Файл: Системы электронного управления документами (Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения).pdf

В «CompanyMedia» впервые реализованы техно­логические разработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникаци­онную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия. Более того, система автоматически доставляет информа­цию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точ­ке передачу документов контролируют и передаю­щая и принимающая стороны. Этот механизм го­раздо надежнее электронной почты.

Особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:

1) корпоративность - система может использо­ваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;

2) полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации и возможную не­зависимость (с точки зрения штатных расписа­ний) подразделений и филиалов организации;

3) высоконадежный механизм доставки инфор­мации - использованный в системе механизм пе­редачи документов и рассылки позволяет гаран­тировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также ра­боту системы в территориально-распределенном режиме;

4) сложные перекрестные связи документов - система позволяет устанавливать «цепочки» пе­рекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;

5) организация так называемого «сквозного документооборо­та» - система позволяет организовывать переда­чу и контроль документов внутри независимых ор­ганизаций холдинга, совмещая его с классичес­ким документооборотом.

Круг решаемых ключевых задач АС «CompanyMedia»:

· подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и че­рез «тонкий» клиент Internet Explorer - в соста­ве системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);

· прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутрен­них и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство»);

· планирование, подготовку и проведения засе­даний, а также контроль за исполнением при­нятых по их итогам решений (в составе систе­мы «CompanyMedia-Заседания»);

· подготовка договоров (в том числе и по шаб­лонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).

Кроме того, все системы «CompanyMedia» представляют:

· разграничение доступа к документам, базиру­ющееся на основе структуры организации;

· механизмы замещения при работе с докумен­тами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к доку­ментам, относящимся к определенным сот­рудникам, для других сотрудников организа­ции («замещающих»);

· возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;

· единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.

По данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с госу­дарственными стандартами в области делопроиз­водства и документационного обеспечения управ­ления. При разработке систем производились кон­сультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата ка­чества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление про­ектами и договорами», «Управление планировани­ем» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.

2.2.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой об­ласти.

Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

· подготовка и согласование документов;

· подготовка, и исполнение, и контроль поручений;

· обработка входящей и исходящей корреспон­денции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной об­работке (с возможностью сканирования и по­токового ввода документов, а также автомати­ческого преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмот­рению руководством и выдаче резолюции, оз­накомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

· разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта доку­мента, регистрация документа, экспедицион­ная обработка документа;

· управление прохождением внутренних доку­ментов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

· хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, подде­ржка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

· поддержка технологического документообо­рота по трем направлениям работы: а) веде­ние реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработ­ка событий по ним, в) взаимоотношения с кли­ентами, поставщиками и партнерами;

· поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между цент­ральным офисом организации и ее подчинен­ными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предостав­лен свой Рабочий «Кабинет» - персональный поч­товый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от стату­са. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм поч­товой базы не приспособлен для реализации по­добных функций.

Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001.

2.2.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»

Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, ти­ражирования и хранения документов или иных ин­формационных объектов, а также для автоматиза­ции основных процедур современного делопроиз­водства и организации документооборота. В сос­тав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­ти от методов организации процессов документо­оборота и создания рабочих мест пользователей.

По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

· централизованное хранение документов в электронном виде;

· формализацию процедур создания и обработ­ки документов;

· наличие case-подобного графического редак­тора для описания процессов движения доку­ментов и технологических операций на этапе работы с ними;

· единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Конт­роль реализован следующим образом: созда­ется специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз­накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас­сылается в адрес всех упомянутых в докумен­те контролеров, исполнителями соисполните­лей. Уведомления рассылаются по электрон­ной почте MS Outlook/Exchange.

Система «Optima Workflow» содержит инструмен­ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра­ботки, настраиваемые на специфику организа­ции, и не предлагает каких-либо стандартных про­цедур.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

2.2.4. Краткие характеристики системы « Documentum»

Данная система – это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе­мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.

Documentum обладает следующими возмож­ностями:

· масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возмож­ность подключения мобильных пользователей;

· рассылка уведомления и поручения происходит с по­мощью механизма электронной почты;

· поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавли­вает одну версию программного обеспечения, но может применять раз­личные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реа­лизована совместно с компанией «ПРОМТ»;

· сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);

· управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре­дакторов;

· управление мультимедиа-данными - извлече­ние информации из неструктурированных дан­ных, например, текста из изображения;

· печать с поддержкой цифровых водяных зна­ков и временных меток;

· потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стан­дарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее.

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких "редакциях", ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.