Файл: Актуальность внедрения проектного управления в органах государственной власти (на примере Владимирской области).pdf

11
• выполнение работ проекта;
• завершение проекта
Для коммуникации с руководством используется приведенная выше структура жизненного цикла.
Жизненный цикл проекта не зависит от жизненного цикла продукта, произведенного или модифицированного в результате исполнения проекта.
Однако проект должен учитывать текущую фазу жизненного цикла продукта. Это высокоуровневое представление обеспечивает единую систему отсчета при сравнении проектов, даже если они разнородны по своей природе.
Обобщенная структура жизненного цикла, как правило, отображает следующие характеристики
7
:
•
Стоимость и обеспечение персоналом имеют различные фазы. Они невелики в начале проекта, достигают своего пикового значения в процессе выполнения работ и на этапе завершения проекта они стремительно падают.
•
Типичная кривая стоимости и обеспечения персоналом не всегда может быть актуальна. Большие расходы, либо полное обеспечение могут потребоваться на начальном этапе жизненного цикла проекта.
•
Самые большие значения риска и неопределенности приходятся на начальную стадию проекта. По ходу проекта эти показатели уменьшаются, в связи с принятием решений и приемки поставленных результатов.
•
Возможность влияния на конечный результат проекта, без значительного увеличения стоимости, имеет наибольшее значение на начальном этапе проекта и уменьшается в процессе работы над ним.
Почти все характеристики представлены во всех ЖЦ проекта, но степень их присутствия не всегда одинакова.
Адаптивные жизненные циклы, в частности, разрабатываются с намерением сохранить более высокую степень влияния заинтересованных сторон и более
7
Ньютон, Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон; Пер. с англ. А. Кириченко. -
М.: Альпина Пабл., 2013. - 180 c.

12
низкую стоимость изменений на протяжении жизненного цикла проекта, чем в предиктивных жизненных циклах.
Всего существует 9 областей знаний в управлении проектами
8
:
1. Управление интеграцией проекта
2. Управление содержанием проекта
3. Управление сроками проекта
4. Управление стоимостью проекта
5. Управление качеством проекта
6. Управление человеческими ресурсами проекта
7. Управление коммуникациями проекта
8. Управление рисками проекта
9. Управление поставками проекта
1) Область знаний об управлении интеграцией проекта включает в себя процессы и операции, которые необходимы для нахождения, определения, объединения, унификации и управления различных процессов и операций управления проектами в рамках групп процессов управления проектами.
• Разработка Устава проекта – формальная авторизация проекта или фаз проекта.
• Разработка предварительного описания содержания проекта –включает обобщенное изложение содержания проекта.
• Разработка плана управления проектом – документирование операций, которые необходимы для определения, подготовки, интеграции всех второстепенных планов в план управления проектами и их координации.
• Руководство и управление исполнением проекта – выполнение работы, определенной в плане управления проектом для выполнения требований, определенных в описании содержания проекта.
• Мониторинг и управление работами проекта – мониторинг и управление процессами инициации, планирования, выполнения и завершения проекта для
8
Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)
[Электронный ресурс]-, https://bookz.ru/authors/kollektiv-avtorov/rukovods_597/1- rukovods_597.html

