Файл: Автоматизация учета продаж на предприятии ЗАО «Лапкин.pdf

Проанализировав три системы в сводной таблице, можно сделать вывод, что 1С: CRM наиболее подходящая для данного предприятия, так как обладает большими возможностями по функционалу, дружелюбным интерфейсом, разовой оплатой.

3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

В существующем плане разработки и внедрения системы автоматизации выделяются несколько этапов, которые предполагают четкую последовательность действий так как следующий этап не может быть начат без предыдущего. Для рассматриваемого предприятия ЗАО «Лапкин» разработка стратегии и её реализация проекта будет выглядеть следующим образом:

• Пред проектный аудит;
• Выбор оптимального решения;
• Разработка технического задания.
• Разработка программного продукта;
• Тестирование;
• Сдача проекта.

Опишем каждый из этапов более подробно:

• Пред проектный аудит.

Фирма, которая занимается разработкой, вместе с заказчиком проводят исследование в тех отделах, где планируется внедрение системы автоматизации. Определяются с наличием функционала для более удобной работы.

• Выбор оптимального решения.

При выборе наиболее оптимального решения поднимается вопрос о стратегии автоматизации для определения объема работ, что на прямую влияет при выборе CRM-системы и её функциональных решений, которые в свою очередь будут отражаться на работе сотрудников и предприятия.

Разработка технического задания.

На данном этапе происходит составление технического задания, в котором подробно описываются требования клиента, во избежание недопонимания сторон

• Разработка программного продукта.

Подразумевает под собой написание кода или создание визуального интерфейса для пользователя, в соответствии с техническим заданием.

• Тестирование.

Предполагает отладку каких-либо сбоев при запуске или непосредственной работе в программе. В случае некорректной работы отправляется разработчику на доработку.

• Сдача проекта.

После успешного прохождения всех тестов, происходит демонстрация возможностей программы, описанных в техническом задании

При выборе стратегии автоматизации можно обратить внимание на приведенную ниже таблицу 7, в которой указаны 4 варианта стратегий: хаотичная, по участкам, по направлениям и полная.

Таблица 7

Варианты стратегий автоматизации

В данной работе для предприятия ЗАО «Лапкин» выбрана стратегия «по участкам» так как она является узко направленной, что позволяет более подробно сформулировать требования в техническом задании и сэкономить на «полной» стратегии автоматизации.

3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Возможно приобретение информационной системы следующими способами:

• Разработка программного продукта собственными силами или под заказ
• Покупка готового решения
• Покупка с возможностью доработки

Каждый из данных способов рассмотрим более подробно на предмет его применения.

Разработка программного продукта собственными силами позволяет контролировать полностью процесс, так как она ведется непосредственно на предприятии. Данная разработка не будет иметь аналогов^[5] и будет соответствовать пожеланиям сотрудников, а также экономит большую часть денежных средств и в дальнейшем упрощает доработку или корректировку программы.

Помимо плюсов есть и минусы данного способа. Из них можно отметить, что предприятие должно иметь собственного разработчика, который сможет провести анализ бизнес-процессов, разработать и внедрить систему. Поскольку в данном случае автоматизируется один отдел, имеющимся работникам не составит особого труда внедрить систему.

Покупка готового решения ускоряет процесс автоматизации на предприятии, но за счет того, что типовые решения должны решать различные вопросы, это усложняет процесс работы из-за лишнего функционала^[6], в связи с этим негативно влияет на работу всего предприятия. Кроме этого, есть вероятность, что покупка готового решения не подойдет по требованиям интерфейса или функционала.

При покупке готового решения с возможностью доработки нужно учитывать, что готовая система будет иметь излишний функционал, в связи с этим затруднит разработку или доработку программы, а также непосредственную работу сотрудников предприятия. Следует обдумать, что за данный способ придется заплатить сначала за готовое решение, а потом разработку или доработку. Этот способ имеет быть, если система полностью подходит и требуется небольшая доработка.

