Файл: Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации (на примере ооо Магнит).pdf

52
Таким образом, в ООО «Магнит» многие кадровые документы можно перевести в цифровой формат уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить программное обеспечение «1С: Зарплата и Управление Персоналом».
Таким образом, предложенные для внедрения мероприятия позволят совершить переход на электронный документооборот кадровой деятельности
ООО «Магнит», что даст возможность решить выявленные ранее проблемы, и приведет к:
1. росту производительности труда специалиста отдела кадров: можно контролировать все процессы и оперативно вносить необходимые исправления в документы;
2. уменьшению количества ошибок, допущенных под влиянием человеческого фактора;
3. сокращению затрат на обслуживание оргтехники, закупку бумаги и других расходных материалов, необходимых для работы с бумажными документами;
4. возможности открывать одновременный доступ к одному и тому же документу нескольким исполнителям, что упрощает процедуру его разработки и согласования;
5. повышению степени защиты важных документов от несанкционированного доступа и копирования, повреждения, утери;
6. улучшению взаимодействия между структурными подразделениями.
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Для тог, чтобы понять насколько предложенные мероприятия будут эффективны проведем расчет эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения системы управления

53 персоналом ООО «Магнит».
За счет того, что на рабочее место работников отдела кадров ООО
«Магнит» (начальника отдела кадров и специалиста отдела кадров) будет установлено программное обеспечение «1С: Зарплата и Управление
Персоналом», а так же за счет перевода кадровой документации в электронный вид и использование ЭДО в документационном обеспечении системы управления персоналом ООО «Магнит» сократится время на оформление документов, печатая данные документы в текстовом редакторе на 50 минут (результат исследования фотографии рабочего дня специалиста по кадрам).
Исходные данные для расчета эффективности внедрения мероприятий представлены в таблице 22.
Таблица 22

Исходные данные для расчета эффективности от внедрения мероприятий
№
Показатели
Условное обозначение
Единицы измерения
Значение показателей
1
Численность рабочих, охваченных мероприятием
Ч чел.
2 2
Общая численность работников
Чср чел.
40 3
Плановый реальный фонд рабочих дней на одного рабочего
Фврдн дни
256 4
Сокращение затрат рабочего времени после проведения мероприятия
Сзрв мин.
50 5
Фонд ЗП. среднегодовой на одного работника
Фз/п ср. тыс. руб.
264,00 6
Годовой фонд рабочего времени на одного работника
Фрв час.
2048 7
Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды, %
СВ
%
30,2 8
Затраты на приобретение и установку программы
Зед тыс. руб.
80,00 9
Нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности мероприятий
(НОТ)
Ен
-
0,15

54 1) Определим экономию времени (чел.-час.):
(1)
Э
вр.
= (2 * 50 * 256) / 60 = 427 2) Определим экономию численности (чел.):
(2)
Эч = 427 / 2048 = 0,21 3) Определим рост производительности труда (%):
(3)
Птр = 0,21*100/(2-0,21) = 11,73 4) Вычислим экономию по заработной плате (тыс.руб.):
(4)
Эзп = 0,21*264 = 55,44 5) Определим экономию по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды (тыс.руб.):
(5)
Э
св
= 55,44*0,302 = 16,74 6) Определим экономию от снижения себестоимости (тыс.руб.):
(6)
Э
с/с
= 55,44 + 16,74 = 72,18 7) Определим годовой экономический эффект (тыс.руб.):
– (7)
Э
г
= 72,18 - 0,15*80,00 = 60,18
Таким образом, внедрение данного мероприятия позволит предприятию ООО «Магнит» получить годовой экономический эффект в размере
60,18 тыс.руб. за счет внедрения мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом.

