management system is determined. In the second organization, a brief description of the activities of LLC "Magnit" is given, the state of the system of documentary management of the organization's personnel is assessed. In the third organization of appraisal activities to improve the documentation of the personnel management system, an assessment of the effectiveness of measures is given.

5
Содержание
Введение ................................................................................................................... 6 1 Теоретические аспекты документационного обеспечения системы управления персоналом организации ................................................................... 8 1.1 Понятие и структура подсистемы документационного обеспечения управления персоналом .......................................................................................... 8 1.2 Методика оценки состояния системы документационного обеспечения управления персоналом организации ................................................................. 13 2 Анализ состояния системы документационного обеспечения управления персоналом ООО «Магнит» ................................................................................. 17 2.1 Характеристика предприятия и оценка основных экономических показателей ............................................................................................................ 17 2.2 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом организации ...................................................................................... 29 3 Пути совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом организации ................................................................. 44 3.1 Мероприятия по совершенствованию ДОУ системы управления персоналом организации ...................................................................................... 44 3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий .................................. 52
Заключение ............................................................................................................ 55
Список используемых источников ...................................................................... 58

6
Введение
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена тем, что весной 2020 года половина страны перешла на удаленную работу и оформлять документы по всем правилам работодателям стало сложнее, тем более, что каждая компания задумывается об оптимизации и автоматизации своих бизнес-процессов, в том числе и при управлении персоналом, используя при этом переход на электронное взаимодействие работников и работодателей (электронные трудовые книжки, электронный подписи и т.д.).
Цель выпускной квалификационной работы – разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом организации.
Для достижения поставленной цели были решены задачи:
1. Дать характеристику системы документационного обеспечения управления персоналом объекта исследования;
2. Оценить состояние системы документационного обеспечения управления персоналом;
3. Разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом ООО
«Магнит»;
4. Дать оценку социально-экономической эффективности внедряемых мероприятий.
Объект – предприятие ООО «Магнит», основной деятельностью которого является продажа строительных материалов.
Предмет – система документационного обеспечения управления ООО
«Магнит».
Методы исследования, используемые в работе
– анализ, классификация, конкретизация, обобщение, наблюдение, сравнение.
В процессе исследования применялись Ю.М. Демина, А. Я. Кибанова,

7 по управлению персоналом. Работы Т.В. Кузнецовой, Г. Мамед-заде по организации документооборота, а другие материалы.
Практическая значимость работы заключается в том, что разработанные мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом организации ООО «Магнит», позволят сделать процесс управления персоналом наиболее результативным.
Краткое содержание работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы. Содержит 22 таблицы, 11 рисунков. Работа написана на 58 страницах.
Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи выпускной квалификационной работы, определены предмет и объект исследования, методы исследования, информационная база исследования, практическая значимость работы.
В первой главе рассмотрены теоретические аспекты документационного обеспечения системы управления персоналом организации. Представлена характеристика системы ДОУ: понятие, структура и место в системе управления персоналом организации, определена методика оценки состояния системы документационного обеспечения управления организации. Во второй главе дана краткая характеристика деятельности организации ООО «Магнит», проведена оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом организации. В третьей главе определены пути совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом организации и дана оценка эффективности мероприятий.

8
1 Теоретические аспекты документационного обеспечения системы
управления персоналом организации
1.1
Понятие и структура подсистемы документационного
обеспечения управления персоналом
Подсистема документационного обеспечения системы управления персоналом представляет собой некий «организм», растущий и меняющийся постоянно. Это обусловлено обновлением требований, регистрируемых в нормативно-правовых актах по труду. Особое внимание изменениям уделено в последнее время, связанное с пандемией, когда объявляются локдауны, и кадровикам необходимо оформлять новые условия работы сотрудников в соответствии с нормами трудового права.
Кадровый документооборот представляет собой организацию работы с документами, которые находятся в обращении в системе управления персоналом. Его основой считается делопроизводство, которое, в свою очередь, представляет собой процесс, начинающийся с получения информации до ее обработки и продолжающийся до момента формирования работниками кадровой службы готовых документов и передачи их в другие подразделения организации [21].
Документационное обеспечение управления персоналом необходимо для того, чтобы на предприятии:
1.Фиксировать все движения кадров: прием на работу, перевод на другую должность, отпуск, больничные и командировки, награждения и дисциплинарные взыскания, прекращение трудовых отношений;
2.Закреплять особенности труда в компании, обеспечивать прозрачность и четкую регламентированность трудовых отношений;
3.Давать актуальные данные о штате, чтобы можно было вовремя

9 выявлять проблемные места и находить неиспользованные резервы;
4.Составлять отчеты о персонале и предоставлять их в надзорные органы и государственные фонды; подтверждать проверяющим инстанциям соблюдение компанией норм Трудового кодекса [21].
Классификация кадровой документации, используемой в документационном обеспечении управления персоналом представлена на рисунке 1.
Рисунок 1

