Файл: Характеристика разработанных справочников в среде 1С:Предприятие (справочники, константы, перечисления)..pdf

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время информационные технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Экономические информационные системы, связанные с предоставлением и обработкой информации для всех уровней управления экономическими объектами, приобретают особую важность в общественной жизни. На данный момент невозможно представить какую-либо организацию, не применяющую компьютерных технологий. Это обусловлено и тем, что государственные структуры требуют обязательных отчетов в электронном виде, следовательно, необходима систематизированная информация.

На сегодняшний день имеется множество различных коммерческих программных продуктов, с помощью которых можно улучшить свой бизнес, но данные программы либо имеют сугубо общий функционал, либо глубоко направленный. Поэтому невозможно выделить из автоматизированных информационных систем лучшую для автоматизации производства того или иного предприятия, из-за чего некоторые прибегают к разработке собственной. Все это свидетельствует об актуальности внедрения специализированных систем автоматизации производства.

Таким образом, актуальность темы дипломной работы не вызывает сомнения.

Целью работы является разработка модуля учёта для библиотеки на базе программного продукта 1С: Предприятие.

Объектом исследования является городская библиотека.

Предметом исследования выбран процесс учёта выдачи и возврата книг в библиотеке.

Глава 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Библиотечный фонд – это совокупность имеющихся в библиотеке произведений печати и других материалов, которые предоставляются на тех или иных условиях в пользование читателей.

В состав библиотечного фонда учебной библиотеки входят как книги художественного характера, так и общеобразовательные учебники, и учебники по профессиональной подготовке.

Учет библиотечного фонда – это прием поступивших в библиотеку изданий, запись прибывших и исключение по тем или иным причинам непригодных для читателей изданий в документах библиотеки, которые дают точные сведения о наличном составе фонда и помогают обеспечить его сохранность.

Ни одна книга не может быть принята в библиотеку без сопроводительного документа, а также исключена из библиотеки без акта с обоснованием причины, по которой книга выбывает из фонда, иначе говоря, движение фонда должно быть документировано.

В учебной библиотеке применяется индивидуальный учет – учет каждого экземпляра книги.

Актуальность данной работы состоит в том, что нынешние библиотеки с устаревшей системой обслуживания и обработкой данных на бумажных носителях перестают соответствовать нынешним темпам обновления информации, перестают удовлетворять посетителей в удобстве и скорости поиска материалов, а данная система позволит выйти библиотекам на новый уровень развития и предоставит более быстрый и качественный сервис для посетителей библиотеки.

Разрабатываемая автоматизированная информационная система предназначена для хранения информации о книжных фондах библиотеки и ведения картотеки читателей. Система должна позволять библиотекарю быстро и легко осуществлять поиск информации о книгах, находящихся в библиотеке, о читателях. Также система должна информировать пользователя о задолженностях читателей перед библиотекой.

В нашем случае, становится очевидным тот факт, что нам необходимо программное обеспечение под заказ, так как автоматизируемая деятельность обладает специфическими особенностями собственных бизнес-процессов организации и конкретным назначением.

Также, выбор сильной отечественной информационной платформы обосновывается тем фактором, что в нынешних условиях санкций активно включается программа импортозамещения, иностранное программное обеспечение становится в ещё более не конкурентном положении и становится стратегически правильным внедрять более конкурентоспособные информационные системы фирмы «1С».

Основным отличием от имеющихся аналогичных систем станет направленность разрабатываемой информационной системы на реализацию конкретных требуемых бизнес-процессов средствами информационной поддержки ЭИС. Также стоит заметить, что залоежнная в платформу функциональность и технология RAD (технология быстрого проектирования и разработки приложений) позволяет произвести быструю доработку и добавление в неё функционала при необходимых адаптационных запросах на изменение ЭИС в соответствии с изменением предметной области.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод о том, что наиболее целесообразным способом приобретения ЭИС является разработка системы своими силами.

Такие информационные системы не подойдут компании, что объясняется спецификой их тиражного распространения, в то время, как разрабатываемая система создается для внедрения на конкретное предприятие и конкретный бизнес-процесс.

Система «1С: Предприятие 8.3» де-факто стала стандартом отрасли разработки учетных систем в Российской Федерации, что также обуславливает выбор данной системы для реализации CRM-системы.

Каждой книге, подлежащей индивидуальному учету, присваивается один инвентарный номер. Если книга выбывает из библиотеки, данный инвентарный номер никогда никакому другому изданию не дается.

По инвентарной книге устанавливают цену книги, наводят справку о времени ее приобретения. Кроме того, по ней можно узнать, есть ли книга в библиотеке или уже списана, когда, а это, в свою очередь, дает возможность установить, по какой причине выбыла книга.