55
Заключение
Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников.
Чтобы повысить прозрачность, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, государство запустило эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат.
Автоматизация работы с кадровой документацией не должна сводиться к применению программных и технических средств только для исключения рутинных, трудоемких операций из практики работы кадровых служб – ведь разработка систем электронного документооборота для кадрового делопроизводства предполагает решение комплекса проблем по совершенствованию и правовых норм, и форм документирования практических ситуаций, в противном случае придется автоматизировать устаревшие или ошибочные технологические процессы, что дискредитирует саму идею применения современных информационных технологий в кадровой службе организаций.
В данной работе была исследована деятельность ООО «Магнит».
Данное предприятие работает на рынке строительных материалов более 16 лет. Директор организации Алмаева Галина Геннадьевна. Основным видом деятельности предприятия является розничная торговля строительными материалами, не включенными в другие группировки, в специализированных магазинах.
Подводя итог проведенной оценке системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Магнит» были выявлены следующие проблемы:
1. Не ведется регистрация трудового договора и договора о материальной ответственности в книге.

56 2. Не происходит внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек.
3. Документы не успевают своевременно доходить до отдела кадров для их оформления из-за увеличения количества входящей и исходящей документации.
4. Специалист отдела кадров не обладает достаточным количеством времени на обработку поступающих документов, так как занят другой работой.
5. Произошло увеличение количества нареканий деятельности кадровой службы как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений.
6. Не установлена программа «КриптоАРМ».
7. Не установлено программное обеспечение для работы с ЭДО.
8. Не все сотрудники имеют электронную почту.
9. Не созданы ли внутренние документы для легализации ЭДО.
10. Не составляется Номенклатура дел.
11. Не проводится экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства.
Для совершенствования документационного обеспечения системы управления персоналом ООО «Магнит» и для решения выявленных проблем были предложены для внедрения следующие мероприятия:
1. Установить на рабочие места работников отдела кадров программное обеспечение «1С: Зарплата и Управление Персоналом».
2. Обучить 2 работников (начальника отдела кадров и специалиста отдела кадров) работе с программным обеспечением «1С: Зарплата и
Управление Персоналом».
3.Для перевода кадровых документов в электронный вид выполнить следующие этапы:
А. Установить программу «КриптоАРМ».
Б. Установить программное обеспечение для работы с ЭДО.

57
В. Создать электронные почты всем работникам ООО «Магнит».
Г. Создать работникам в штате усиленную неквалифицированную подпись

НЭП. В дальнейшем при приеме на работу сразу создавать вновь принятым работникам НЭП.
Д. Зафиксировать применение ЭДО внутренними документами фирмы.
Е. Перевести трудовые книжки работников ООО «Магнит» в электронный вид.
Ж.Применить правила перевода документов в ЭДО.
Внедрение предложенных мероприятий позволит ООО «Магнит» получить годовой экономический эффект в размере 60,18 тыс.руб.

58

Список используемых источников
1. Абуладзе,
Д.Г. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебник / Д.Г. Абуладзе.

М.: Юрайт, 2020.

300 с.
2. Абуладзе,
Д.Г. Документационное обеспечение управления.
Документооборот и делопроизводство: Учебник/ Д.Г. Абуладзе.

М.: Юрайт,
2020.

300 с.
3. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): Учебник / М.И.Басаков.

М.: КноРус, 2020.

216 с.
4. Бялт,
В.С.
Документационное обеспечение управления.
Юридическая техника: Учебник / В.С. Бялт.

М.: Юрайт, 2020.

104 с.
5. Вешкурова, А.Б. Документационное обеспечение управления:
Учебное пособие / А.Б. Вешкурова.

М.: Директ-Медиа, 2020.

170 с.
6. ГОСТ
Р 7.0.97-2016: Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от
08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения 05.05.2021).
7. Гущина,
И.А.
Документационное обеспечение туристской деятельности: Учебник / И.А. Гущина.

М.: КноРус, 2018.

240 с.
8. Делопроизводство кадров: порядок ведения // Справочник секретаря и офис-менеджера.

[Электронный ресурс].

Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/211304-deloproizvodstvo-kadrov-poryadok- vedeniya-19-m3#rab3 (дата обращения: 15.04.2021).
9. Доронина, Л.А. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова.

М.: Юрайт, 2018.

233 с.

59 10. Доронина, Л.А. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник / Л.А. Доронина.

М.: Юрайт, 2020.

234 с.
11. Доронина, Л.А. Документационное обеспечение управления:
Учебник / Л.А. Доронина.

