Файл: Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации (на примере ооо Магнит).pdf

13 является нарушением ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации [ТК
РФ, ст. 68].
Таким образом, для специалистов в области кадрового учета умели и проводили кадровый документооборот в соответствии с последними нормативно-правовыми изменениями во избежание нарушений трудового законодательства.

14 1. анализ имеющейся системы документирования организационных процессов;
2. анализ процедур формирования дел на соответствие действующим регламентам;
3. анализ номенклатуры дел предприятия;
4. анализ системы внутренней документации;
5. интервью с сотрудниками по вопросам рациональности документопотоков;
6. подготовка отчета по результатам диагностики системы ДОУ в организации [41, с. 103].
3 Этап. Заключается в составлении прогноза эффективности процесса.
Если говорить о внедрении электронного кадрового документооборота, то прежде стоит убедиться в правильности его ведения в настоящее время.
Данный анализ состоит из большого перечня работ. Здесь мы их перечислять не считаем необходимым. Они – стандартны. [36, с. 54]:
Сегодня на предприятии, чтобы внедрить электронный кадровый документооборот необходимо соблюдать следующие условия, представленные на рисунке 2.

15
Рисунок 2

Условия внедрения электронного кадрового документооборота на предприятии
Таким образом, для результативной работы предприятия необходимо периодически проводить анализ текущих показателей, состояние документационного обеспечения системы управления персоналом, в том числе и после внедрения системы электронного документооборота [47].
При этом важно соблюдать требования трудового законодательства и положений документов, регламентирующих процессы документирования и те, что с ними связаны. Например, «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и другие. В названном стандарте, например, указано, что «настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее -
У
слови я для вн едре ни я ка дров ог о док ум ен тооборо та н
а п ре дп ри ят ии
ПК, установленные на рабочем месте работников отдела кадров
Возможность создания неквалифицированной электронной подписи
Установлено программное обеспечение для работы с ЭДО
Создана электронная почта всем сотрудникам предприятия
Созданы ли внутренние документы для легализации ЭДО

16 документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях».
В условиях жесткой конкуренции качество управленческих решений во многом зависит от качества поступления информации, заключенной в документах. В этой связи, организация документооборота имеет важное значение, поскольку актуализируется проблема разработки и внедрения проектов автоматизации документационного обеспечения системы управления персоналом, внедрения электронного документооборота.

17
2 Анализ состояния системы документационного обеспечения
управления персоналом ООО «Магнит»
2.1
Характеристика
предприятия
и
оценка
основных
экономических показателей
Общество с ограниченной ответственностью «Магнит»

сокращенное название ООО «Магнит».
ООО «Магнит» работает на рынке строительных материалов более 16 лет. Директор организации Алмаева Галина Геннадьевна. Основным видом деятельности предприятия является розничная торговля строительными материалами, не включенными в другие группировки, в специализированных магазинах.
Юридический и фактический адрес предприятия: 628305, Ханты-
Мансийский Автономный округ - Югра, город Нефтеюганск, населенный пункт Промышленная зона Пионерная, Жилая улица, строение 28.
Миссия предприятия ООО «Магнит»

обеспечивать клиентов только лучшими и качественными строительными материалами.
Основной целью
ООО
«Магнит» является осуществление деятельности, направленной на получение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в товарах и услугах.
Ассортимент продукции предприятия:

электроинструменты и напольные покрытия;

двери всех видов и сантехническое оборудование;

отделочные и лакокрасочные материалы;

настенная и напольная плитка и плиточный клей;

материалы для кровли, такие как: шифер и металлочерепица;

инвентарь для садово-огородных работ, мебель для участков дач и частных домовладений;

18

электрооборудование и осветительные приборы.
Организационная структура предприятия ООО «Магнит» представлена на рисунке 3.
Рисунок 3

Организационная структура предприятия ООО «Магнит»
Организационная структура
ООО
«Магнит»