Причин, вызывающих исключение литературы из библиотеки, несколько: часть книг, прослуживший определенный срок, изнашивается, и их исключают по ветхости; иногда читатели не возвращают взятые в библиотеке книги; так же книга может быть утеряна читателем; некоторые книги устаревают по своему содержанию; по причине не соответствия профилю; или выбывают из библиотеке по «неизвестным» причинам [2].

Разрабатываемая автоматизированная информационная система предназначена для хранения информации о книжных фондах библиотеки и ведения картотеки читателей. Система должна позволять библиотекарю быстро и легко осуществлять поиск информации о книгах, находящихся в библиотеке, о читателях. Также система должна информировать пользователя о задолженностях читателей перед библиотекой.

Необходимо спроектировать и создать ИС «Городская библиотека». Информационная система должна быть разработана на платформе 1С: Предприятие 8.3

Информационная система должна выполнять следующие функции:

1. Осуществлять выдачу книги (ФИО взявшего, название книги, дата взятия книги, дата сдачи)

2. Формировать список предлагаемых книг.

3. Осуществлять показ всех книг, которые были взяты, с соответствующим именем человека, взявшего книгу и датами.

4. Осуществлять возврат книг (удаление книги и человека из списка выше)

5. Формировать отчеты (произвольные отчеты, например какие книги были взяты за последний месяц)

Система должна обеспечивать возможность выполнения следующих функций:

• ввод, редактирование, хранение данных о книжных фондах библиотеки и читателях;
• получение сведений о текущей задолженности читателей;
• поиск необходимых данных.

Исходные данные:

• данные книг;
• данные читателей;
• информация о нужной книге читателю.

Результаты:

• выданная книга;
• список задолженностей читателя.

Для анализа понимания структуры и взаимосвязей автоматизируемых процессов необходимо построить структурно-функциональную модель, с помощью которой можно достаточно эффективно проанализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Моделирование будем проводить с помощью стандарта IDEF0 в контексте AS-IS. Данная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов.

IDEF0 Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT, позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Она позволит понять, какой результат последует из проводимой работы, какие объекты или информация служат необходимым набором для реализации процессов, что является управляющими факторами. Так же по средствам нотации IDEF0 можно выявить и недостатки бизнес-процессов, что является весьма ощутимой помощью входе анализа деятельности организации.

Контекстная диаграмма автоматизируемого процесса представлена на рисунке 1. На данном рисунке представлен нулевой уровень диаграммы, которая отражает смысл автоматизируемого бизнес-процесса, тут видно какие данные являются входными и выходными, и по средствам каких исполнителей, и с учетом каких ограничений протекает процесс.

Рис. 1 – Контекстная диаграмма процесса учёта в библиотеке.

Декомпозиция процесса учёта в библиотеке представлена на рисунке 2.

Рис. 2 – Декомпозиция диаграммы процесса учёта в библиотеке.

Рассмотрим более подробно процесс учёта в библиотеке. Библиотекарь оформляет абонемент на читателя и вносит соответствующую информацию в базу данных. Если данные о читателе уже имеются в базе, то библиотекарь проверяет отсутствие просроченных задолженностей у читателя. Библиотекарь осуществляет поиск запрошенной литературы, в случае положительного результата выдаёт книгу читателю, внеся данные в систему. После возврата книги, библиотекарь проверяет состояние книг и вносит соответствующую отметку в систему. Если книга находится в непригодном для дальнейшего использования состоянии, то библиотекарь создаёт документ списания книги. В течении периодов библиотекарь формирует необходимые отчёты.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизированная система предназначена для решения автоматизации повседневной работы библиотекаря. Основной единицей информации в системе является документ.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, тормозящие развитие. Решить эти недостатки и призвана автоматизация функций специалиста службы логистики.

Практически все операции выполняются библиотекарем вручную, лишь при оформлении отчетов сотрудники используют пакет офисных программ таких как Microsoft Word, Excel, надо отметить что данные для отчета собираются вручную, что существенно затрудняет работу библиотекарей и увеличивает время подготовки отчетов;

Задолженности читателей по книгам также выявляются путем просмотра библиотекарем карточек читателей на абонементе, что имеет в недостатках не только большие затраты времени, но и велика ошибка библиотекаря при монотонности труда, велика вероятность пропуска карточек должников.

Основные цели автоматизации библиотеки:

• повышение качества обслуживания читателей (пользователей), включая расширение состава оказываемых им услуг и предоставляемой литературы;
• создание более комфортных условий работы пользователей и персонала библиотеки;
• повышение доступности и сохранности фондов;
• освобождение сотрудников от рутинных работ, связанных с подготовкой каталожных картотек, библиографических списков и т.п.

Автоматизация технологических процессов в библиотеке призвана обеспечить следующие возможности:

• одноразовый ввод данных и многоцелевое их использование для поиска документов, печати подобранной информации;
• многоаспектный поиск данных по различным признакам и их сочетаниям без формирования дополнительных карточек, указателей;

- автоматизированный учет и ведение статистики по всем процессам.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.