Классификация кадровой документации
Внутренние документы организации делятся на 3 группы:
1. обязательные документы;
Внутренние документы организации
Обязательные документы
Правила внутреннего трудового распорядка
Инструкция по охране труда
Положение о защите персональных данных
Штатное расписание
Личная карточка
Табель учета рабочего времени
График отпусков
Приказы по основной деятельности
Приказы по личному составу
Трудовая книжка
Трудовой договор
Заявление работников
Книга учета движения трудовых книжек
Журнал учета мероприятий по контролю
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда
Документы, имеющие рекомендательный характер
Коллективный договор
Должностные инструкции
Положение об оплате труда
Личные дела
Справки о трудовой деятельности
Копии приказов о приеме на работу увольнении
Служебные записки
Докладные записки
Журналы учета военнообязанных
Документы, зависящие от специфики организации
Положение об охране коммерческой тайны
Журнал прохождения медицинских осмотров
График сменности
Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности

10 2. документы, имеющие рекомендательный характер;
3. документы, зависящие от специфики организации.
В обязательном порядке в отделе персонала ведутся следующие кадровые документы:
1. штатное расписание,
2. график отпусков,
3. личные карточки,
4. табель учета рабочего времени,
5. трудовые книжки,
6. приказы по личному составу,
7. трудовые договора.
В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О
Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на
2017 - 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь компании электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.
В самом начале 2020 года появляются положения, переводящие кадровый документооборот «в цифру», то есть перевод ведения кадрового учета и других документов в электронную форму. Появляется электронная трудовая книжка. Уже сейчас работодатель электронным образом передает данные о своих сотрудниках в Пенсионный фонд РФ. И это, несмотря на закрепление права за сотрудниками, уже имеющими бумажные трудовые книжки, выбора, в каком виде они хотят иметь ее теперь: электронную или бумажную.[46]
В этой связи множество документов переводится в электронный вид.
На многих необходима подпись сотрудника, электронная подпись.
Перевод бумажного документооборота кадровых документов на электронную форму привел к тому, что многие компании уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством [39].

11
Особое удобство электронный документооборот представляет для работников, которые трудятся вахтовым методом.
Да, электронный документооборот имеет объективные преимущества:
1. экономится время и трудозатраты,
2. сокращается потребление бумаги,
3. офисное пространство также сокращается,
4. повышается прозрачность кадрового документооборота,
5. возрастает защита документов,
6. доступ к архиву становится проще.
Министерством по труду и социальным вопросам внесены изменения в правила проведения эксперимента по использованию электронных документов, которые связаны с работой. Напомним, что сами правила электронного документооборота в рамках Минтруд закрепил своим приказом от 14.05.2020 № 240н.
В этом документе прописали не только сам порядок проведения эксперимента, но еще и перечень кадровых документов, которые работодатели вправе перевести на электронный формат. Всего в перечне 31 документ.
В эксперименте участвуют такие документы, как трудовые договоры, бумаги на оформление отпусков и командировок, для учета рабочего времени, по охране труда и др. Работодатели сами составят список документов, которые будут оформлять в электронном виде без бумажного дубля. Самостоятельно будут выбирать и структурные подразделения, где проводят эксперимент. Отметим, что в законе есть исключение – трудовые книжки, к которым временные правила не применяют.[48]
1 января 2021 года завершился переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). До этой даты сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую книжку – электронной или бумажной. При этом, если сотрудник выбрал бумажный вариант, работодатель все равно должен подавать на него сведения о трудовой деятельности в ПФР в

12 электронном виде.
Кроме того, в приказе закрепили и рекомендации для работодателей. В частности, там можно посмотреть образцы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия [39].
Изначально эксперимент должен был закончиться 31 марта 2021 года, но затем власти продлили его до 15 ноября 2021 года (Федеральный закон от
24.03.2021 № 53-ФЗ). Именно из-за этого Минтруд опубликовал новые изменения в правила электронного кадрового документооборота (приказ от
29.04.2021 № 297н).
С учетом новых сроков самого эксперимента в правилах изменили де даты. Первая касается сроков сдачи заявлений на участие в эксперименте. Их будут принимать до 30 мая 2021 года.
До 15 августа 2021 года работодатели должны подать информацию о результатах проведения эксперимента. Порядок работы с документами в организации закрепляют в локальных нормативных актах.
Порядок работы с документами в организации регламентирован в разделе 3 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Документ утвержден приказом Главархива 25.05.1988 за № 33.
Системы электронного документооборота, очевидно, позволяют формализовать и унифицировать кадровое делопроизводство и работу с иными документами организации. Однако следует иметь в виду, что вести кадровое делопроизводство исключительно в электронном виде затруднительно.
Трудовое законодательство содержит много таких формулировок, как
«личная подпись работника», «письменное согласие», «письменное соглашение», «ознакомление работника», которые предполагают бумажный вариант документа [21].
Так, например, часто в СЭД создается сначала приказ о приеме работника на работу, а уже потом с ним заключается трудовой договор. Это