Файл: «Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.».pdf

Преимущества проектного подхода:

• высокая гибкость;
• сокращение численности управленческого состава по сравнению с иерархическими структурами.

2.3. Основные принципы технологичной оптимизации

Можно выделить четыре основных принципа.

Принцип первый. У оптимизации должна быть основа. Его основа заключается в том, что перед проведением оптимизации, нужно чётко выделит бизнес-процессы. Нужно сначала определить ход протекающих процессов и зафиксировать их в виде моделей «как есть». Так как если не дастся описать происходящие в настоящее время процессы (к примеру, из-за высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (так это будет уже является не оптимизацией существующих, а созданием новых процессов).

Принцип второй. Оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявлять отдельные недостатки, объединять их в группы и оперативно устранять.

Принцип третий. Решения по оптимизации - неоднозначны. Большая вероятность того, что, устраняя не оптимальность по одному из критерию, мы рискуем ухудшить процесс по-другому. Нужно уметь находить такие последствия, оценивать преимущества и недостатки и делать правильный и обоснованный выбор.

Принцип четвертый. Следствием данной оптимизации процессов является усиление эксплуатации исполнителей, поэтому в этом случае неизбежно сопротивление персонала.

2.4. Условия и шаги проведения оптимизации

Из принципов, которые описаны выше можно выделить основные шаги проведения оптимизации в организации:

1) Прежде чем начинать работу по оптимизации, нужно сначала описать существующие на данный момент бизнес-процессы в организации такими какие они есть (создать модели). Их описания должны быть максимально чёткими, однозначными и затрагивать тот уровень, на котором ведётся работа сотрудников. Модели могут быть различными: как по отдельно выделенным, так и по группе взаимосвязанных бизнес-процессов. Несомненно, чем больше процессов в модели, тем правильнее и шире можно оценить их оптимальность.

2) При оценке оптимальности, в первую очередь нужно каждую часть бизнес-процесса отдельно при выполнении конкретным исполнителем (процедуру). При её оценке нужно проверять к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные и материалы исполнитель получает в итоге, как с ними поступает, в какой мере оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность процедуры.

3) Проанализировав все процедуры и определив её недостатки, нужно оценить, насколько оптимально происходит управление бизнес-процессом и группой процессов. Результатом оценки должны стать выявленные недостатки в процессе или их группе.

4) После необходимо разобрать предложения по исправлению найденных недостатков, перестроить модель процесса (как должно быть), учитывая предложения, пересмотреть действия исполнителей и их кандидатуры (при необходимости), и самое главное – улучшить средства труда. Улучшение заключается в усовершенствовании форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении процедуры.

5) На последнем завершающем шаге нужно провести оценку возможных ухудшений в следствии предлагаемых улучшений в остальных местах процесса, в том числе возможное сопротивление персонала.

3. Моделирование бизнес-процессов

3.1 Сущность и значение моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процесса [3] - процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций.

Сегодня на рынке информационных технологий представлено несколько специализированных программ, дающих возможность обследовать предприятие и построить модель. Выбор инструментов и методологии, с помощью которых проводиться моделирование, большого значения не имеет. Существуют стандартизированные и проверенные временем методологии и средства, с помощью которых можно обследовать организацию и построить модель. Их ключевым преимуществом является простота и доступность к овладению

Наиболее известной и распространенной методикой является методология структурного анализа SADT (Structured Analysis and Design Technique). На основе этой методологии был принят стандарт моделирования бизнес-процессов IDEF0 [4].

Основное достоинство идеи анализа бизнес-процессов организации посредством создания его модели является её универсальность. Первое, моделирование бизнес-процессов – это является ответом почти на все вопросы, касающиеся усовершенствования деятельности организации и повышения его конкурентоспособности. Второе, руководитель и руководство предприятия, внедрившие у себя определённую методологию, будут иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать предприятие и прогнозировать будущее этого предприятия.

