Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»».pdf

Главной целью дипломной работы является автоматизация учета поставщиков ЗАО «Верхнекамская калийная компания».

Основные задачи системы:

- ввод и просмотр входной информации;

- добавление, удаление и корректировка информации;

- обработка входной информации;

- получение оперативной информации по поставщикам;

- формирование выходных документов.

Можно выделить следующие цели автоматизированного варианта решения задачи:

- сокращение времени обработки и получения данных о поставленном оборудовании;

- автоматизированный учет оборудования;

- автоматизированная подготовка документов;

- повышение степени достоверности информации об оборудовании;

- повышение степени защищенности информации.

Целесообразность решения задачи заключается в том, что она уменьшает ручной труд, сокращает затраты, количество ошибок, повышает оперативность получения информации.

Методом решения задачи являются программные средства, которые реализуются посредством Microsoft Access для Windows. База данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат Microsoft Access 2000). Обновление файла базы данных происходит по мере необходимости при корректировке данных хранящихся в базе. Для поддержания целостности данных целесообразно использовать типовые процедуры обновления данных.

Требования к программному обеспечению. Система, работающая в операционной среде MS Windows 98 и выше, использующая высоконадежную и профессиональную СУБД.

Основные преимущества:

- устойчивость при работе с программой, гарантированную полноту сохранности информации;

- режим реального времени, возможность в любой момент получить отчет, соответствующий текущему состоянию;

- простота освоения, встроенная система гипертекстовой справкой позволяет начинать работу с программой любому пользователю, знакомому с основными работами в операционной среде MS Windows;

- минимальные требования к аппаратному и системному обеспечению.

Требования к организации сбора входной информации:

- точность;

- своевременность;

- полнота;

- достоверность.

Алгоритм решения задачи учет и анализ объектов недвижимости состоит из следующих этапов:

1) Сбор информации о поставщиках.

2) Создание и заполнение справочников на основе собранных данных (создание справочников Варианты заключения сделок, сведения о поставщиках, сотрудники, приобретенное оборудование).

3) Создание форм – Главная форма ЗАО «Верхнекамская калийная компания», Варианты заключения сделок, Сведения о поставщиках, Сотрудники, Приобретенное оборудование, Договора, Поиск объекта.

---

Формирование выходных документов – запрос Поиск объекта, отчет оборудование по поставщику, Учет приобретенного оборудования.

Все эти этапы проводятся в диалоговых окнах, вызываемых по соответствующим командам из меню Access.

После создания справочников начинается формирование главной таблицы, в которой используется данные из этих справочников. Также заносится информация из поступающих в компанию входных документов.

Затем вся входная информация обрабатывается (группировка, сортировка, подведение итоговых сумм). После этого формируются выходные документы - отчеты. На последнем этапе осуществляется их распечатка.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Функционирование любой системы управления опирается на информацию. Организация информационного обеспечения в любой системе управления основывается на понятии информационной базы.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент автоматизированных информационных систем - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутримашинного ИО.

Внемашинное ИО можно классифицировать иерархически: документы группируются по дате создания документа, затем в своих группах по предприятиям и т.д. Плюсы такого подхода: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы - жесткая структура: сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Основа внутримашинного ИО - информационная база. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ.

Требования при формировании массивов в информационной базе:

1) Полное отражение состояния объекта.

2) Включение расчетных данных из первичных массивов.

3) Рациональное построение базы.

4) Минимизация времени на поиск данных.

5) Использование эффективных технических носителей, обеспечение надежности хранения.

6) Обеспечение своевременности обновления массивов.

Классификация массивов:

---

1) По отношению к системе управления: входные (содержат исходные данные, а также запросы на решение задач), выходные (содержат результаты машинной обработки данных, предназначенных для дальнейшего использования), внутренние (создаются и используются внутри автоматизированных информационных систем).

2) По содержанию: базисные (содержат данные для решения задач); служебные (для управления процедурами обработки данных и повышения качества результативной информации, (справочники, каталоги)).

3) По длительности использования: постоянные (содержат неизменные данные), условно-постоянные (записывается информация, которая продолжительный период остается неизменной), переменные (включаются постоянно изменяющиеся данные).