линейно- функциональная. Разберем распределение функции управления в данной организации. В организации отмечено эффективное распределение функций управления, отсутствует дублирование профессиональных функций[49]
Основные экономические показатели деятельности ООО «Магнит» за 3 года, приведены в таблице 1.
Директор
Отдел логистики
Начальник отдела логистики
Менеджер по закупке
Кладовщик
Водитель
Грузчик
Отдел продаж
Начальник отдела продаж
Менеджер по работе с покупателями
Продавец- консультант
Отдел кадров
Начальник отдела кадров
Специалист по кадрам
Бухгалтерия
Главный бухгалтер
Бухгалтер

19
Таблица 1 – Основные организационно-экономические показатели деятельности ООО «Магнит» за 2018 – 2020 гг.
Показатели
2018 г.
2019 г.
2020 г.
Изменение
2019 – 2018 гг.
2020 – 2019 гг.
Абс. изм
(+/-)
Темп прироста,
%
Абс. изм
(+/-)
Темп прироста,
%
1. Выручка, тыс.руб.
106500 108400 110200 1900 101,78 1800 101,66 2. Себестоимость продаж, тыс.руб.
57400 60000 60800 2600 104,53 800 101,33 3. Валовая прибыль
(убыток), тыс.руб.
49100 48400 49400
-700 98,57 1000 102,07 4. Управленческие расходы, тыс.руб.
5269 5305 5400 36 100,68 95 101,79 5. Коммерческие расходы, тыс. руб.
38700 39200 39200 500 101,29 0
100,00 6. Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.
5131 3895 4800
-1236 75,91 905 123,23 7. Чистая прибыль, тыс. руб.
4105 3116 3840
-989 75,91 724 123,23 8. Основные средства, тыс. руб.
4587 5600 6200 1013 122,08 600 110,71 9. Оборотные активы, тыс. руб.
48500 49000 51000 500 101,03 2000 104,08 10. Численность ППП, чел.
36 38 40 2
105,56 2
105,26 11. Фонд оплаты труда
ППП, тыс. руб.
12960 13000 13600 40 100,31 600 104,62 12. Производительность труда работающего, тыс.руб. (стр1/стр.10)
2958 2853 2755
-105,70 96,43
-97,63 96,58 13. Среднегодовая заработная плата работающего, тыс. руб.
(стр11/стр10)
360 342 340
-17,89 95,03
-2,11 99,38 14. Фондоотдача
(стр1/стр8)
23,22 19,36 17,77
-3,86 83,37
-1,58 91,82 15. Оборачиваемость активов, раз (стр1/стр9)
2,20 2,21 2,16 0,02 100,75
-0,05 97,67 16. Рентабельность продаж, % (стр 6/стр1)
×100%
4,82 3,59 4,36
-1,22 74,58 0,76 121,22 17. Рентабельность производства, %
(стр6/(стр2+стр4+стр5))
×100%
0,05 0,04 0,05
-0,01 73,63 0,01 122,19 18. Затраты на рубль выручки,
(стр2+стр4+стр5)/стр1*100 коп.)
0,952 0,964 0,956 0,01 101,29
-0,01 99,21
Представим наглядно изменение показателей деятельности

20 предприятия ООО «Магнит» на рисунке 4.
Рисунок 4

Динамика основных организационно-экономических показателей деятельности ООО «Магнит» за 2018 – 2020 гг.
По данным расчета динамики основных организационно- экономических показателей деятельности ООО «Магнит» за 2018 – 2020 гг. можно сделать следующие выводы:
В 2019 году произошло увеличение выручки на 1900 тыс. руб. или на
1,78% за счет увеличения количества реализованной продукции, а также за счет увеличения цен на данную продукцию. Численность работников предприятия в 2019 году увеличилась на 2 человека по сравнению с 2018 годом. В 2019 году производительность труда работников ООО «Магнит» снизилась по сравнению с 2018 годом на 105,70 тыс. руб., что характеризует труд работников предприятия как неэффективный.
По сравнению с 2018 годом в 2019 году произошло увеличение фонда оплаты труда на 40 тыс. руб. На изменение данного показателя повлияло
0 20000 40000 60000 80000 100000 120000
Т
ы с
р у
б
2018 г.
2019 г.
2020 г.