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Есть несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес-процессов»:

1. моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов предприятия, позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность [5];
2. моделирование бизнес-процессов — это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;
3. моделирование бизнес-процессов — это средство позволяющее предвидеть и сократить риски, появляющиеся на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;
4. моделирование бизнес-процессов — это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента [5];
5. моделирование бизнес-процессов — это метод, позволяющий дать оценку стоимости каждого процесса, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в вместе;
6. моделирование бизнес-процессов — это всегда правильный способ обнаружения текущих проблем на предприятии и предугадывания их будущем.

Сегодня предприятия вынуждены постоянно заниматься совершенствованием своей деятельности. Для этого требуется заниматься разработкой новых технологий и приёмов ведения бизнеса, повышения качества результатов деятельности и внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности.

Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. [6].

Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности организации, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому процессу и всем бизнес-процессам организации вместе.

Решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимается по причинам, представленным на приложении 1.

Моделирование бизнес-процессов затрагивает много аспектов деятельности компании:

• изменение организационной структуры;
• оптимизацию функций подразделений и сотрудников;
• перераспределение прав и обязанностей руководящего состава;
• изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций;
• новые требования к автоматизации выполняемых процессов и т. д.

Основной целью моделирования является систематизация знаний о компании и её бизнес-процессах в графической форме, так как она более удобна для анализа, проведения аналитики и обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов, детали их выполнения и этапы документооборота.

Моделирование бизнес-процессов включает два этапа структурное и детальное.

Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose. Детальное моделирование выполняется на языке UML.

На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:

• существующая организационная структура;
• документы и иные сущности, используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;
• структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;
• диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.

Подготовленную модель необходимо согласовать с архитекторами и ведущими программистами, подтвердить, что структура бизнес-процессов понятна.

Детальное моделирование бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно показывать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.

Детальная модель бизнес-процесса должна включать:

• набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов «как есть»;
• диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;
• диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.

Модели должны быть согласованы с ведущими специалистами организации, обладающими необходимыми знаниями.

Если после построения моделей согласование не было достигнуто – в модель должны быть внесены необходимые уточнения и коррективы. Процесс итерации (согласование, внесение корректив и уточнений) должен повторяться до момента полного подтверждения, что модель понятна и однозначно представляет все детали бизнес-процессов.

3.2 Методика проведения моделирования бизнес-процессов

Под методологией создания модели бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Любая методология включает три основные составляющие:

• теоретическая база;
• описание шагов, необходимых для получения заданного результата;
• рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик [6].

Моделирование бизнес-процессов можно выполнять с применением разных подходов, методологий, нотаций и инструментов – всё зависит от требований к модели в конкретном случае. Требования в первую очередь определяются процессом создания системы автоматизации ы целом, в рамках которого проводится моделирование. Этот процесс определяет, каким образом будет строиться, уточняться и использоваться модель.

Обычно, система создаётся коллективом людей. Эти люди имеют разные специальности, опыт, привычки, образование, предпочтения и личностные качества. Модель бизнес-процессов строится для того, чтобы этот коллектив мог эффективно обмениваться знаниями совместно принимать решения в ходе создания системы. Модель является неким языком общения между сторонами, которые принимают участие в создании системы – заказчиками, архитекторами, экспертами т.д. Модель должна быть организована так, чтобы все стороны, воспринимающие моделируемую систему со своей точки зрения, могли эффективно вносит свой вклад в общее понимание предметной области.

Процесс создания автоматизированной системы часто оказывается итеративным, поэтому модель должна допускать последовательные уточнения. В идеале модель должна строиться таким образом, чтобы при ее детализации не изменялись ранее построенные более общие элементы модели, а только добавлялись бы новые [6].

Модель должна быть устойчива к изменениям предметной области. А это значит, что она должна быть организована так, чтоб при изменении предметной области изменился только минимальный и самый необходимый набор элементов модели. Больше того, модель сама должна быть инструментом реорганизации бизнес-процессов в рамках создания системы автоматизации.