13
достижения целевых показателей эффективности, намеченных в Плане управления проектом
9
• Общее управление изменениями – обработка всех запросов на изменения, утверждение и управление изменениями для оптимизации результатов поставки и активов организационного процесса.
• Закрытие проекта – завершение всех операций во всех группах процессов управления проектами для формального закрытия проекта или проектной фазы.
2) Управление содержанием проекта.
• Планирование содержания – создание плана управления содержанием проекта, в котором документируется процесс формулирования, верификации и контроля содержания проекта, а также процесс создания и формулирования иерархической структуры работ (ИСР)
10
• Определение содержания – разработка детального описания содержания проекта в качестве основы для будущего принятия решений по проекту.
• Создание ИСР – разделение крупных элементов результатов поставки проекта и проектных работ на более мелкие и управляемые.
• Подтверждение содержания – формализация принятия завершенных результатов поставки проекта.
• Управление содержанием – управление изменениями содержания проекта.
3) Управление сроками проекта.
• Определение состава операций – определение конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения различных результатов поставки проекта.
• Определение взаимосвязей операций – выявление и документирование зависимостей между плановыми операциями.
• Оценка ресурсов операции – оценка типов и количества ресурсов, необходимых для выполнения каждой плановой операции.
9
Гагарский В. А. Процессное и проектное управление [Электронный ресурс]-,
http://www.pmprofy.ru/content/rus/219/2197-article.asp.
10
Ньютон, Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон; Пер. с англ. А. Кириченко. -
М.: Альпина Пабл., 2013. - 180 c.

14
• Оценка длительности операций – оценка количества рабочих периодов, необходимых для выполнения отдельных операций.
• Разработка расписания – составление расписания проекта с учетом последовательностей операций, их длительности, требований к ресурсам и ограничений на сроки.
• Управление расписанием – управление изменениями расписания проекта.
4) Управление стоимостью проекта объединяет процессы, которые выполняются в ходе планирования и разработки бюджета, контроля затрат, а также обеспечивающие успешное завершение проекта установленных рамках бюджета
11
• Стоимостная оценка – определение приблизительной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта.
• Разработка бюджета расходов – суммирование оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ и формирование базового плана по стоимости.
• Управление стоимостью – влияние на факторы, которые вызывают отклонения от запланированных расходов, и управление изменениями бюджета всего проекта.
5) Процессы управления качеством проекта объединяют все операции, которые осуществляются в исполняющей организации, определяют политику, цели, а также распределяют ответственность в области качества для удовлетворения нужд, ради которых он и был предпринят. Система управления качеством предусматривает четкие правила и процедуры, процессы по планированию и обеспечению качества, а также контролю качества и его совершенствование. Данные процессы взаимосвязаны не только друг с другом, но и с процессами из других областей знаний. Исходя из нужд проекта, в процессах могут участвовать от одного человека до целых групп. Каждый процесс имеет
11
Басовский Л.Е., Финансовый менеджмент: / Басовский Л.Е. - М: ИНФРА-М, 2017- 24-
28 с.

15
свое место в проекте. Конкретный процесс участвует минимум один раз или в одной фазе проекта (в случае его деления на фазы).
• Планирование качества – определение того, какие из стандартов качества относятся к данному проекту и как их удовлетворить
12
• Процесс обеспечения качества – выполнение плановых систематических операций по качеству, обеспечивающих выполнение всех предусмотренных процессов, необходимых для того, чтобы проект соответствовал оговоренным требованиям.
• Процесс контроля качества – мониторинг определенных результатов с целью определения их соответствия принятым стандартами качества и определение путей устранения причин, вызывающих неудовлетворительное исполнение.
6) За процесс организации команды проекта, а также ее управление ответственно управление человеческими ресурсами проекта. Каждому члену проектной команды выделена определенная роль и ответственность.
• Планирование человеческих ресурсов – определение и документальное оформление ролей, ответственности и подотчетности, а также создание плана управления обеспечением проекта персоналом.
• Набор команды проекта – привлечение человеческих ресурсов, необходимых для выполнения проекта.
• Развитие команды проекта – повышение квалификации членов проектной команды и улучшение взаимодействия между ними с целью повышения эффективности проектной работы.
• Управление командой проекта – контроль за эффективностью работы участников проектной команды, обеспечение обратной связи, решение возникающих проблем и координация изменений, которые направленны на повышение эффективности выполнения проекта
13 12
Романова, М.В. Управление проектами: Учебное пособие / М.В. Романова. - М.: ИД
ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 256 c.
13
Гонтарева, И.В. Управление проектами: Учебное пособие / И.В. Гонтарева, Р.М.
Нижегородцев, Д.А. Новиков. - М.: КД Либроком, 2015. - 384 c.

16 7) Управление коммуникациями проекта включает в себя определенные процессы, которые необходимы для создания, сбора, хранения и распространения, получения, а как итог, использования полученной информации проекта. Для успешного осуществления коммуникаций необходима связь между людьми и информацией. За создание этих процессов отвечает управление коммуникациями проекта. Руководители проектов тратя очень много времени на связь с проектной командой, отдельными участниками проекта, а также заказчиками и спонсорами.
• Планирование коммуникаций – определение необходимости участников проекта в коммуникации и информации.
• Распространение информации – своевременное предоставление требуемой информации участникам проекта.
• Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ, включающая в себя отчеты о текущем состоянии проекта, оценку прогресса, а также прогнозирование.
• Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях выполнения требований участников проекта и решения всех возникающих проблем в процессе работы.
8) Управление рисками проекта включает в себя процессы, относящиеся к планированию управления рисками, а также идентификация, анализ и своевременное реагирование на риски, отслеживание и их управление в проекте.
Большинство из данных процессов обновляются в ходе проекта
14
Цели управления рисками проекта – повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности неблагоприятных исходов событий для проекта.
Риск проекта – это неопределенное событие или условие, в случае возникновения, которого, происходит положительное или отрицательное воздействие по меньшей мере на одну из целей проекта, такие как сроки, стоимость, содержание или качество (т. е. в зависимости от конкретного проекта:
14
Балдин К.В. Риск-менеджмент / Балдин К.В., Воробьёв С.Н.: - М.: «Гардарики», 2015 –
31-33 с.

17
когда цель проекта определена как сдача результатов согласно определенному расписанию или как сдача результатов, не превышающих по стоимости оговоренный бюджет и т. д.)
15
Риск может быть вызван как одной причиной, так и несколькими. В случае его возникновения может сказаться на одном или нескольких факторах.
Например, одной из причин риска может быть необходимость получения разрешения от местного Комитета или нехватка кадров, которые были привлечены для разработки проекта.
Наступлением риска в этих случаях будут задержки с выдачей разрешения и разработкой проекта.
Возникновение любого заранее не известного события может повлиять на стоимость, сроки и само выполнение проекта. К условиям возникновения риска могут также относиться аспекты внешней среды организации или проекта, способствующие увеличению риска (например, неудачный выбор методов при управлении проектом, отсутствие общих систем управления, одновременное выполнение нескольких проектов или зависимость от внешних участников проекта, которых невозможно контролировать).
• Планирование управления рисками – выбор подхода, планирование и выполнение операций по управлению рисками проекта.
• Идентификация рисков – определение того, какие именно риски могут повлиять на проект, и документирование их характеристик.
• Качественный анализ рисков – расположение рисков по степени их приоритета для дальнейшего анализа или обработки путем оценки и суммирования вероятности их возникновения и воздействия на проект.
• Количественный анализ рисков – количественный анализ потенциального влияния идентифицированных рисков на общие цели проекта.
15
Ефремов В. С. Проектное управление: модели и методы принятия решений / В.С.
Ефремов // Менеджмент в России и за рубежом. – 2001. - № 6.

18
• Планирование реагирования на риски – разработка возможных вариантов и действий, для способствования повышения благоприятных возможностей и снижению угроз для достижения целей проекта.
• Мониторинг и управление рисками – отслеживание идентифицированных, мониторинг остаточных, и идентификация новых рисков, исполнение планов реагирования на риски и оценка их эффективности на протяжении ЖЦ проекта.
9) Управление поставками проекта – покупка или приобретения требуемых продуктов, услуг или результатов, производящиеся вне исполняющей организации
16
Управление поставками проекта включает в себя процессы управления контрактом и управления изменениями, которые необходимы для администрирования контрактов или заказов на покупку, подготовленных участниками проектной команды.
Управление поставками проекта также предусматривает администрирование всех контрактов на приобретение проекта, которые заключены сторонней организацией (покупателем) с исполняющей организацией
(продавцом), а также администрирование контрактных обязательств проектной команды
17
• Планирование покупок и приобретений – определение того, что требуется купить или приобрести, а также когда и на каких условиях.
• Планирование контрактов – представление в документальном виде требований к продуктам, услугам и результатам, необходимые для приобретения, а также поиск продавцов.
• Запрос информации у продавцов – получение информации, расценок, оферт или предложений (в зависимости от поставки) от продавцов.
16
Барнгольц С. Б. Методология экономического анализа деятельности хозяйственного субъекта / Барнгольц С. Б., Мельник М. В. - М.: «Финансы и статистика», 2016. - 240 с.
17
Ю., Гапенски Л. Финансовый менеджмент / Бригхэм Ю., Гапенски П. - В 2-хтомах.
Пер. с англ. - СПб.: «Экономическая школа», 2015. - 669 с.

19
• Выбор продавцов – анализ предложений, отбор потенциальных продавцов и обсуждение условий контракта с каждым из них
18
• Администрирование контрактов – включает в себя: а) управление контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом, б) анализ и документальное оформление текущей и прошлой деятельности продавца для определения необходимых корректирующих действий и обеспечения основы для будущих отношений с продавцом, в) управление контрактными взаимоотношениями со сторонним покупателем проекта.
• Закрытие контрактов – завершение каждого контракта, которое включает в себя разрешение всех открытых вопросов и закрытие каждого контракта, который относится к фазе проекта или к проекту целиком.
1.3 Управление проектами в процессе работы над реализацией
стратегических задач развития Российской Федерации.
Проектный менеджмент в органах исполнительной власти на 2019 год- активно развивающееся направление управления
19
. В данной главе мы сделаем акцент на процессе реализации, который состоит из нескольких этапов: инициирование проекта, разработка паспорта проекта, реализация проекта, мониторинг и контроль результатов, внесение изменений и завершение проекта.
Изучим подробнее каждое из них.
На начальном этапе проект должен быть инициирован
20
. Инициация обязательно должна включать в себя (Приложение 1):
- наименование проекта и дату его реализации;
18
Яновский В.В. Организационно-экономический механизм управления инновационной активностью в регионе/ В.В. Яновский
// Региональная экономика: теория ипрактика. – 2014.-
№16 (109). - С.34–42.
19
Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации:
Постановление Правительства РФ от 31.10.2018 N 1288. Ст. 44.
20
ВасильевА.И., ПрокофьевС.Е. Организация проектного управления в органах государственной власти: Статья / - М.:Управленческие науки, 2016. - 52С.

20
- описание идеи, на реализацию которой направлен проект;
- основные цели и задачи проекта;
- результаты, на достижение которых направлен проект;
- с помощью каких мероприятий будут достигнуты результаты и контрольные точки, с помощью которых можно проводить мониторинг и контроль проекта;
- основные механизмы, с помощью которых будет осуществляться реализация проекта;
- описание ресурсов;
- описание команды проекта (куратор, руководитель, администратор, участник проекта).
После внесения заявки на инициацию проекта, проект проходит процедуру одобрения его куратором или комитетом проектной деятельности через
Президиум Совета.
В случае одобрения проекта, разрабатывается Паспорт проекта
(Приложение 2). Паспорт проекта должен содержать в себе:
- наименование проекта;
- основные цели и задачи проекта;
- план расчета ключевых показателей;
- основные результаты, на которые направлен проект;
- перечень федеральных проектов, входящих в данный национальный проект, их основные целевые показатели;
- информацию о команде проекта.
Паспорт рассматривает проектный комитет
21
и, после рассмотрения, может утвердить паспорт, либо отправить на доработку. В случае одобрения проект вносится в президиум Совета, где после рассмотрения к проекту готовятся справочные и иные материалы.
21
Об упорядочении деятельности совещательных и консультативных органов при
Президенте Российской Федерации: Указ Президента РФ от 19.07.2018 N 444. Ст. 27.