Файл: Разработка регламента выполнения процесса “Складской учет”.pdf

Введение

Когда на складе отсутствует автоматизированная система контроля за движением и размещением запасов, бизнесу приходится сталкиваться с целым рядом проблем. Рассмотрим самые болезненные из них.

Низкая скорость обработки клиентского заказа. 

Автоматизированная система учитывает не только движение и количественные показатели товара, но способна почти мгновенно подготовить задание для складского персонала, передав его на мобильное устройство свободного в данный момент сотрудника. При этом она рассматривает любые характеристики запаса. Когда подобную функцию берет на себя человек, пусть даже имеющий высокую квалификацию, подготовка к началу работ и само их выполнение занимает в десятки и сотни раз больше времени. А поскольку количество задач на движение товарного запаса за день может исчисляться тысячами, то промедление ведет за собой серьезные издержки для компании, поскольку она не может оперативно обработать большой пакет клиентских заказов.

Зависимость от конкретных людей.

Когда склад не автоматизирован, ключевым фактором эффективности его работы становится незаменимость конкретных сотрудников.

Процесс передачи данных новому работнику продолжителен и зачастую малоэффективен, что в свою очередь повышает издержки компании. Для ключевых фигур компании приходится оплачивать работу дублера, чтобы в случае болезни, отпуска или других причин отсутствия деятельность склада не была бы парализована.

Человеческий фактор, ошибки персонала. 

Работая без системы управления, ритейлер не может эффективно оптимизировать размещение запасов в рамках складской структуры.

Такие ситуации сказываются на репутации компании и приводят к дополнительным издержкам при проведении инвентаризаций, улаживании спорных вопросов с заказчиками, повторной подготовке и отправке заказа. Тема данного курсового проекта – Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет»

Объект исследования –склад.

Предмет исследования – регламента выполнения процесса «Складской учет»

Этапы решения поставленной цели:

• Выполнить описание предметной области
• Изучить средства для моделирования бизнес-процессов
• Выполнить моделирование процессов «Как есть»
• Выполнить моделирование процессов «Как будет»

Глава Анализ предметной области

---

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Склад предназначен для хранения материальных запасов предприятия. Правильно организованный складской учет на производстве и в реализации товаров позволяет избежать потерь товарных единиц, а также хищений материальных ценностей.

Порядок учета различается в зависимости от способов хранения материалов и от других факторов, таких как, например, частота поступления материалов на склад.

Сортовую методику рекомендуется использовать, если товар распределяется по складу в соответствии с сортами и названиями, вне зависимости от того, когда продукция поступила и какова ее стоимость.

Поступившая продукция складируется и учитывается вместе с уже хранящимися на складе товарами. Лицо, которое несет материальную ответственность за учет, обязано открыть карту складского учета на номенклатуру продукции или, в зависимости от объемов операций по приходу и расходу материала, оставить определенное число страниц в книге кладовщика.

Номенклатура продукции различается в этом случае не только по типу или марке товара. Иметь значение может и сорт, и цвет продукции, единицы измерения. Поэтому учет необходимо вести раздельно.

Цвет товара имеет важное значение, например, при продаже автомобилей, тогда как при реализации молока цвет упаковки особой роли не играет.

При складском учете материалов, ведущемся в соответствии с сортовым методом, площадь склада используется рационально, управление остатком продукции происходит быстрее, однако при нем трудно выделить товары одного и того же сорта, которые поступили с разной ценой.

Отдельного аналитического учета по ценам или партиям не производится. Исходя из этого и того, что условия свободного рынка позволяют назначать на товар одного сорта разную цену, выбор товара на реализацию происходит произвольно.

Для оценки товаров можно воспользоваться методом средней цены, ФИФО, методикой цены единицы запасов или методом оценки товара по цене последней закупки.

Запись в карточку или книгу кладовщика, занесение в базу данных, если учет на складе ведется с помощью компьютера, совершаются на основе первичных документов (приходных или расходных) или на основе накопительных ведомостей, если объем записей велик.

Карточки, страницы в книге кладовщика пронумеровываются бухгалтерией и выдаются лицам, отвечающим за товар на складе, под роспись в специальном журнале.

---

Партионный метод учета товара на складе

Как следует из названия, эта методика ведения учета основывается на партиях товара, поступающих на склад. Согласно партионному методу, поступившая под одной товарно-транспортной накладной партия товара хранится отдельно.

Тем не менее состав каждой партии может содержать разные категории товара, сорта и наименования. Каждую партию, под которой подразумевается товар, поступающий одновременно с одним транспортным документом, хранят отдельно.

В состав партии могут входить товары разных сортов и названий. Поступившую партию регистрируют в специальном журнале учета поступающей продукции. Номер партии является порядковым номером при регистрации, его указывают в расходных документах вместе с названием товара, отпущенного из партии.

Материально ответственное лицо обязано открыть на каждую партию товара партионную карточку – одну для склада, а другую для бухгалтерии или завести запись в базе данных, если ведение складского учета компьютеризировано.