Исходя из выше изложенного можно сделать вывод, что выбранную систему целесообразно разрабатывать с нуля, так как в штате присутствует технический отдел, который будет полностью заниматься разработкой и внедрением системы.

4. Обоснование проектных решений

4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации (единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков), циркулирующей в организации, а также методология построения баз данных

Информационное обеспечение включает в себя

• Система классификации и кодирования информации
• Унифицированная система документации
• Схемы информационных потоков
• Методы и принципы построения, состав и содержание баз данных

Они могут быть представлены как в виде входных, так и выходных документов.

Существует два вида информационного обеспечения внемашинное и внутримашинное

• Внемашинное – это то что воспринимается человеком без каких-либо технических устройств.
• Внутримашинное – предоставление данных на различных устройствах в виде организованных файлов

Более наглядно структуру информационного обеспечения, можно рассмотреть на Рис.7.

Рис.7.Структура информационного обеспечения

Рассмотрим каждый блок по отдельности

• Классификация – это система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком.
• Кодирование – замена названия объекта условным обозначением в целях обеспечения удобной и более эффективной обработки информации.
• Нормативно-Справочная информация – содержит в себе положения, требования, а также законодательные акты, указы и законы, служащие для урегулирования различных вопросов возникающих в процессе деятельности предприятия.
• Система документации – это совокупность документов, связанных по общим признакам происхождения для обеспечения процессов управления предприятием.
• Структурирование данные – это определенный способ хранения информации с удобным способом доступа к ней.

Для того чтобы упростить поиск и ускорить процесс обработки, данные необходимо задавать определенным способом, то есть они должны быть одинаковой длины, иметь определенное место среди остальной информации или какой-либо другой критерий отбора.

• База данных –взаимосвязанных структурированных данных, содержащая сведения о различных сущностях некоторой предметной области (объектах, процессах, событиях, явлениях).
• Входная информация - подразумевает под собой непосредственный ввод информации пользователем в базу данных, заполняя соответствующие поля, предназначенные для структуризации.

Для разрабатываемого программного продукта входной будет служить следующая информация:

• Информация о сотрудниках и клиентах
• Информация о проданных игрушках (количество, цена);
• Информация об игрушках (цвет, габариты).
• Выходная информация – это конечный результат, полученный после обработки человеком или устройством.

Экранная форма - это окно, являющееся частью интерфейса, созданное для упрощения работы человека с программой. При наличии удобного интерфейса, работа в программе становится проще, быстрее и приятнее.

Исходя из вышеизложенного, преимуществом внутримашинного информационного обеспечения будет:

• Хранение информации (уменьшиться бумажный работы, расходных материалов и занимаемого пространства на предприятии);
• Быстрого доступа к данным (при больших объемах бумажной работы, очень много теряется документов, что в свою очередь усложняет их поиск);
• Использование отборов;
• Сохранности данных;
• Увеличение скорости работы сотрудников.

4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) – это совокупность всех программ, способствующих облегчить выполнение определенных задач при взаимодействии с персональным компьютером.

Программное обеспечение разделяется на три вида: системное, прикладное, инструментальное.

К системным программам относятся операционные системы, программы-оболочки(файловые-менеджеры), драйверы, утилиты, антивирусные программы.

Прикладные программы включают в себя разнообразные приложения общего назначения (текстовые редакторы, графические редакторы, электронные таблицы, мультимедийные проигрыватели, редакторы презентаций, системы управления базами данных), приложения специально назначения (бухгалтерские программы, издательские системы, программы компьютерного моделирования, геоинформационные системы), обучающие программы и игры.

Инструментальное программное обеспечение содержит системы программирования и программные комплексы для создания информационных систем.

Для разрабатываемого программного приложения характерны следующие требования к операционной системе, которые приведены в таблице 8.

Таблица 8

Требования программного обеспечения