Условно-постоянные массивы подразделяются на группы:

1) Нормативные.

2) Справочно-табличные.

3) Постоянно-учетные.

4) Регламентирующие.

Переменные массивы организуются в виде оперативных, накапливаемых, промежуточных, результативных массивов.

Основная задача организации информационного обеспечения состоит в адекватном отображении объекта автоматизации и обеспечении информационных потребностей функциональных задач.

Для организации информационной базы для автоматизации учета и анализа объектов недвижимости выбирается база данных Microsoft Access.

Для работы с базой данных необходимы следующие справочники:

1) Варианты заключения сделок

2) Сведения о поставщиках.

3) Сотрудники.

4) Приобретенное оборудование.

Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена.

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

1) Добавлять в базу данных одну или несколько записей.

2) Удалить из базы данных одну или несколько записей.

3) Найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

4) Обновить в базе данных значение некоторых полей.

---

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах довольно давно. К сожалению, эти программы либо оказывались элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. Что до легкости использования, то с появлением Microsoft Access здесь произошел настоящий переворот, и многие люди для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к этой программе.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

1) Доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных.

2) СУБД полностью русифицирована.

4) Интегрированность с пакетами Microsoft Office.

5) Визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их.

6) Широко и наглядно представлена справочная система.

7) Наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.

Программа Microsoft Access представляет собой систему управления базами данных и входит в состав широко распространенного семейства офисных приложений Microsoft Office. С помощью этой программы решаются следующие задачи:

1) Организация данных. Эта задача предполагает возможность создания таблиц и предоставление пользователю возможности работать с данными, хранящимися в них.

2) Ввод и редактирование данных. Microsoft Access позволяет работать с данными не только в режиме таблицы, но и позволяет пользователю разработать и использовать удобные формы для ввода, редактирования и просмотра данных. Это удобно при большом объеме таблиц, особенно когда она содержит большое значение количество полей.

3) Связывание таблиц. Означает возможность создания запросов, форм и отчетов для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

4) Отбор данных. Данная СУБД предоставляет пользователю широкие возможности отбора необходимых данных с помощью запросов.

5) Предоставление данных. Обеспечивает создание отчетов, предоставляющих всевозможные итоговые данные таблиц в удобном и наглядном виде, которые можно просматривать, печатать или публиковать в Интернет.

База данных, создаваемая, и обрабатываемая с помощью Microsoft Access представляет собой один файл с расширением .mdb. Этот файл может включать в себя объекты несколько типов: таблицы, запросы, отчеты.

---

СУБД Microsoft Access имеет три основных рабочих режима:

1) Начальный режим. В этом режиме Access функционирует после запуска, до того как будет открыта какая либо база данных. При этом с базами данных можно работать как с файлами: сжимать, конвертировать, зашифровать, а также восстанавливать поврежденные данные.

2) Режим конструктора. Этот режим предназначен для создания и изменения структуры таблиц и запросов, разработки форм и страниц доступа к данным и формирования отчетов для печати.

3) Режим выполнения или просмотра. В этом режиме пользователь работает с данными таблиц, форм и отчетов, открытых в отдельных окнах.

Microsoft Access – это полнофункциональная реляционная СУБД. Эта модель характеризуется простой структурой данных, удобным для пользователя табличным представлением для обработки данных. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двухмерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двухмерный массив и обладает следующими свойствами:

1) Каждый элемент таблицы – один элемент данных.

2) Все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный, и т.п.) и длину.

3) Каждый столбец имеет уникальное имя.

4) Одинаковые строки в столбце отсутствуют.

5) Порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Совершенствуясь от версии к версии, Microsoft Access стал инструментом, который может удовлетворить потребности самых разных категорий пользователей: от новичка, которому нравится дружественный интерфейс системы, позволяющий ему справиться с задачами, до профессионального разработчика.

При сборе информации особое значение придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации.

Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления компании особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накоплению и передаче информации по каналам связи в ЭВМ с целью формирования первичного документа.

Технологический процесс сбора информации будет представлять собой ввод информации в базу данных с первичных документов содержащие сведения о поставщиках оборудования.

---