Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Правила оформления первичных документов при работе с наличными денежными средствами).pdf

Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе. Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не более 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, не оприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридических лиц - от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

1.2. Контроль за ведением кассовых операций.

Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. Проведение инвентаризации кассы направлено на проверку сохранности денежных средств и ценностей, находящихся в ней. При этом может обнаружиться расхождение фактического наличия денежных средств с их учетными данными. Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам. В ходе инвентаризации необходимо обратить внимание на правильность оформления кассовых документов; ведения кассовой книги; соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающими организацию учреждениями банков; применения контрольно-кассовой техники (ККТ). По каждому объекту ККТ должны быть в наличии документы, связанные с его приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, применением. При инвентаризации производится проверка фактического наличия в кассе денежных знаков, бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности. Результаты инвентаризации денежных средств в операционных кассах определяются путем сверки фактического наличия денежных средств, указанных в журналах кассира-операциониста, с данными учета по счету 50 "Касса", субсчет "Операционная касса". Результаты инвентаризации денежных средств, находящихся в основной кассе организации (в том числе иностранной валюты), определяются путем сверки фактического наличия денежных средств в кассе с учетными данными по счету 50 "Касса". Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка. Фактический остаток денежных документов сверяют с данными бухгалтерского учета в целях определения недостачи или излишка по каждому их виду. Для отражения результатов инвентаризации применяется акт инвентаризации наличных денежных средств. При выявлении излишков или недостачи ценностей в кассе материально ответственный работник (кассир) должен дать пояснения о причинах расхождения в акте ф. N ИНВ-15, в строке "Объяснение причин излишков или недостач".

---

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая инвентаризация возможна:

- по инициативе руководителя организации;

- по требованию налоговой инспекции.

Ревизию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего). В ходе инвентаризации кассы необходимо проконтролировать:

- есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

- правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

- установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;

- своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

Следует также проверить, заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов.

Глава 2. Организация учета и контроля за ведением кассовых операций на предприятии ООО «МегаСтрой Тольятти».

2.1. Экономическая характеристика и организация финансового учета.

На примере ООО «МегаСтрой Тольятти» рассмотрим каким образом на практике осуществляется учет денежных средств и контроль за ведением кассовых операции. Это предприятие создано в целях насыщения потребительского рынка товарами и услугами и осуществляет следующие виды деятельности:

- Строительство зданий и сооружений;

- Выполнение функций заказчика-застройщика и генерального подрядчика;

- Подготовка строительного участка;

- Разборка и снос зданий и расчистка строительных участков;

- Производство земляных работ;

- Монтаж зданий и сооружений из сборных конструкций;

- Устройство покрытий зданий и сооружений;

---

- Строительство дорог, аэродромов и спортивных сооружений;

- Монтаж инженерного оборудование зданий и сооружений;

- Консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления.

Уставный капитал составляет 10 000 (Десять тысяч) рублей. Уставный капитал оплачен полностью имуществом. Имущество составляет основные фонды, оборотные средства, а также иные материальные и нематериальные ценности и финансовые ресурсы. Учетная политика ООО «МегаСтрой Тольятти» призвана обеспечить:

- выполнение основополагающих принципов учета: полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости, рациональности;

- соблюдение общих требований к бухгалтерской отчетности: полноты, существенности, нейтральности, сравнимости, сопоставимости;

- достоверность отчетности – бухгалтерской, налоговой, управленческой, статистической;

- оперативность и гибкость реагирования системы бухгалтерского учета на изменения условий осуществления финансово-хозяйственной деятельности, в том числе обусловленных изменениями законодательных и нормативных актов.

Ведение бухгалтерского учета в организации и составление его бухгалтерской отчетности осуществляет бухгалтерская учетная служба, возглавляемая главным бухгалтером. Ведение кассовых операций в организации осуществляется автоматизированным способом. Бухгалтерия действует на основании Положения о бухгалтерии, которое определяет функции, обязанности, права и ответственности бухгалтерии. В целях ведения бухгалтерского учета бухгалтерия осуществляет обработку, сбор и группировку информации в виде свободных регистров аналитического и синтетического учета, внесение записей на счета бухгалтерского учета, и составление внутренней и внешней бухгалтерской и финансовой отчетности. Организация применяет унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ.

