Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Моделирование бизнес-процессов).pdf

Введение

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий.

Автоматизация предприятий традиционно начинается с внедрения системы бухгалтерского учета. Если раньше подобные проекты часто выполнялись собственными силами компаний, то сегодня они полностью перешли введение внешних разработчиков и интеграторов. Если ранее, внедрение средств комплексной автоматизации деятельности предприятия было уделом крупного бизнеса. То сегодня уже любой бизнес, в том числе малый и средний, все больше заинтересован во включении этого ПО как составной части в ERP-системы (Enterprise Resource Planning).

Системы автоматизации бухгалтерского учёта начали внедрять на предприятиях одними из первых среди всех информационных систем. Причина этого понятна – в процессе ведения учёта выполняется большое число рутинных операций, при ручной обработке документов практически постоянно нужно вносить в них одни и те же служебные данные. Ведение аналитического учёта с ростом числа документов резко усложняется, также велика вероятность "механической" ошибки, которую бухгалтер может допустить, заполняя документы или подсчитывая сводные показатели. Разумеется, двойная запись всех операций позволяет выявлять такие ошибки, однако не всегда бывает просто локализовать их и найти нужный документ, в который необходимо внести коррективы. Наконец, работа с большими объёмами документов требует значительных затрат человеческих ресурсов и рабочего времени, что вызывает соответствующе финансовые затраты, не имеющие прямого экономического эффекта. Эти и ряд других причин стимулировали достаточно бурное развитие систем автоматизации бухгалтерского учёта.

На сегодняшний день системы автоматизации бухучёта, как и многие другие продукты, используемые предприятиями, подразделяются на системы, являющиеся составной частью ERP-систем, и самостоятельные решения.

Одной из важных составляющих бухгалтерского учета является складской учет предприятия. На каждом предприятии, которое проводит товарные операции, ведется складской учет.

Склад – специальное помещение для хранения чего-нибудь; запасы товаров, материалов, сложенных в одном месте.

Складской учет включает в себя отслеживание прихода и расхода товаров на складе и перемещение товаров между складами и в магазины.

Поскольку склады работают с большими потоками товаров, учёт этих потоков требует немало усилий, рутинных операций. При помощи автоматизированных информационных систем работа бухгалтера по ведению складского учета может быть облегчена. Автоматизация складского учета призвана повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера по складскому учёту и улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок в процессе обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению информации и доступу к ней. На основе ранее введенных данных впоследствии можно получить информацию о товарах, имеющихся на складе, и провести анализ по какому-либо признаку.

Наименование темы разработки – "Складской учет".

Выбор темы (разработка регламента выполнения процесса "Складской учет") основывается на большом спросе в программные продукты, предназначенные для автоматизации учета товаров на складах и в магазинах.

Полное наименование программного продукта: "Учет+".

1 Глава. Построение бизнес-процессов «как есть».

1. Описание предметной области. Постановка задачи.

Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними.

Склад готовой продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для сторонних лиц заинтересованных в этом. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, приемка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

Затем склад готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Такое рассмотрение проводится с целью выявить недостатки существующей системы складского учета, а так же показать необходимость автоматизации склада.

Процедура принятия продукции на склад:

• продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;
• контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);
• осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;
• грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад, и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

• получатель товара подает накладную на отгрузку товара;
• контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;
• далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;
• затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;
• контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;
• далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;
• далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

• регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
• поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении (номер склада).
• формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, не нужно будет возится с кучей бумаг.

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;
• функциональная полнота системы; быстродействие;
• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Постановка задачи

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.мационный система моделирование управление

Под автоматизированной системой понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.

Структура конкретной автоматизированной системы для своей реализации предполагает наличие трех компонентов: комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники; системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения; системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной автоматизированной системы обеспечения управленческой деятельности.

Потребности проектировщиков баз данных в более удобных и мощных средствах моделирования предметной области вызвали к жизни направление семантических моделей данных. Притом, что любая развитая семантическая модель данных, как и реляционная модель, включает структурную, манипуляционную и целостную части, главным назначением семантических моделей является обеспечение возможности выражения семантики данных. Наиболее простым является составление ER-диаграммы. ER-диаграмма просто реализуется в реляционную модель: сущность становится таблицей, атрибуты - идентификаторами преобразуются в первичные ключи, а остальные атрибуты - в столбцы.

Бизнес-процессы - это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. При описании бизнес-процессов используются различные методологии и соответствующие нотации, такие как: IDEF0, IDEF3, DFD.

• 1. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Обобщая положение процессного подхода, можно определить цель бизнес- процессов как удовлетворение требований клиентов процесса, которых можно разделить на пять разных типов:

- первичные клиенты - те, которые получают первичный выход (результат);

- вторичные клиенты - те, которые находятся вне процесса и получают вторичные выходы (результаты);

- косвенные клиенты - те, которые не получают первичного выхода, но являются следующими в цепочке, поэтому более поздний по времени выход отображается на них;

- внешние клиенты - те, которые находятся за пределами торговой организации, но получают выход процесса, а именно: дистрибьюторы, агенты, розничные продавцы, другие организации;

- внешние клиенты - непосредственно потребители.

Таким образом, можно построить алгоритмы обособления бизнес-процесса с учетом того, что разные клиенты фактически порождают и определяют состав и типы бизнес – процесса торгового предприятия. Механизм построения нового бизнеса-процесса базируется на взаимодействии таких элементов: