Файл: занятия по БД.pdf

ЗАНЯТИЕ 1

СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

Access это система управления базами данных. Базой данных называется совокупность взаимосвязанных данных, хранящихся в виде организованной структуры, позволяющей легко получить доступ к любой введенной в нее информации. Под системами управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, — она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, специальность, курс, группа и т.п.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значения типа поля может быть задано только в режиме конструктора.

ЗАДАНИЕ 1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

При запуске Microsoft Access предложит вам на выбор создать новую базу данных или открыть для работы уже существующую.

Для создания новой базы данных:

Вызовите программу Access.

Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите Студенты. Это будет названием вашей личной базы данных.

Выберите папку Эконом 1 (если данной папки нет, создайте ее), в которой и будет находиться ваша база данных.

Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter]. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

1

ЗАДАНИЕ 2. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ БАЗЫ ДАННЫХ

Для создания таблицы базы данных:

В окне базы данных выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните по кнопке Создать.

В появившемся диалоговом окне Новая таблица выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно

Конструктора.

В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слова “код студента”) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].

Введите название поля и тип данных — счетчик из табл. 1.

Таблица 1

2

1.Сделайте поле код студента ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щепкнув по кнопке — Ключевое поле.

2.Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке Сохранить пиктографического меню.

3.В появившемся окне наберите имя таблицы Студенты и щелкните по кнопке ОК.

ЗАДАНИЕ 3. ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ДАННЫМИ

Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструктор –

Должны вводиться только слова Агрономический, Инженерный, Технологический, Экономический. Для этого:

Перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке Вид:

Щелкните по полю Факультет и в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

Щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений:

В появившемся окне напишите слово Экономический, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Технологический, снова щелкните по той же кнопке, аналогично напишите Инженерный и Агрономический, и щелкните по кнопке OK. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле Факультет

могут вводится только указанные значения.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле Факультет. Для этого:

В строке Сообщение об ошибке введите предложение – Такого

факультета нет, правильно введите данные.

3.Задайте значение по умолчанию для поля Факультет в виде слова

Экономический

В строке Значение по умолчанию введите слово Экономический(наиболее часто встречаемое название факультета).

Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке Вид. Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку.

4.Заполните таблицу Студенты значениями из табл. 2., используя функции копировать, вставить. Проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле Факультет.

3

4

5.Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке Сохранить. В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре, клавишей табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице.

6.Закройте таблицу.

ЗАДАНИЕ 4. СОРТИРОВКА И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

ВТАБЛИЦЕ

1.Произведите поиск в таблице студента Горина.

Переведите курсор в первую строку поля Фамилия;

Выполните команду Правка, Найти;

В появившейся строке параметра Образец введите Горин;

В строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ(имеется в виду искать по всем спискам);

В строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью

поля;

В строке параметра Только в текущем поле установите флажок ;

Щелкните по кнопке Найти. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Горин;

Щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на десятую запись и также выделит слово Горин;

Щелкните по кнопке Закрыть для выхода из режима поиска.

2. Произведите замену данных: измените номер группы студентам инженерного факультета с 302 на 202.

Переведите курсор в первую строку поля Группа;

Выполните команду Правка, Заменить;

В появившейся строке параметра Образец введите 302;

В строке Заменить на введите 202. Обратите внимание на остальные опции - вам надо искать по всем записям данного поля;;

Щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на восьмую запись и выделит слово 302;

Щелкните по кнопке Заменить все. Данные будут заменены

Щелкните по кнопке Закрыть.

3. Произведите сортировку данных в поле Год рождения по убыванию.

5

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке: От А до Я – если нужно отсортировать по возрастанию; От Я до А – если нужно отсортировать по убыванию.

Щелкните по любой записи поля Год рождения ;

Щелкните мышкой по кнопке От Я до А;

Аналогично произведите сортировку данных по полю Фамилия по возрастанию

4. Произведите фильтрацию данных по полям Факультет и Группа.

Щелкните по записи Инженерный поля Факультет;

Щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о студентах инженерного факультета;

Щелкните по записи 202 поля Группа;

Щелкните по кнопке . В таблице останутся записи о студентах инженерного факультета 202 группы.

Для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполнить команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

ЗАДАНИЕ 5. ВВОД И ПРОСМОТР ДАННЫХ ПОСРЕДСТВОМ ФОРМ

Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. С применением формы можно представлять записи в удобном для пользователя виде – в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д.

При вводе данных можно не только помещать поля в форму, но

идобавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (переключатели, флажки, кнопки

идр.). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают

6

продуктивность работы. В дополнение к этому OLE – объекты (рисунки, графики).

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма.

1. С помощью мастера форм создайте форму Список студентов (тип формы – в столбец).

Откройте закладку Формы в окне базы данных;

Щелкните по кнопке Создать и в появившемся окне выберите пункт

Мастер форм;

Щелкните по значку списка в нижней части окна и выберите из появившегося списка таблицу Студенты;

Щелкните по кнопке ОК;

В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому

щелкните по кнопке ;

Щелкните по кнопке Далее;

В появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке Далее;

В появившемся окне выберите стиль оформления Стандартный и щелкните по кнопке Далее;

В появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Список студентов;

Щелкните по кнопке Готово. Перед вами откроется форма в один

столбец. Для перемещения по записям надо использовать кнопки внизу окна.

2.Заполните форму Список студентов данными из таблицы 3.

3.Создайте табличную форму Студенты экономисты.

Откройте закладку Формы в окне базы данных;

Щелкните по кнопке Создать и в появившемся окне выберите пункт

Мастер форм;

Щелкните по значку списка в нижней части окна и выберите из появившегося списка таблицу Студенты;

Щелкните по кнопке ОК;

В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме: Фамилия, ,Имя, Отчество, Факультет, Курс;

Щелкните по кнопке Далее;

В появившемся окне выберите вид формы табдичная, щелкните по кнопке Далее;

7