Файл: Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации (на примере ооо Магнит).pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 07.11.2023
Просмотров: 199
Скачиваний: 7
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
23
«Магнит» на 1000 тыс. руб. или на 2,07%. Следует отметить, что сумма коммерческих расходов не изменилась в 2020 году по сравнению с 2019 годом, а вот сумма управленческих расходов увеличилась на 95 тыс. руб.
Управленческие расходы также, как и в 2019 году увеличились за счет увеличения числа командировок директора предприятия, в том числе за счет увеличения стоимости проживания и расходов на проезд.
Прибыль от продаж в 2020 году по сравнению с 2019 годом увеличилась на 905 тыс. руб. или на 23,23% за счет того, что коммерческие расходы предприятия не изменились. Это привело к увеличению чистой прибыли предприятия на 724 тыс. руб. или на 23,23%.
Следует так же отметить увеличение стоимости основных средств предприятия ООО «Магнит» в 2020 году по сравнению с 2019 годом на 600 тыс. руб. за счет приобретения погрузчика для механизации процесса погрузки продукции. В связи с этим следует отметить не достаточную эффективность использования основных средств, так как произошло снижение фондоотдачи предприятия ООО «Магнит» на 1,58 руб., но данный показатель снижается в 2020 году, следовательно, предприятие стремиться использовать основные средства более эффективно.
Но в тоже время увеличение стоимости оборотных средств ООО
«Магнит» на 2000 тыс. руб. привело к сокращению оборачиваемости оборотных средств на 0,05 раза, что показывает замедление реализации запасов продукции, реализуемой предприятием.
Эффективность деятельности ООО «Магнит» в 2020 году по сравнению с 2019 годом можно судить по такому показателю как рентабельность. В 2020 году по сравнению с 2019 годом рентабельность продаж сократилась на 0,76% за счет увеличения прибыли от продаж в 2020 году по сравнению с 2019 годом. Так же и произошло увеличение рентабельности производства на 0,01% за счет увеличения себестоимости продукции, коммерческих и управленческих расходов ООО «Магнит», что показывает так же и снижение затрат на рубль выручки ООО «Магнит» на
24 0,01 коп. Следовательно, в 2020 году по сравнению с 2019 годом деятельность ООО «Магнит» менее эффективна.
И так, предприятие ООО «Магнит» как в 2020 году, так и в 2019 году, так и в 2018 году получает прибыль, так как продукция, реализуемая предприятием, пользуется спросом у потребителей, а предприятие является конкурентоспособным на данном рынке строительных материалов.
Итак, динамика экономических показателей является положительной для объекта исследования в обозначенном периоде. Причина тому – новые виды продукции, имеющие популярность у клиентов.[50]
Далее рассмотрим деятельность отдела кадров ООО «Магнит».
Согласно «Положение об отделе кадров», утвержденного директором
ООО «Магнит» 05.08.2019 года, структура отдела кадров такая, как представлена на рисунке 5.
Рисунок 5
Структура отдела кадров ООО «Магнит»
В состав задач отдела кадров ООО «Магнит» согласно «Положение об отделе кадров», утвержденного директором предприятия входят следующие:
1. Организационные процедуры по формированию кадровой политики.
2. Способствование созданию благоприятных психологических отношений в коллективе сотрудников;
3. Формирование из сотрудников с высоким потенциалом резерва;
4. Формирование процедуры по оптимизации учета кадровых процессов.
В соответствии с задачами отдела кадров ООО «Магнит» проведем
Начальник отдела кадров
Специалист отдела кадров
25 анализ выполнения функций работниками отдела кадров по данным, представленным в таблице 2.
Таблица 2
Анализ выполнения функций работниками отдела кадров ООО
«Магнит» в 2020 г.
Наименование функции
Оценка выполнения
2020 г.
Выявление потребности в кадрах необходимой квалификации
+
Процедура подбора, адаптации персонала
+
Оценка различными способами профессиональных и деловых качеств/, компетентности сотрудников
Самостоятельно, внутренним ресурсом
Организация документирования процедур работы с персоналом
+
Оценка деловых качеств сотрудников и соответствия рабочему мечту
+
Организация процессов повышения квалификации и развития компетенций персонала
+
Формирование группы кадрового резерва
+
Улучшение условий работы и решение социальных вопросов
Ограничено, без определения факторов влияния на производительность труда работников
Таким образом, можно сделать вывод, что отделом кадров ООО
«Магнит» не выполняются в полной мере функции:
1) исследование и анализ деловых, профессиональных и личных качеств работников предприятия – так как на предприятии нет должности психолога, который мог бы в полной мере оценить качества работника;
2) улучшение условий работы и решение социальных вопросов – не проводится в полной мере, так как не проводился анализ эффективности использования рабочего времени с целью повышения производительности труда, мотивации труда, что помогло бы оценить возможность улучшения условий труда работников.
