Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Правила оформления первичных документов при работе с наличными денежными средствами).pdf

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) (Приложение 3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Следует отметить, что требования о ведение журнала регистрации расходных и приходных кассовых ордеров, и заменяющих их документов часто не выполняется в ходе практической деятельности. В то же время, как видно из практики рассматриваемого предприятия, ведение такого журнала обеспечивает выполнение мер дополнительного контроля за движением денежных средств. Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу, кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и следит, чтобы получатель поставил дату и расписался. Если вместо расходного кассового ордера составлена платежная ведомость на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Работникам предприятия кассир может выдать деньги и по удостоверению, выданному предприятием, т.к. на нем имеется фотография и личная подпись владельца. Выплату денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если такая выплата производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре бухгалтером, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

---

В расходном кассовом ордере:

- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления

- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;

Сумма прописью в расходном кассовом ордере должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства. Строка "Документ" обязательно заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников. На выплату денег по расчетно-платежной ведомости расходный кассовый ордер можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подписанная руководителем ведомость. По истечении трех дней, установленных для выплаты заработной платы в платежной ведомости против фамилий лиц, по которым не произведены указанные выплаты кассир делает отметку от руки «Депонировано», составляет реестр депонированных сумм и в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Затем записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указывает "Расходный кассовый ордер N ____". Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятие часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы. Например, на предприятии возникла необходимость в приобретении бланков бухгалтерской отчетности. Как это обычно происходит на практике? Для проведения подобных трат и отражения их в бухгалтерском учете необходимо оформить ряд документов. Во-первых, приказом по предприятию устанавливается круг подотчетных лиц, т.е. лиц, которым могут быть выданы денежные средства на нужды предприятия. Это могут быть только штатные сотрудники предприятия. Для покупки необходимых товаров за наличный расчет на имя руководителя пишут служебную записку. Если руководитель сочтет траты необходимыми, на служебной записке он поставит резолюцию, например: "Бухгалтерии - выдать под отчет Николаеву Н. С. сумму 2000-00". На основании служебной записки бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. Кассир на основании этого документа выдает наличные денежные средства подотчетному лицу, но только в случае, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо отчиталось полностью. Купив необходимые товары и имея все необходимые документы, сопутствующие покупке, подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Бухгалтер проверяет правильность составления авансового отчета, приложенных к нему документов.

---

Если сотрудник был направлен в командировку, то в течение трех дней по возвращении из командировки сотрудник отчитывается за полученные под отчет денежные средства, составляя авансовый отчет и приложив к нему оправдательные документы. Остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу. На эту сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер, принимает деньги, квитанцию отдает сотруднику, как подтверждение того, что он ничего предприятию не должен. Возможна и такая ситуация, когда сотрудник компании вынужден тратить свои деньги на хозяйственные нужды или командировочные расходы. В этом случае, чтобы возместить понесенные расходы сотрудник предоставляет в бухгалтерию все подтверждающие документы и пишет служебную записку с просьбой компенсировать фактически понесенные расходы на основании приложенных документов. В рассматриваемой организации применяют именно указанный метод возмещения расходов сотрудника. Однако можно в данной ситуации использовать обычное заполнение авансового отчета.

Кассир все поступления и расходование денежных средств учитывает в кассовой книге (форма N КО-4) (Приложение 4), которая пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Так как учет ведется на компьютере, то отчет кассира не отличается от кассовой книги, разве что названием: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира". В последнем за каждый месяц вкладном листе кассовой книги, сформированном на компьютере, автоматически печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 "Касса". Счет 50 "Касса" - счет активный. Следовательно, увеличение денежных средств в кассе (поступление средств в кассу) отражается по дебету счета, уменьшение (выдача) - по кредиту счета. К счету 50 "Касса" открыты субсчета: 50/1 "Касса организации",50/3 "Денежные документы" . На субсчете 50/1 «Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. В кассе предприятия хранятся путевки, приобретенные для сотрудников организации. Эти денежные документы учитываются на счете 50/3 «Денежные документы» в сумме затрат на их приобретение. На поступление и выбытие денежных документов приходные и расходные ордера не оформляются. Это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной документации по учету кассовых операций.  Специальная форма для учета приема и выдачи путевок в законодательстве не предусмотрена, поэтому организация разработала ее самостоятельно, с сохранением обязательных реквизитов первичного документа. После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке документов. Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры. Кассовые операции по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета контролируются ведомостью № 1 и записываются в разных журналах-ордерах. Основанием для заполнения ведомости №1 и журнала-ордера №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в ведомости и в журнале-ордере должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

---

Рассмотрим основные операции по поступлению денежных средств в кассу предприятия ООО «МегаСтрой Тольятти», а также по их выбытию: (см. Таблица 1)

2. 3. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации ООО «МегаСтрой Тольятти» проводят инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их оценка, состояние и наличие. Инвентаризация денежных средств в кассе проводится раз в месяц. Перед проведением ревизии руководитель издает соответствующий приказ, в котором указывается состав ревизионной комиссии и сроки проведения ревизии. Такой приказ оформляется ежегодно, как правило, в начале года поскольку состав комиссий не может оставаться неизменным в течение длительного периода времени: кто-то из членов комиссий увольняется, кто-то уходит в декретный отпуск или на пенсию.

Конечно такие перемены могут произойти и в течение года. Тогда руководитель издает отдельный приказ об изменениях в персональном составе инвентаризационных комиссий. Согласно п. 2.4 Методических указаний инвентаризационная комиссия строго соблюдает организационные моменты проведения инвентаризации, а именно: ; 
- председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным; 

- перед началом проверки получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств
- получает расписки от материального ответственного лица о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. 

После этого комиссия приступает к непосредственной проверке фактического наличия имущества при инвентаризации путем обязательного подсчёта. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. При инвентаризации кассы проверке подвергаются: отчеты кассира, кассовая книга, расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера, журнал регистрации доверенностей, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал регистрации платежных ведомостей, журнал регистрации депонированных сумм, оправдательные документы к кассовым документам. оправдательные документы к кассовым документам.

---

При проверке кассовой книги необходимо комиссия обращает внимание на следующие требования:

- кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью;

- правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую.

Проверяя полноту и современность оприходования денежных средств, полученных расчётных счетов в банках, члены инвентаризационной комиссии применяют метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 "Касса", с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 "Расчетный счет". Эти суммы должны совпаать, также сравнивают соответствие записей в главной книге по счету 50 "Касса" и в оборотной ведомости (журнале-ордере N 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, корешкам чеков, отчетов кассира, выпискам банка, а при необходимости проверяют непосредственно в банке. Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но и по выпискам банка. Если на них имеются следы исправлений, подчисток, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сравнить записи в бухгалтерии с данными выписками. Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом обращают внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, нет ли на них следов исправлений и подчисток.

Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы члены инвентаризационной комиссии контролируют:

- своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы;

- правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

- установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;

- есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств.

При подсчёте фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе применяются к учету ценные бумаги, наличные деньги и денежные документы (марки государственной пошли, почтовые марки, путевки в дома отдыха, авиабилеты, вексельные марки и др.). Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, в котором проводится объяснение кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решение по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется, а двух экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акты передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица. Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе принимаются к учету и отражаются в составе внереализационных доходов

---