Формы записей или партионных карт, а также порядок занесения информации в них определяет разновидность товара.

Запись в партионной карточке в приходе делается на основании документа, сопровождающего поступившую продукцию.

В нем должны быть указаны:

номер,

дата,

номер склада,

фамилия, имя и отчество лица, принимающего товар,

поставщик,

количество товара (с указанием цены, сорта и названия),

место хранения (для продовольственной продукции – общее число мест;

для непродовольственной – номер каждого места).

В расходную часть партионной карточки проставляются:

дата отпуска,

номер документа,

количество в натуральных показателях отпущенного товара,

остаток товара в конце месяца,

итог за месяц.

Записи по продовольственной части товара ведутся линейным позиционным методом по отдельно взятому тарному месту, вплоть до внесения конкретной товарной единицы. Это имеет особое значение, когда ведется учет продукции, имеющей уникальный заводской номер, например, при реализации ювелирных изделий.

Эта методика позволяет усилить контроль над сохранностью материальных ценностей и предупреждает пересортировку товара. С этой же целью следует указывать номер партии на ящиках, пакетах и других товарных местах, а на отрезах ткани – писать или наклеивать кусковой ярлык (партионный кусковой учет).

Когда учет ведется по каждой конкретной единице товара, активно используют уникальный заводской номер изделия, а поступление товара сопровождается присваиванием ярлыка с отдельным номером, который и вносится в партионный лист на момент оприходования товара на складе.

---

Когда вся партия товара реализована, материально ответственному лицу необходимо закрыть партионную карту. Для этого составляется акт, что товар партии израсходован, после чего товаровед и заведующий складом расписываются в этом.

Форму акта составляют в зависимости от разновидности товара и наличия отклонений от количества оприходованного товара. Данный акт, партионную карточку, отчет по товару и тару материально ответственное лицо обязано передать в бухгалтерию на проверку.

Если проверка по партии выявляет недостачу товара в пределах нормы естественного убытка, происходит списание за счет учреждения, а недостача сверх нормы взыскивается с материально ответственного лица. Если проверкой фиксируется излишек товара, его приходуют.

С помощью партионного метода учета выявляются результаты реализации партий товара без инвентаризации, которая проводится после закрытия каждой партии товара.

Ко всему прочему партионный способ позволяет контролировать сохранность материальных ценностей и помогает снизить товарные потери.

Однако в этом случае складская площадь используется не так рационально, как при сортовом методе учета. Кроме того, отсутствует возможность более оперативно управлять материальными запасами из-за хранения определенной разновидности товара в разных местах и отражения остатка в разных партионных карточках.

Существует также партионно-сортовой метод складского учета товара, при котором каждая поступившая партия хранится отдельно. В условиях большого ассортимента данная методика учета используется наиболее часто.

Другие методы складского учета товара

Кроме вышеизложенных методик учета, считающихся основными, есть также общие рекомендации, которые можно использовать при учете материальных ценностей на складе, автоматизировать и ускорить отбор и размещение товара.

Например, товар, на который спрос достаточно велик, должен располагаться ближе к проходу. Исходя из этого расположения, можно выбирать место для размещения определенной продукции. Также лучше предусмотреть наиболее рациональное местоположение для товара, который хранится долго, и для продукции, срок хранения которой небольшой.

Товары можно размещать в соответствии с их наименованием, а при мелком опте или рознице – группировать с учетом размера товара. Для каждого размера в этом случае отводится секция: мелкие товары, средние и крупные. На основании уже существующего или предполагаемого товарооборота можно произвести расчет соотношения количества мелких ячеек, средних и крупных.

---

Существует также возможность автоматизации складского учета с помощью специальных компьютерных программ и веб-сервисов, которые оперативно и точно систематизируют данные по количественному учету, о поступлениях товара и отгрузке, по входящим и исходящим документам [5].

Таким образом, при ведении учета товара на складе используется достаточно большое количество методик и приемов. Принцип управления складом зависит от профиля предприятия, а также от конкретных условий, существующих на самом складе.

Учет складских запасов актуален даже при отсутствии специальных помещений для хранения товара. Ведь в этом деле важен не только процесс перемещения продукции, но и передача материальной ответственности за ценности между людьми. Поэтому при организации магазинного склада необходимо четко документировать все действия.

Для складских операций желательно иметь портативную погрузочную технику

К основным складским процессам относят:

оприходование товара от поставщиков, его пересчет;

проверка товаросопроводительной документации;

ввод информации о поступившем товаре в бумажные или электронные учетные формы;

выдача товара со склада в торговый зал или напрямую покупателям по расходным документам;

ввод информации об отгруженном товаре в учетные формы;

проведение инвентаризации;

информирование бухгалтерии о незапланированных изменениях закупочных цен;

списание товаров на собственные нужды, вследствие порчи или недостач;

корректировка параметров товара в учетных карточках.

Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляются первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций на основании унифицированных форм.

Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

---