Файл: Совершенствование документационного обеспечения системы управления персоналом организации (на примере ооо Магнит).pdf

32 распорядительные, СИД, по личному составу и другие.
На рисунке 8 перечислены необходимые документы, которые обязано создавать руководство организации в соответствии с трудовым законодательством.
Рисунок 8

Обязательные локальные нормативные акты
Как показано на рисунке 8, в организации обязательно должно быть составлено и утверждено штатное расписание (унифицированная форма Т-3), должностные инструкции, составленные на каждую должность из штатного расписания и другие документы.
Проведенный анализ локальных актов, относящихся к системе документационного обеспечения управления персоналом ООО «Магнит» показал отсутствие Номенклатуры дел и Положения об экспертной комиссии организации. Такая ситуация не имеет право на существование привлечет внимание ГИТ.
В соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» хозяйствующие субъекты обязаны обеспечить сохранность имеющейся документации. применяемой в кадровом документообороте.
Что касается Положения об экспертной комиссии организации, то
Л
ок аль ные н
ор м
ат ивн ые а
кт ы
Штатное расписание
График отпусков
Положение об оплате труда
Должностные инструкции

33 основой для составления положения об экспертной комиссии конкретной организации служит Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия и Основные правила работы архивов организаций. На основе Примерного положения каждая организация обязана разработать положение Основным задачами экспертной комиссии являются:
1. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел;
2. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
3. рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение
(одобрение) проектов соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы;
4. контроль обеспечения сохранности, формированием и упорядочением документов в структурных подразделениях организации.
Затем был проведен анализ имеющихся в документообороте объекта исследования должностных инструкций.
В результате обнаружено, что они не совсем функциональны, устаревшие в них закреплены трудовые функции. Стоит отметить, что к изменению содержания и структуры текста должностных инструкций не в каждой организации уделяется должное внимание.
Рассмотрим и проведем анализ Должностных инструкций работников подразделений ООО «Магнит» (таблица 7).
Представленные данные в таблице 7 показывают, что все Должностные инструкции были утверждены 29 мая.2014 года и с того момента изменения и корректировки в них внесены не были.
Оформление и содержание Должностных инструкций соответствуют требованиям Письма Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, ст. 8 Трудового кодекса РФ, Приказа Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н.

34
Таблица 7

Анализ Должностных инструкций работников подразделений
ООО «Магнит» в 2020 г.
№ п/
п
Наименова ние должности
Наличие
Долж- ностной инструк- ции
Дата утверж- дения
Степень соответствия требованиям к содержанию
Степень соответствия требованиям к оформлению
НПА
1
Директор
Есть
2 9.05.2014 г н е к орре кт ирова ла сь
Соответствует Соответствует
Пи сь м
о Р
ос труда от
09.08.2007
№ 3042
-6
-0,
ст
. 8 ТК Р
Ф,
При ка з Ми нз дра вс оц ра зви ти я
Р
ос си и от
26.08.
2010
№ 761н
2
Начальник отдела логистики
Есть
Соответствует Соответствует
3
Менеджер по закупке
Есть
Соответствует Соответствует
4
Кладов- щик
Есть
Соответствует Соответствует
5
Водитель
Есть
Соответствует Соответствует
6
Грузчик
Есть
Соответствует Соответствует
7
Начальник отдела продаж
Есть
Соответствует Соответствует
8
Менеджер по работе с покупателя ми
Есть
Соответствует Соответствует
9
Продавец- консуль- тант
Есть
Соответствует Соответствует
10
Начальник отдела кадров
Есть
Соответствует Соответствует
11
Специалис т по кадрам
Есть
Соответствует Соответствует
В процессе исследования были изучены формы первичной и вторичной кадровой документации, применяемые в ООО «Магнит». Выявлено, что они выполнены в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004

35
№1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Помимо первичных документов, существуют и производные
(вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти документы выполняют следующие задачи:

содержат в себе всю полноту информации кадрового отдела;

служат для хранения данных документооборота;

помогают наладить процесс поиска необходимой документации.
Данные таблиц 8 и 9 позволили сформулировать недочеты в кадровом документообороте.
Во-первых, не ведется регистрация трудового договора и договора о материальной ответственности в книге. Во-вторых, отсутствует запись в
Книгу учета движения трудовых книжек.
Теперь изучим, как ведется подсчет объема документооборота.
В ООО «Магнит» объем кадрового документооборота можно представить в таблице 8.
Таблица 8

