Файл: «Управление запасами» в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях предприятие не может существовать и развиваться без высокоэффективной системы управления, базирующейся на автоматизированной информационной технологии. В настоящее время информационные системы используются во всех сферах и отраслях. Информационные системы стали неотъемлемой частью большинства бизнес-процессов.

Деятельность коммерческих предприятий должна быть ориентирована на достижение целей, связанных с удовлетворением потребностей в товарах, работах, услугах и извлечением прибыли. Использование современных информационных техноло­гий в сфере управления обеспечивает повышение качества эко­номической информации, ее точности, объективности, опера­тивности и, как следствие этого, возможности принятия своевременных управленческих решений.

Объектом исследования данной дипломной работы является отдел снабжения организации.

Предметом исследования в работе являются организация управления запасами организации.

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Управление запасами» организации в среде 1С Предприятие 8.3.

На основании поставленной цели определены задачи для выполнения в курсовой работе:

• рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
• провести обоснование проектных решений;
• рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
• разработать проект автоматизации;
• разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию информационной системы.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Отдел снабжения в компании является одним из ключевых звеньев, так как эффективность работы этого отдела напрямую влияет на финансовое состояние компании и на ее положение, на рынке.

Отдел снабжения работает с поставщиками, сопровождает товар и прилагающуюся к нему документацию в пути, после чего сдает его заведующему складом.

За деятельность отдела закупок и сбыта отвечают менеджеры. Задачами данного отдела являются:

• формирование ассортимента товаров;
• поиск поставщиков;
• организация закупок;
• приемка товаров;
• управление товарными запасами и товарным ассортиментом;
• прием заказов на поставку товаров [5, 6].

Каждый из менеджеров отвечает за определенные функции. Так, менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежением за товарными запасами.

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель «Как есть») и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться (модель «Как должно быть»).

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы.

Для входных данных были выбраны: заказы на товары, информация о клиенте, поступление товаров, информация о товарах.

Выходной информацией являются: оформление закупки товаров, формирование заявки на приобретение товаров, формирование плана закупок, отчет по продажам, отчет по выполнению плана продаж и закупок, анализ товарных запасов. Механизмами обработки функционального блока являются менеджеры по снабжению, начальник отдела снабжения.

Для уточнения границ рассматриваемой задачи производится декомпозиция модели IDEF0. В декомпозиции производится рассмотрение всех функций и этапов обработки данных для формирования плана закупок и анализа товарного запаса [10, 11].

Модель IDEF0 деятельности по планированию закупки и анализу товарных запасов представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по управлению запасами

Основная задача управления запасами состоит в обеспечении склада товаром в соответствии с возможностями его хранения, на данный период, при полном удовлетворении заказов потребителей. Поэтому определение потребности в закупке запасов должно согласовываться со службой продаж и имеющейся мощностью склада. Закупка товаров всегда связана с анализом потребностей покупателей, а так же с оценкой имеющегося товарного ассортимента в организации. Задачей службы снабжения является оценка имеющегося товарного ассортимента и остатков на складе. В случае если на складе уже имеются товарные запасы, каких либо товаров, и заказов на них от покупателей нет, то данный товар не должен закупаться. Если же на товар есть спрос, и на складе запасы отсутствуют, то данных товар должен быть включен в закупку.

Декомпозиция модели IDEF0 деятельности по планированию закупки и анализу товарных запасов представлена на рисунке 1.4.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0 деятельности управлению запасами организации

На основании моделирования бизнес-процессов, возникла необходимость в разработке и внедрении программного обеспечения информационной системы «Управление запасами» для сотрудников отдела снабжения.

Цель проектирования информационной системы заключается в выполнении автоматизации деятельности по работе с товарными запасами организации, формировании товарного ассортимента при закупках товаров у поставщиков, учет продаж.

Показателем эффективности ассортимента служит сумма прибыли, полученной от клиентов с предлагаемым ассортиментом, а показателем оптимальности товарного запаса - доля реализации, выполненной из складского запаса в общем объёме реализации.

Для контроля этих показателей необходимо:

1. Организовать в ИС регистрацию всех продаж клиентам с оценкой прибыли и объемов продаж.

