Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Правила оформления первичных документов при работе с наличными денежными средствами).pdf

Введение

В процессе хозяйственной деятельности предприятия вступают во взаимоотношения друг с другом, кредитными учреждениями, финансовыми органами, органами социального страхования и обеспечения и другими физическими и юридическими лицами. Эти взаимоотношения возникают в связи с реализацией продукции, выдачей заработной платы, осуществлением различных финансовых операций и т.п. Каждая организация при этом является с одной стороны – поставщиком для ряда предприятий и, с другой стороны – покупателем для других.

Денежные средства обслуживают практически все аспекты инвестиционной, финансовой и операционной деятельности. Непрерывный процесс движения денежных средств во времени представляет собой денежный поток, который образно сравнивают с системой «финансового кровообращения», обеспечивающей жизнеспособность организации. От полноты и своевременности обеспечения процесса снабжения, производства и сбыта продукции денежными ресурсами зависят результаты основной деятельности предприятия, степень его финансовой устойчивости и платёжеспособности, конкурентные преимущества, необходимые для текущего и перспективного развития. Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в народном хозяйстве, в укрепления платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов. В условиях рыночной экономике любой бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что от успешности решения задачи правильной организации денежного обращения, контроля за кассовой и расчетной дисциплиной предприятия, во многом зависит его своевременность выплаты заработной платы персоналу, платежеспособность, платежей в бюджет, расчетов с различными кредиторами, и др.

Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

- проверка правильности оформления, законности документов;

- своевременное и полное отражение операций в учете;

- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;

- своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете;

- обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;

---

- изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Цель курсовой работы – проанализировать и изучить организацию учета наличных денежных средств на примере предприятия ООО «МегаСтрой Тольятти» для выявления возможных ошибок в учете и формирования предложений по совершенствованию системы учета денежных средств в организации.

Следовательно, задачами курсовой работы являются:

- изучить нормативные документы и учебную литературу по данной теме;

- изучить унифицированные формы документов и документальное оформление учета денежных средств в кассе;

- проанализировать организацию ведения учета денежных средств в кассе ООО «МегаСтрой Тольятти»;

- определить направления и пути совершенствования учета на предприятие ООО «МегаСтрой Тольятти».

Рассматриваемое предприятие ООО «МегаСтрой» утверждено в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», другими законодательными актами РФ. Является юридическим лицом по законодательству РФ и имеет в собственности имущество, учитываемое на самостоятельном балансе. Основными видами деятельности предприятия ООО «МегаСтрой Тольятти» является выполнение строительно-монтажных работ и ввод объектов в эксплуатацию. Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером, который назначен на должность руководителем предприятия и подчиняется непосредственно ему. В ООО «МегаСтрой Тольятти» применяется линейная структура организации аппарата бухгалтерии, при которой все работники данного подразделения подчиняются непосредственно главному руководителю. ООО «МегаСтрой Тольятти» применяет автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности.

Глава 1. Учет денежных средств в кассе.

1.1. Правила оформления первичных документов при работе с наличными денежными средствами.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, который утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Министерством финансов РФ. Так, Постановлением Госкомстата России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

---

- Приходный кассовый ордер (N КО-1); (Приложение 1)

- Расходный кассовый ордер (N КО-2); (Приложение 2)

- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3); (Приложение 3)

- Кассовая книга (N КО-4); (Приложение 4)

- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (N КО-5). (Приложение 5)

Предприятия, оформляя выдачу или прием денежных средств из кассы, должны обязательно использовать в работе именно формы приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров. В кассу организации наличные деньги поступают с текущего, расчётного, специального счетов в банках, от заказчиков и покупателей, при возврате ранее выданных подотчетных сумм и пр. Организация получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Чтобы иметь возможность выписать чек и, соответственно, получить наличные денежные средства в банке, необходимо предварительно получить в банке чековую книжку (Приложение 6), которая выдается по письменному заявлению соответствующего должностного лица организации. Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. Также приходный кассовый ордер подписывает кассир. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Например, подотчетное лицо сдает неиспользованную подотчетную сумму в кассу предприятия. Как ему доказать впоследствии, что деньги он действительно сдал, а не растратил? Таким подтверждением будет служить оторванная от самого приходного кассового ордера квитанция. Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежащим оформленным другим документам (платежными ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего расходный кассовый ордер) с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. Необходимо обратить внимание на то, что без подписи главного бухгалтера расчетные и денежные документы, кредитные и финансовые обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Также расходный кассовый ордер подписывает кассир и, конечно, лицо, получающее денежные суммы. Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У определен порядок расходования наличной выручки, поступившей в кассу организации или индивидуального предпринимателя. Индивидуальные предприниматели и юридические лица могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы на следующие цели:

---

- заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы;

- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;

- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Разовые выплаты (выдача под отчет аванса отдельному работнику, оплата поставщику и т.д.) обычно оформляются расходным кассовым ордером. Если на предприятии производится массовая выплата (например, заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию), то выдача может оформляться платежными (расчетно-платежными) ведомостями без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. В этом случае на титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу, кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и следит, чтобы получатель поставил дату и расписался. По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано"; составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N...".

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. При работе с кассовыми документами необходимо обращать внимание на то, чтобы приходный кассовый ордер и квитанции к ним, а также расходный кассовый ордер и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или вписаны на машине (пишущей, вычислительной). Предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. Важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов является также то, что при их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий помарки, подчистки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не применяется. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Необходимо учитывать, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не распространяется на приходный и расходный кассовый ордер. Эти документы считаются недействительными с любыми, даже оговоренными исправлениями. В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3). В зависимости от количества приходных и расходных кассовых ордеров журнал регистрации заводят на месяц, или квартал, или год. Период указывают на обложке под названием журнала. Аннулированные кассовые ордера следует хранить вместе с журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения кассовых документов. Ведение такого журнала обеспечивает выполнение мер дополнительного контроля за движением денежных средств. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

---

Все поступления и расходование денежных средств кассир учитывает в кассовой книге (N КО-4). В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций кассовая книга должна быть на предприятии только одна. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Чтобы сдать денежные средства в банк, необходимо заполнить объявление на взнос наличными (код формы документа по ОКУД 0402001) (Приложение 7), представляющее собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции (п. 2.4 Положения о Порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях). Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей. В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной. Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

---