При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты. Право подписи первичных учетных документов, правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируются внутренними организационно – распорядительными документами организации. Бухгалтерская отчетность ООО «МегаСтрой Тольятти» составляется в порядке и в сроки, и другими нормативными актами Российской Федерации, регламентирующими ведение бухгалтерского учета и отчетности. Для целей составления отчетности организация признает финансовым годом период с 1 января по 31 декабря календарного года. Инвентаризация денежных средств в кассе, денежных документов производится один раз в месяц по состоянию на последнюю дату месяца. Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель организации. Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное и достоверное отражение хозяйственных операций и представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

---

2.2. Учет денежных средств в кассе предприятия.

Для осуществления наличных выплат и приема наличных денег на предприятии организована касса, расположенная в отдельном помещении, оборудованном сигнализацией, дверь кассы закрывается изнутри, а для хранения денежных средств выделен несгораемый металлический сейф, который по окончании работы кассы закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи хранятся в металлическом шкафу, а печать – кассира, согласно пункту 30 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», в котором указанно, что оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты запрещается, доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещен. Кроме того, следует отметить, что кассир не имеет права хранить личные деньги в сейфе предприятия. В случае проверки наличности и обнаружения излишков деньги приходуются в кассу предприятия и объяснения, почему и как личные деньги оказались в кассе, не принимаются. Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир.

На рассматриваемом предприятии обязанности ведения кассовых операций по письменному распоряжению руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером возложены на бухгалтера, которого под расписку ознакомили с Порядком ведения кассовых операций, после чего с ним был заключен договор с полной материальной ответственности. Договор составили в двух экземплярах:

- один экземпляр хранится у кассира;

- второй - в кадровой службе.

В соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причинённый учреждению, как в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязательствам. Наличные денежные средства в кассу предприятия поступают с расчетного счета, от подотчетных лиц, от заказчиков за оказанные услуги и используются для выплаты командировочных и хозяйственных расходов, заработной планы работникам предприятия и на другие цели.

В кассе предприятия хранятся наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим данное предприятие учреждение банка по согласованию с руководителем ООО «МегаСтройТольятти». Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие предоставило в учреждение банка, осуществляющее его рассчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". В рассматриваемой организации лимит был установлен как для предприятия, не имеющего денежной выручки, т.е. в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии), что составляет 5 000 рублей. Кассир организации строго следит за лимитом наличных денежных средств, потому что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1КоАП квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа

---

Все наличные денежные средства, превышающие лимит кассы, кассир сдает в банк по объявлению на взнос наличными (Приложение 8). Объявление на взнос наличными по форме по ОКУД 0402001 заполняет бухгалтер от руки в одном экземпляре. Исправления и помарки не допускаются! При заполнении объявления в качестве даты взноса наличных указывается фактическая дата представления денег в банк, источники поступления наличных денежных средств указываются в соответствующих графах, как в виде кода, так и прописью. На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списание денежных средств в кассе. Кассир, оформляя выдачу или прием денежных средств из кассы, использует в работе формы приходных (форма N КО-1) (Приложение 1) и расходных (форма N КО-2) (Приложение 2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением N88. Прием наличных денег кассир производит по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1). Приходный кассовый ордер в отношении наличия подписей считается правильно оформленным, соответственно, не вызывающими нареканий со стороны проверяющих, если содержит две росписи – главного бухгалтера и кассира. Также, при приеме денежных билетов и монет в платежки кассир предприятия обязательно руководствуется установленными ЦБ РФ Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;

- по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";

- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

- в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

У предприятия также возникает и необходимость получения денежных средств из банка. Получить деньги со своего расчетного счета предприятия. Можно, выписав денежный чек (Приложение 9). Чтобы иметь возможность выписать чек и, соответственно, получить наличные денежные средства, была предварительно получена в банке чековая книжка, выданная по письменному заявлению главного бухгалтера. Выписывая чек, кассир заполняет его строго в установленном порядке с указанием суммы, даты выдачи, наименование получателя, а также сведений о назначение полученных сумм. Чек подписывает глав. Бухгалтер и руководитель. Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается, чтобы избежать возможности возникновения злоупотреблений. Подписанный, но не заполненный чек, попав в недобросовестные руки, может привести к тому, что по данному чеку с расчётного счета злоумышленником будут сняты все денежные средства. Никакие поправки в тексте чека не допускаются, т.к. делают чек недействительным, поэтому бухгалтер заполняет чек очень внимательно и чернилами одного цвета. Одновременно с заполнением чека заполняются все реквизиты корешка чека. На полученную сумму в банке денежную наличность бухгалтер также выписывает приходный кассовый ордер за подписью главного бухгалтера и кассира регистрирует его в книге регистрации приходных и расходных кассовых документов.

---