Файл: "Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом".pdf

Основных типов документов бывает всего три: входящие, исходящие и внутренние. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия.

Документы каждого из этих типов могут быть достаточны разнообразны: письма, распоряжения, циркулярные указания и т.п. Прежде всего все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером.

Все документы, проходящие через канцелярию, являются связанными документами, в том смысле, что большинство из них ссылается на другие.

Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов (рисунок 1.1). При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат. Причем второй маршрут означает то, что почти наверняка этот документ будет поставлен на контроль. Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы.

Рисунок 1.1 - Процесс прямой обработки входящего документа.

Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления. Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Типы документов и их взаимодействие

И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей: бумага, микрофиши, электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации. Организация устойчивого и управляемого документооборота на предприятии строится на не существующих локальных архивах документации.

Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаще всего. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.

Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив организации, структура которого определяется текущими правилами ведения архивов (рисунок 1.3). Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Для больших дел вводятся несколько томов. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов. Дела в архив передаются из канцелярии или отдельно (по томам), или целиком по окончанию года. Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50, 75 лет. После истечения срока хранения дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив.

Рисунок 1.3 - Структура архива организации

Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое - в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела.

Поэтому необходимость в создании, разработке и внедрении АИС документооборота очевидна. Требование к системе автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и ее органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т. д.

Автоматизация документооборота организации сегодня имеет огромное значение: документы не теряются, всегда под рукой в электронных архивах, всегда поступают вовремя, позволяют увеличить производительность труда.

Отлаженный документооборот является неотъемлемой частью деятельности эффективной компании. Разработка АИС предлагает инновационные решения для повышения эффективности документооборота на предприятии, на основе детального изучения потоки информации и документов, выявления наиболее проблемных участков и предложит пути рационализации процессов регистрации, передачи и хранения документов. Это позволит не только сократить риски утраты информации, но также ускорить все процессы внутри организации. Современная разработка АИС станет удобным инструментом управления и контроля над корпоративной информацией. А эффективность работы и сокращение штата приведут к значительному сокращению расходов предприятия. АИС разрабатывается в соответствие нормативным требованиям, будут учитывать требования как локальных, так и международных нормативных актов в области управления информацией и архивами.

Характеристика существующих бизнес –процессов

В настоящее время, на предприятии отсутствует единая автоматизированная информационная система, которая бы позволяла вести системный учёт и обработку документации. Для целей автоматизации учёта используются стандартные программные средства, а именно пакет прикладных программ Microsoft Office. Весь учёт ведётся исключительно с использованием бумажных носителей, что накладывает серьёзные ограничения на скорость обработки и поиска информации. В принципе, для ведения базы данных и обработки документации возможно использование программы входящей в пакет Microsoft Office, программы Microsoft Access. Однако квалификация работников предприятия не позволяют им использовать данное программное средство, так как для его использования необходимы довольно серьёзные навыки программирования, и глубокие знания теории баз данных и систем управления базами данных. Следовательно, необходимо внедрение такого программного продукта, который бы, прежде всего, обладал интуитивно понятным интерфейсом, простой в освоении навигацией, продуманными средствами создания отчётов.

В настоящее время практически повсеместно происходит переход к электронному виду отчётности. В связи с этим действительно актуальным является внедрение автоматизированной информационной системы документооборота.

Определение Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Рисунок 1.4 – Модель AS-IS процесса «Документооборот в организации»

Рисунок 1.5 – Декомпозиция процесса «Документооборот в организации» в нотации IDЕF0 модели AS-IS

Рисунок 1.6 – Декомпозиция процесса «Обработка документа» модели AS-IS

Рисунок 1.7 - Декомпозиция процесса «Формирование отчетов» модели AS-IS

Рисунок 1.8- Декомпозиция процесса «Исполнение документа» в нотации IDEF3 модели AS-IS

Рисунок 1.9 - Модель TO-BE процесса «АРМ “Делопроизводство”»

Рисунок 1.10 - Декомпозиция процесса «АРМ “Делопроизводство”» в нотации IDEF0 модели TO-BE

Рисунок 1.11 - Декомпозиция процесса «АРМ “Делопроизводство: работа с документами”» модели TO-BE

Рисунок 1.12 - Декомпозиция процесса «АРМ “Делопроизводство: отчетность”» модели TO-BE

Рисунок 1.13 – Контекстная диаграмма потоков данных

Рисунок 1.14 – Схема документооборота

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В качестве оперативной информации используется информация:

Корресподенты ( Справочник корреспондентов);
Контактные лица( Сотрудники и справочник должностей);
Реквизиты( Справочник видов документов);
Входящие документы;
Исходящие документы;
Внутренние документы;
Процессы;
Задачи.

В ходе деятельности разработанной системы документооборота формируются следующие выходные отчеты

по Документам:

Внутренние документы;
Входящие документы;
Договоры;
Документооборот по организациям;
Журнал передачи;
Корреспонденты;
Сводка по видам документов;
Справка об объеме документооборота;
Файлы.

по Задачам и процессам:

Процессы;
Задачи;
Поручения;
Согласования;
Утверждения;
Справка об исполнительской дисциплине;
Шаблоны процессов.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Оптимальным будет выбор сделанный в пользу Microsoft Access, поскольку он обладает рядом преимуществ по сравнению с другими СУБД, а именно: удобство использования и одновременно мощность продукта — в сочетании с возможностью построения комплексных решений на базе современных технологий; совместим с большинством приложений работающих из под Windows; не требует установки драйверов доступа к данным в этом формате, так как они поставляются с операционными системами Windows.