Сравнительный анализ кадрового документооборота в ООО
«Магнит» за 2018 – 2020 гг.
Вид документации
2018 год
2019 год
2020 год
Кол- во, шт.
Уд.вес,
%
Кол- во, шт.
Уд.вес,
%
Кол- во, шт.
Уд.вес,
%
Входящая
76,19 36,28 92,80 37,12 123,39 38,56
Исходящая
59,98 28,56 73,40 29,36 96,38 30,12
Внутренняя
73,84 35,16 83,80 33,52 100,22 31,32
Всего
210 100,00 250 100,00 320 100,00
Включая данные таблицы 8, сформулируем вывод, что в декабре 2020 года удельный вес документов снижен был до 30,12%.
Как видно, в ООО «Магнит» существует три потока документов для документирования кадровой деятельности: входящие, исходящие, внутренние.
При анализе документооборота, учтено, что, как правило документы

36 организации движутся в трех направлениях: внутри организации, входящие и исходящие.
Рассмотрим основные операции каждого потока в ООО «Магнит».
На рисунке 9 хорошо видно, что операции внутреннего потока складываются из операций исходящего – на этапе подготовки внутреннего документа и входящего потоков – на этапе исполнения.
Еще одна особенность потока внутренних документов в том, что список операций можно сократить в зависимости от вида документа.
Рисунок 9

Операции над входящими документами в ООО «Магнит»
Рисунок 10

Операции над исходящими документами
Прием
Первичное рассмотрение
Регистрация
Рассмотрение и вынесение резолюции
Исполнение и направление в дело
Подготовка проекта
Согласование
Подписание
Регистрация
Отправка и направление в дело

37
Рисунок 11 - Операции над внутренними документами
Операции, которые выполняют над документами внутри потока, сохраняются на каждом маршруте.
Далее рассмотрим оперограмму движения входящих документов в
ООО «Магнит» в таблице 9.
Таблица 9 - Оперограмму движения входящих документов системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Магнит»
Технологическая операция
Директор
Начальник отдела кадров
Специалист отдела кадров
Главный бухгалтер
Получение документов
Передача документов с пометкой «лично»
Предварительное рассмотрение
Передача нерегистрируемых
Подготовка проекта
Согласование
Подписание
Регистрация
Отправка
Прием
Первичное рассмотрение
Рассмотрение и вынесение резолюции
Испольнение и направление в дело

38 документов
Регистрация
Рассмотрение документов
Передача исполнителю
Исполнение и контроль
Подшивка в дело
В данном случае отражена система управления документационным обеспечением управления персоналом ООО «Магнит» и очевидно, что основные функции по обеспечению движения входящих документов возложены на специалиста отдела кадров.
Далее рассмотрим оперограмму движения внутреннего документа системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО
«Магнит» на примере приказа на увольнение, представленную в таблице 10.
Таблица 10 - Оперограмма движения внутреннего документа системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Магнит» на примере приказа на увольнение
Технологическая операция
Директор
Начальник отдела кадров
Специалист отдела кадров
Главный бухгалте р
Работник
Составление проекта приказа
Передача
Рассмотрение и подписание
Передача
Регистрация
Ознакомление с приказом
Передача на оформление

39 расчета
Оформление расчета
Передача с расчетом
Создание копии
Сделать запись в личном деле
Подшивка копии в личное дело сотрудника
Подшивка приказа в дело с приказами
Сделать запись в трудовой книжке

40
Продолжение таблицы 10
Выдача трудовой книжки
Получение расчета
В данном случае так же отражена система управления документационным обеспечением управления персоналом ООО «Магнит» и очевидно, что основные функции по обеспечению движения внутренних документов возложены на специалиста отдела кадров.
Для того, чтобы дать общую оценку эффективности использования системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО
«Магнит» проведем качественная оценка кадрового документооборота ООО
«Магнит» за 2018 – 2020 гг.
Качественная оценка кадрового документооборота ООО «Магнит» за
2018 – 2020 гг. представлена в таблице 11.
Это позволит более оперативно и без лишних затрат обрабатывать поступающую информацию. В связи с этим был проведен анализ организации работы по переводу кадровых документов в электронный вид в
ООО «Магнит». Ранее было выявлено, что зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела кадров для их оформления. Так как работники данного отдела не обладают достаточным количеством времени на обработку большого количества информации в ООО «Магнит».
Таблица 11