21 увеличение численности работников ООО «Магнит», а также увеличение размера среднемесячной заработной платы работников.
Превышение темпов роста фонда оплаты труда работников над темпами роста производительности труда говорит о том, что затраты на оплату труда расходуются не эффективно.
Тогда как рост производительности труда является основным источником повышения средней зарплаты, так как именно зарплата должна активно влиять на уровень производительности труда.
В 2019 году по сравнению с 2018 годом произошло увеличение себестоимости продукции предприятия на 2600 тыс. руб. или на 4,53%. Что привело к изменению, а именно снижению, суммы валовой прибыли ООО
«Магнит» на 700 тыс. руб. Следует отметить увеличение суммы коммерческих расходов на 500 тыс. руб., а суммы управленческих расходов на 36 тыс. руб. Коммерческие расходы увеличились за счет увеличения фонда оплаты труда работников предприятия, а также увеличения суммы расходов на доставку продукции до потребителя. Управленческие расходы увеличились за счет увеличения числа командировок директора предприятия, в том числе за счет увеличения стоимости проживания и расходов на проезд.
Прибыль от продаж в 2019 году по сравнению с 2018 годом снизилась на 1236 тыс. руб. за счет увеличения коммерческих и управленческих расходов предприятия. Что привело к снижению чистой прибыли предприятия на 989 тыс. руб.
Следует так же отметить увеличение стоимости основных средств предприятия ООО «Магнит» в 2019 году по сравнению с 2018 годом на 1013 тыс. руб. за счет приобретения нового автомобиля Газель для доставки продукции конечному потребителю. В связи с этим следует отметить не достаточную эффективность использования основных средств, так как произошло снижение фондоотдачи предприятия ООО «Магнит» на 3,86 руб.
Но в тоже время увеличение стоимости оборотных средств ООО
«Магнит» на 500 тыс. руб. привело к увеличению оборачиваемости

22 оборотных средств на 0,02 раза, что показывает востребованность продукции, реализуемой предприятием.
Эффективность деятельности ООО «Магнит» в 2019 году по сравнению с 2018 годом можно судить по такому показателю как рентабельность. В 2019 году по сравнению с 2018 годом рентабельность продаж сократилась на 1,22% за счет снижения прибыли от продаж. Так же и произошло снижение рентабельности производства на 0,01% за счет увеличения себестоимости продукции, коммерческих и управленческих расходов ООО «Магнит», что показывает так же и увеличение затрат на рубль выручки ООО «Магнит» на 0,01 коп.
Следовательно, в 2019 году по сравнению с 2018 годом деятельность
ООО «Магнит» менее эффективна.
В 2020 году произошло увеличение выручки на 1800 тыс. руб. или на
1,66% за счет увеличения количества реализованной продукции, а также за счет увеличения цен на данную продукцию. Численность работников предприятия в 2020 году увеличилась на 2 человека по сравнению с 2019 годом. В 2020 году производительность труда работников ООО «Магнит» снизилась по сравнению с 2019 годом на 97,63 тыс. руб., что характеризует труд работников предприятия как неэффективный.
По сравнению с 2019 годом в 2020 году произошло увеличение фонда оплаты труда на 600 тыс. руб. На изменение данного показателя повлияло увеличение численности работников ООО «Магнит», а также увеличение размера среднемесячной заработной платы работников.
Превышение темпов роста фонда оплаты труда работников над темпами роста производительности труда говорит о том, что затраты на оплату труда расходуются не эффективно так же и в 2020 году по сравнению с 2019 годом.
В 2020 году по сравнению с 2019 годом произошло увеличение себестоимости продукции предприятия на 800 тыс. руб. или на 1,33%. Что привело к изменению, а именно к увеличению, суммы валовой прибыли ООО