2. Организовать в ИС регистрацию закупок, на основании полученных данных о количестве продаж.

3. Разработать в ИС отчёты, рассчитывающие указанные показатели.

4. Разработать и внедрить бизнес-процесс и регламент регулярного контроля показателей эффективности товарного запаса.

Бизнес-процесс контроля показателей эффективности товарного запаса позволяет также выявить позиции, требующие активных действий по распродаже, то есть так называемые неликвиды. Борьба с неликвидами является важной задачей менеджера [12].

Таким образом, работа менеджера с товарными запасами заключается в поддержке ряда циклических процедур, направленных на повышение эффективности ассортиментного предложения и использования оборотных средств. Результаты этой работы отражаются менеджером в параметрах номенклатуры в ИС и каталоге компании

Также немаловажными показателями являются: сокращение времени обработки и получения оперативных данных, повышение степени автоматизации получения первичной информации.

Проектируемая информационная система предназначена для решения следующих задач:

• формирование закупки товаров и материалов на основании заказов товара клиентами, на основании объемов продаж ходового товара, а так же для формирования запаса товарами и расходными материалами организации;
• формировать все необходимые виды отчетной документации по закупкам, продажам и заказам;
• улучшить качество обработки информации;
• сократить время формирования документов;
• на основании данных о закупках можно формировать план закупок на период, контролировать его исполнение и учитывать загруженность склада и наличие товаров и материалов [3, 6].

Проектируемое программное обеспечение информационной системы «Управление запасами» должно позволять:

• провести учет выполняемых заказов;
• провести учет выполняемых продаж;
• производить оформление закупок товаров на основании заказов;
• отслеживать динамику изменения сбыта, на основе которой будут планироваться продажи;
• выполнять расчет остатков товаров, на складе исходя из продаж и заказов на товары;
• анализ товарного запаса организации.

Обработка исходных данных в виде обработки данных и внесение их в программу:

• номенклатура товаров и их стоимость;
• данные клиентов.
• текущие сведения о наличии товаров.

Предоставление результатной информации в виде форм и отчетов:

• оформление продажи;
• оформление закупки;
• отчет по продажам;
• отчет по товарному запасу;
• остатки товаров в данный момент;
• выполненные продажи [7].

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При выполнении операций по управлению запасами необходимо выполнять ряд операций по учету различных документов связанных с заказом и приходом товаров, их реализации и отражения на остатках. При использовании программы, выбор товаров, составление документов займут гораздо меньше времени, так как работа будет сводиться к выбору и передвижению уже имеющихся документов и товаров и выбор их [8].

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования ИС «Управление запасами» и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков.

Таблица 1

Характеристики объёма информационных потоков

В среднем оплата труда менеджера по снабжению составляет 150 руб./ч. Следовательно, стоимость составление отчета остаткам за день составит 150 руб./ч. * 60 ч. = 9000 руб.

При использовании ИС «Управление запасами», время, потраченное на формирование отчета по остаткам, составит 0,1 часа. В год, данная операция будет занимать 30 ч. Следовательно, стоимость в год составит:

150 руб./ч. * 30 ч. = 4500 руб.

Экономическая выгода только по формированию отчетов по продажам за день составит: 9000 руб. – 4500 руб. = 4500 руб. Использование информационной системы «Управление запасами» при оформлении документов дает положительный экономический эффект по оплате труда и увеличивает производительность труда, что может привести к большей эффективности сотрудников и минимизации издержек при трудоустройстве дополнительного персонала [13].

Схемы документооборота отчета по остаткам товаров представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота плана закупок

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Обоснование выбора обеспечивающих технологий включает в себя определение подсистем технического, технологического, программного, информационного, обеспечения, необходимых для создания ИС.

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

В работе используются как общегосударственные классификаторы, так и локальные, применительно к организации.

В информационной системе «Управление запасами» будут использоваться формы документов выполненные оригинальным проектированием непосредственно для работы специалистов.

Оригинальное проектирование заключается в разработке формы документа по требованиям специалистов, с набором и последовательностью реквизитов указанных заказчиком.