Для оценки эффективности использования рабочего времени работниками отдела кадров ООО «Магнит» в ноябре 2020 года были проведены фотохронометражные наблюдения за работой специалиста по
26 кадрам.
Цель этой процедуры заключается в определении загруженности работников кадровой службы.
Загруженность рабочего дня специалиста по кадрам в смену наблюдений представлена в таблице 3.
Таблица 3
Наблюдательный лист индивидуальной фотографии рабочего времени специалиста по кадрам
№
Элементы операций и виды работ
Текущее время начало конец
Индекс
Продол- житель- ность, мин.
1
Начало работы, включение компьютера, включение кондиционера
8:00 8:20
ПЗ
20 2
Просмотр электронной почты
8:20 8:40
ПЗ
20 3
Ответы на электронные письма
8:40 9:10
ПЗ
30 4
Ответ на звонок клиента
9:10 9:20
ОП
10 5
Уборка в кабинете
9:20 9:40
ОРГ
20 6
Ответ на звонок сотрудника
9:40 9:55
ОП
15 7
Проверка необходимых документов
9:55 10:10
ПЗ
15 8
Перерыв в личных целях
10:10 10:20
ОТЛ
10 9
Подписание у руководителя необходимых документов
10:20 10:40
ОРГ
20 10 Ответ на звонок сотрудника
10:40 10:50
ОП
10 11 Встреча с клиентом в кабинете
10:50 11:15
ОП
25 12 Разговор по телефону в личных целях
11:15 11:25
ПНД
10 13 Обсуждение с руководителем волнующих вопросов
11:25 12:00
ОП
35 14 Обед
12:00 13:00
ОТЛ
60 15 Заполнение необходимой документации
13:00 14:00
ОП
60 16 Ответ на звонок клиента
14:00 14:10
ОП
10 17 Перерыв в личных целях
14:10 14:20
ОТЛ
10 18 Прием сотрудника
14:20 15:00
ОП
40 19 Разговор по телефону с руководителем
15:00 15:15
ОП
15 20 Заполнение необходимых документов
15:15 16:00
ОП
45 21 Разговор по телефону в личных целях
16:00 16:10
ПНД
10 22 Сортировка бумаг, наведение порядка на столе
16:10 16:45
ОРГ
35 23 Выключение компьютера, размещение документов по своим местам, приведение в порядок рабочего места
16:45 17:00
ПЗ
15
Далее представим затраты времени работника. Фотография рабочего
27 времени его представлена в таблице 4.
Таблица 4
Фотография рабочего времени специалиста по кадрам
Ин- декс
Виды работ и затраты времени
Повторяем ость за раб. день
Минут
ПЗ
Начало работы, включение компьютера, включение кондиционера
1 20
Просмотр электронной почты
1 20
Ответы на электронные письма
1 30
Проверка необходимых документов
1 15
Приведение в порядок рабочего места
1 15
ОП
Ответ на звонок
5 60
Встреча с клиентом в кабинете
1 25
Прием сотрудника
1 40
Заполнение необходимых документов
2 105
Обсуждение с руководителем волнующих вопросов
1 35
ОРГ
Сортировка бумаг, наведение порядка на столе
1 35
Уборка в кабинете
1 20
Подписание у руководителя необходимых документов
1 20
ОТЛ
Перерыв в личных целях
2 20
ПНД
Разговор по телефону в личных целях
2 20
Всего
22 480
По данным таблиц 3, 4 составлен баланс рабочего времени в таблице 5.
Таблица 5
Баланс рабочего времени специалиста по кадрам
Элементы затрат времени
Индекс
Количес- тво измере- ний
Фактический баланс
Норматив- ный баланс
Абсо- лютный прирост
,
+/- мин.
% мин.
%
Подготовительно- заключительное время
ПЗ
5 100 20,83 50 10,41
-10,42
Оперативное время
ОП
10 265 55,20 300 62,5 7,3
Время организационного обслуживания
ОРГ
3 75 15,62 40 8,33
-7,29
Время на отдых и личные надобности
ОТЛ
2 20 4,16 20 4,16 0
Время перерывов связанных с нарушением трудовой дисциплины
ПНД
2 20 4,16 40 8,33 4,17
Всего
22 480 100 480 100 0
28
Проведем расчет эффективности использования рабочего времени в день:
1 2 3 4 5
, (1) где
ПЗ
н
– подготовительно-заключительное время нормативное;
ОП
ф
– оперативное время фактическое;
ОБ
н
– время обслуживания рабочего места;
ОТЛ
н
– перерыв на отдых и личные надобности;
ТЕХ
н
– перерыв, обусловленный технологией и организацией производства;
Т
см
– нормативная продолжительность смены.
К = (50 + 220 + 20 + 30) / 480 = 0,66
Таким образом, эффективность использования сменного рабочего времени составляет 317 минуты или 66 % от 480 мин. Это произошло за счет увеличения времени на подготовительно-заключительные операции на 50 мин.
На основании проведенного анализа эффективности использования рабочего дня специалиста отдела кадров ООО «Магнит» можно сделать вывод, что большое количество времени специалист тратит на оформление документов, печатая данные документы в текстовом редакторе, т.е. на рабочих места работников отдела кадров не установлено Программное обеспечение по работе с кадрами.
Эффективность деятельности специалиста по кадрам будет оценен на основе анализа показателей, представленных в таблице 6.
Следовательно, начальнику отдела кадров ООО «Магнит» следует предпринять меры по повышению производительности труда работников отдела кадров, по той же методике затем и сотрудников всего предприятия, ориентируясь на достижение общеорганизационной прибыли.
29
Таблица 6
Результаты деятельности отдела кадров ООО «Магнит»
Вид деятельности
Результат
Выполнение функций по работе с кадрами Не все функции выполняются в полной мере
Использование рабочего времени
Не установлено Программное обеспечение
Выполнение графика обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров
План не выполнен в полной мере
Деятельность по организации эффективного использования рабочего времени работниками
Рабочее время используется эффективно
Снижение текучести кадров
Возросло количество сотрудников неудовлетворенных условиями и организацией труда. В последствии возросла текучесть кадров
Таким образом, проведя общую характеристику исследуемого объекта и динамику его экономических показателей, переходим к изучению состояния системы документационного обеспечения при управлении персоналом организации.
2.2 Оценка состояния системы документационного обеспечения
управления персоналом организации
Локальные акты, регламентирующие кадровый учет в организации –
ООО «Магнит» способствуют определенным положительным моментам в организации документооборота и построению отношений между руководством и рядовыми сотрудниками, но основе четкой регламентации их прав и обязанностей.
Документационным обеспечением отдела кадров в ООО «Магнит» занимается специалист отдела кадров.
Специалист отдела кадров ООО «Магнит» имеет дело с большим объемом служебной документации
приказы, акты, справки, заявления, договора. Внутри ООО «Магнит» существует четкий порядок, в соответствии
30 с которым каждый документ имеет свое строго определенное место в системе кадрового документооборота.
В соответствии со своими функциями, отдел кадров ООО «Магнит» разрабатывает и проводит обработку соответствующей документации, которая координирует деятельность каждого отдельного структурного подразделения.
Отдел кадров ООО «Магнит» включает в себя 2 человека
начальника отдела кадров и специалиста по кадрам, который и занимается непосредственным документационным обеспечением: централизованно регистрируют все входящие и исходящие документы, а также осуществляют ознакомление сотрудников с созданными документами.
Ответственным за хранение всех видов документов является специалист отдела кадров.
Схема участников документооборота в ООО «Магнит» представлена на рисунке 6.
Рисунок 6
Схема участников - субъектов документооборота в ООО
«Магнит»
Основными функциями, регулирующими процесс кадрового документооборота в ООО «Магнит», являются:
проведение обработки поступающей кадровой документации в установленные сроки;
Директор
Отдел кадров
Бухгалтерия
Структурные подразделения
31
осуществление регистрации, учета и хранения документов по персоналу;
процесс разработки, согласования и печати документов по кадровым вопросам;
доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
организация контроля исполнения требований, изложенных в документах;
размножение документов по кадровым вопросам и др.
Как и в подобного рода организациях, в ООО «Магнит» в системе управления персоналом в обращении находятся виды документации, представленные на рисунке 7.
Рисунок 7
Виды кадровых документов в системе управления персоналом
ООО «Магнит»
Как показано на рисунке 7, система организационных документов, входящих в подсистему ДУ организации, разделена на группы документов:
Виды документов
Кадровая документация, по личному составу
Штатное расписание, должностные инструкции
Организационно- распорядительная документация
Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления)
Информационно- справочная документация
(письма, докладные, распорядительные записки)
Документация по личному составу (трудовые договора, личные карточки, приказы по личному составу и др.)