Файл: Системы электронного управления документами (Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения).pdf

Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

2.2.5. Краткие характеристики системы «Landocs»

Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автома­тизации процессов управления документами, до­кументооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про­филя и масштаба.

По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документо­оборота и делопроизводства.

Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществля­ется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог­раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва­риант (базовый набор CASE-моделей, специали­зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче­ние пользователей, разработчиков и специалис­тов группы поддержки).

Основные параметры системы:

1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

2) настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

· регистрацию входящих, внутренних и исходя­щих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраня­ет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;

· рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с по­мощью механизма электронной почты;

· хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);

· контроль за прохождением и исполнением до­кументов и поручений. Система «LanDocs» обес­печивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет воз­можность отслеживать движение каждого до­кумента по исполнителям. Контроль версий до­кумента осуществляется с помощью механиз­ма контрольных карточек. Все данные о заре­гистрированных документах и ходе их исполне­ния могут быть отпечатаны в виде отчетов;

· поиск документов с возможностью сохране­ния поисковых запросов, просмотр и редакти­рование документов;

· поддержку нескольких версий одного доку­мента;

· сканирование бумажных документов и рас­познавание текстов (OCR);

· интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати доку­ментов;

· «LanDocs» сохраняет документы, созданные раз­личными приложениями в виде файлов - текс­тов, таблиц, изображений, звука и так далее. При по­пытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - бло­кирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает тре­бования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);

· при включенной функции безопасности (пос­тавляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;

· организацию архивирования документов;

· регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;

· возможность доступа к информации через сеть Internet;

· интеграция с другими приложениями через OLE;

· система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.

Каждому пользователю системы «LanDocs» пре­доставляется три почтовых ящика:

1) входящий, в который помещаются все изве­щения и задания, ему адресованные;

2) исходящий, в котором содержится информа­ция об отправленных пользователем извеще­ниях и заданиях;

3) на контроле, в котором содержится информа­ция о заданиях, по которым сотрудник являет­ся контролером.

Таким образом, для работы в системе пользователь дол­жен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

2.2.6. Краткие характеристики системы «Дело»

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной дея­тельности, основанной на традиционных отечест­венных технологиях и закрепленных соответству­ющими стандартами, и документационного обес­печения управленческой деятельности государ­ственных организаций.

Функциональные возможности:

· отслеживание всех этапов делопроизвод­ственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процес­сам организаций и учреждений;

· единая регистрация всей поступающей кор­респонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о до­кументе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируют­ся как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновремен­но находиться в различных картотеках;

· регистрация проектов (с присвоением регист­рационного номера) как отдельной группы до­кументов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с воз­можностью копирования (переноса) данных;

· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

· направление резолюций и документов на ра­бочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

· пересылку отчетов исполнителей по докумен­ту ответственным исполнителям и/или авто­рам резолюций;

· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри орга­низации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об ис­полнении, согласование (визирование) доку­ментов;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учрежде­ний, организаций, резолюций и указаний руко­водства; проверка правильности и своевре­менности исполнения документов;

· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизво­дства, по различным признакам;

· выполнение поиска по совокупности реквизи­тов регистрационных карточек, а также резо­люций, с целью осуществления функций конт­роля исполнения документов, и резолюций, и ведения справочно-аналитической работы;

· ввод сведений об отправке исходящих доку­ментов адресатам с созданием реестров рас­сылки документов;

· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руковод­ству;

· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вслед­ствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией де­лопроизводства;

· хранение электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационны­ми карточками и резолюциями.

Система функционирует в локальной вычисли­тельной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

В качестве средства разработки (базы данных) БД использу­ется РСУБД, что усложняет доработку и адапта­цию системы.

Система обеспечивает поиск документов в ба­зе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован толь­ко в версии под MS SQL.

2.2.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

· автоматизировать регистрацию документов и заданий;

· обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

· осуществлять мгновенный поиск информации;

· контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

· проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

· организовать долговременное хранение документов организации;

· обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются:

· регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

· постановка документов на контроль;

· возможность создания параллельных и последовательных поручений, под поручений соисполнителям;

· возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

· разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

· протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

· подготовка и печать журналов и отчетов;

· рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

· возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

· доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

По данным, предоставленным разработчиками, АС «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие функциональные блоки:

· поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

· интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

· регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа, на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;

· контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

· возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; Генератор отчетов.

Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

3. Тенденции развития технологий управления документами