М.: Юрайт, 2020.

234 с.
12. Иванова, А.Ю. Русский язык в деловой документации: учебник и практикум для вузов / А. Ю. Иванова.

М.: Юрайт, 2018.

157 с.
13. Казакевич, Т.А. Документационное обеспечение управления:
Учебник / Т.А. Казакевич.

М.: Юрайт, 2020.

178 с.
14. Казакевич, Т.А. Документационное обеспечение управления:
Учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. - 2-е изд., испр. и доп.

М.: Юрайт, 2018. - 177 с.
15. Кондратов, А. Переход на электронный кадровый документооборот
/ А. Кондратов // Трудовое право и право социального обеспечения. - 2020. -
№10. - С. 103-110.
16.
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием
12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020).

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения 01.05.2021).
17. Корнеев,
И.К. Документационное обеспечение управления:
Учебник / И.К. Корнеев.

М.: Юрайт, 2020.

385 с.
18. Коровина,
Л.В.
Анализ методов оценки состояния документооборота организации / Л.В. Коровина // Современные проблемы науки и образования. - 2020. - № 4. - С.54-60.
19. Кугушева, Т.В. Документационное обеспечение управления:
Учебное пособие / Т.В. Кугушева.

М.: Феникс, 2020.

238 с.
20. Кузнецов, И.Н. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебник / И.Н. Кузнецов.

М.: Юрайт, 2019.

522 с.
21. Кузнецов,
И.Н. Документационное обеспечение управления

60 персоналом: Учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов.

М.: Юрайт,
2019.

521 с.
22. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления.
Документооборот и делопроизводство: Учебник / И.Н. Кузнецов.

М.:
Юрайт, 2020.

463 с.
23. Лаврентьева, М.Г. Документационное обеспечение кадровой деятельности в сфере индустрии гостеприимства: Учебник / М.Г.Лавреньева.

М.: Инфра-М, 2019.

100 с.
24.
Национальный стандарт РФ: ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст).

[Электронный ресурс].

Режим доступа:
https://base.garant.ru (дата обращения 05.05.2021).
25.
ОК 010-2014 (МСКЗ-08): Общероссийский классификатор занятий, принятый и введенный в действие Приказом Росстандарта от
12.12.2014 № 2020-ст.

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения 01.05.2021).
26. Постановление
Госкомстата
РФ
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»: от 05.01.2004 № 1.

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения 01.05.2021).
27. Постановление Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте России
11.11.2003 № 5219): от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения
05.05.2021).
28. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (вместе с
«Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»): от 16.04.2003 № 225

61
(ред. от 25.03.2013).

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения 05.05.2021).
29. Приказ
Росархива
«Об утверждении
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте
России 06.02.2020 № 57449): от 20.12.2019 № 236.

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения 01.05.2021).
30. Платко,
А.Ю.
Практические аспекты анализа системы документационного обеспечения управления
/
А.Ю.
Платко
//
Инновационный электронный научный журнал. - 2020. - №4 (33). - С. 54-60.
31. Попов, А. В. Архивоведение. Зарубежная россика: Учебник для
СПО / А. В. Попов.

М.: Юрайт, 2018.

168 с.
32. Постановление Минтруда РФ: от 09.02.2004 № 9 (ред. от 25.10.2010)
«Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»
(Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.03.2004 № 5628).

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения
01.05.2021).
33.
34. Страхов,
О.А. Документационное обеспечение управления:
Учебник / О.А. Страхов.

М.: Рипол, 2020.

132 с.
35. Сушонкова, Е. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров / Е. Сушонкова // Уголок бухгалтера и аудита.

[Электронный ресурс].

Режим доступа: https:// normativnopravovye-akty-reguliruiuscie- rabotu-otdela-kadrov-5b0545f93dceb7866e547d7b.
36.
Трудовой кодекс Российской Федерации: от 30.12.2001 № 197-ФЗ
(ред. от 31.07.2020) (с изм. и доп., вступ. в силу с 13.08.2020).

[Электронный ресурс].

Режим доступа: http://www. consultant.ru (дата обращения
05.05.2021).