Качественная оценка кадрового документооборота ООО
«Магнит» за 2018 – 2020 гг.
Показатели
2018 год
2019 год
Абс. изм
(+/-)
2020 год
Абс. изм
(+/-)
Количество фактов утраты или потери документов
-
2 2
3 1

41
Продолжение таблицы 11
Не соблюдение требований, установленных нормативными и методическими документами в сфере кадрового документооборота
1 2
1 4
2
Количество нареканий на деятельность кадровой службы со стороны руководства организации
15 17 2
25 8
Количество жалоб на работу и организацию взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями со стороны сотрудников организации
25 27 2
36 9
Эта проблема в ООО «Магнит» наблюдается с 2018 года, поэтому конечно руководство уже задумалось о переводе кадровых документов в электронный вид. В связи с чем, проведем анализ возможности в ООО
«Магнит» перевода кадровых документов в электронный вид при имеющихся ресурсах.
Данные для анализа представлены в таблице 12.
Таким образом, представленные данные в таблице 12 показывают, что в ООО «Магнит» в 2020 году не ведется работа по переводу кадровых документов в электронный вид. Так:

Не установлена программа «КриптоАРМ»,

Не установлено программное обеспечение для работы с ЭДО,

Не все сотрудники имеют электронную почту,

Не созданы ли внутренние документы для легализации ЭДО.
Таблица 12 - Анализ работы в ООО «Магнит» по переводу кадровых документов в электронный вид при имеющихся ресурсах в 2020 году

42
Необходимые ресурсы
Есть в наличии
Нет в наличии
1. Работники отдела кадров, имеющие опыт работы с ПК
Да, все работники имеют опыт работы с
ПК
-
2. ПК, установленные на рабочем месте работников отдела кадров
-
Из работников отдела кадров установлены ПК у 2 работников
3. Возможность создания неквалифицированной электронной подписи
-
Не установлена программа
«КриптоАРМ»
4. Установлено программное обеспечение для работы с ЭДО
-
Не установлено, но на предприятии установлено и используется ПО 1С
5. Создана электронная почта всем сотрудникам предприятия
-
Не все сотрудники имеют электронную почту
6. Созданы ли внутренние документы для легализации ЭДО
-
Нет не созданы
Важным преимуществом кадрового электронного документооборота явилась возможность применения облачных электронных ресурсов, электронной подписи, для которой часто не нужен компьютер. Все процедуры осуществляются из мобильного гаджета. Все это серьезно разгружает работников отделов кадров и повышает их эффективность.
Переход ООО «Магнит» на кадровый ЭДО с обеспечением всех сотрудников электронными подписями выйдет значительно дешевле.
Поэтому повсеместный переход на электронное кадровое делопроизводство – всего лишь вопрос времени, и чем быстрее ООО «Магнит» привыкнет к новому формату, тем лучше.
В связи с чем, предлагается рассмотреть мероприятия, направленные на повышение эффективности работы переводе кадровых документов в электронный вид.
Подводя итог проведенной оценке системы документационного обеспечения управления персоналом в ООО «Магнит» можно выделить следующие выявленные проблемы:
1. Не ведется регистрация трудового договора и договора о материальной ответственности в книге,

43 2. Не происходит внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек,
3. Документы не успевают своевременно доходить до отдела кадров для их оформления из-за увеличения количества входящей и исходящей документации,
4. Специалист отдела кадров не обладает достаточным количеством времени на обработку поступающих документов, так как занят другой работой,
5. Произошло увеличение количества нареканий деятельности кадровой службы, как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений,
6. Не установлена программа «КриптоАРМ»,
7. Не установлено программное обеспечение для работы с ЭДО,
8. Не все сотрудники имеют электронную почту,
9. Не созданы ли внутренние документы для легализации ЭДО,
10. Не составляется Номенклатура дел,
11. Не проводится экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства.