Файл: Автоматизация учета продаж на предприятии ЗАО «Лапкин.pdf

ВВЕДЕНИЕ

На рынке существует множество фирм продающие товар разного качества, разной ценовой политики, а также с разной скоростью, что влияет в свою очередь на работоспособность предприятия. В современном мире при большой конкуренции нужны серьезные меры для продвижения фирмы на рынке, одной из таких может быть автоматизированная система. Она позволит отслеживать процессы работы, оперировать ценой, сократить количество ошибок, возникающих при работе и повысить безопасность данных.

При внедрении автоматизированной системы нужно учитывать плюсы и минусы так как это будет влиять на дальнейшую работу предприятия.

К плюсам автоматизированной системы можно отнести:

• Производительность работы сотрудников
• Удобный поиск информации по критериям отбора
• Уменьшение объема хранения лишних документов на предприятии
• Повышение уровня безопасности хранимой информации
• Повышение прибыли за счет скорости работ и количества обрабатываемых клиентов.

Помимо плюсов к сожалению, существуют и минусы:

• Затраты на приобретение, разработку, сопровождение.
• Обучение сотрудников
• При краже объем информации может достигать ~70% в зависимости от работоспособности базы

Предмет исследования - бизнес-процессы отдела продаж на предприятия ЗАО «Лапкин».

Целью данной работы является разработка программного продукта автоматизации для учета продаж мягких игрушек, которая отвечает следующим требованиям:

• обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации;
• поиск данных запросам пользователя;
• результаты работы базы данных отражены в отчетных формах;
• организация ведения учета продаж товаров.

Задачи исследования:

• описание предметной области и выявление недостатков существующей информационной системы.
• разработку поставленной задачи;
• обоснование выбора основных проектных решений;
• разработку всех видов подсистем;
• обоснование экономической эффективности проекта.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия ЗАО «Лапкин»

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

ЗАО «Лапкин» - производитель мягких игрушек для детей и взрослых. Предприятие изготавливает игрушки в Московской области. Игрушки изготавливаться исключительно из натуральных материалов, которые не вызывают аллергическую реакцию. В ЗАО «Лапкин» можно сделать заказ на пошив игрушек по собственному дизайну или шаблону, созданному специалистами предприятия. Помимо пошива, также существует услуга вышивки логотипа на изделиях.

Для повышения числа клиентов и прибыли, предприятие осуществляет работу с юридическими лицами и физическими.

В таблице 1 приведены основные технико-экономические показатели работы предприятия ЗАО «Лапкин».

Таблица 1

Технико-экономические показатели деятельности ЗАО «Лапкин»

1.2. Организационная структура управления предприятием

Предприятие ЗАО «Лапкин», имеет линейную организационную структуру управления с вертикальным и горизонтальным подчинением.

Штат предприятия ЗАО «Лапкин» состоит из 21 человека, из которых 6 человек относятся к аппарату управления, 2- работника склада и 13 человек-специалисты высшей категории. К внештатным сотрудникам относятся- курьеры (2-4 человека) привлекаемые по требованию. Более подробно ознакомиться с организационной структурой управления можно на рис.1.

Рис. 1. Организационная структура управления предприятием

Все сотрудники предприятия имеют свои должностные обязанности, согласно штатному расписанию (Приложение 1) которые прописаны в должностных инструкциях. Краткая характеристика обязанностей и полномочий сотрудников представлена ниже:

• Директор – это непосредственный руководитель предприятия, выбранный членами данной организации или назначенный вышестоящей организацией. Основной обязанностью директора является - соблюдение всех законодательных документов Российской Федерации. Директор имеет право оформлять документы от лица организации, имеет право подписи всех документов, в том числе и бухгалтерских, несет ответственность перед акционерами. Может назначать, перемещать и увольнять сотрудников своего предприятия. Является единоличным руководителем организации. Представляет организацию за рубежом и на территории Российской Федерации;
• Заместитель директора – является вторым лицом в организации. Занимается исполнением всех поручений руководителя. На время отсутствия директора исполняет все его обязанности и несет ответственность. Имеет право подписи. Курирует направление деятельности компании на рынке мягкой игрушки.

В административный отдел входит отдел кадров и бухгалтерии. 

• Отдел кадров – это самостоятельное подразделение занимающаяся набором, увольнением, повышением квалификации, обучением, переводами, оформлением всех приказов и документов по персоналу от лица организации. Имеющие право формировать, хранить, вносить изменения в кадровое делопроизводство, на основании соблюдения всех законодательных и нормативных актов по персоналу.
• Отдел бухгалтерии – занимается ведением учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и расчетом заработной платы сотрудников.
• Производственный отдел – занимается изготовлением игрушек и передачей их на склад
• Технический отдел – устанавливают программное обеспечение и настраивают технику.

В отдел маркетинга входят отделы закупок, продаж и склада

• Отдел закупок – закупает материал для изготовления игрушек.
• Отдел продаж – дает консультацию по товару и оформляет заказ.
• Склад – принимает изготовленную продукцию с производственного отдела и доводит её до конечного пользователя.

1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Техническая архитектура ЗАО «Лапкин» представляет собой совокупность следующих технических средств: 2 сервера, 21 персональный компьютер, 5 многофункциональных устройств, 7 маршрутизаторов.

Наглядно техническая архитектура информационной системы ЗАО «Лапкин» представлена ниже (Рис.2).

Рис. 2. Схема локальной сети

Подробное описание технических средств, находящихся в материальном обеспечении ЗАО «Лапкин» можно увидеть в таблице 2.

Таблица 2

Перечень технического оборудования

Кроме схемы локальной сети, можем посмотреть на состав программной архитектуры (Рис.3).

Рис.3. Программная архитектура

Таблица 3

Перечень программного обеспечения

2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Деятельность компании заключается в изготовление мягких игрушек. На Рис.4. представлена контекстная диаграмма деятельности организации.

Рис.4. Контекстная диаграмма деятельности

Ниже представлена диаграмма декомпозиции (Рис.5), она отражает общую концепцию деятельности организации ^[1]и протекающих в ней бизнес-процессов.

Рис.5. Деятельность организации

На основании изложенного выше материала можно сделать акцент на четырех классах это те процессы, которые протекают в компании:

1. Работа с клиентами;
2. Согласование заказа;
3. Регистрация заказа;
4. Выдача заказа.

Процессы, представленные выше могут состоять из любого количества процессов. ^[2]Дадим более подробную характеристику каждому классу.

Работа с клиентами.

Одна из основных деятельностей работы с клиентами состоит в формировании заказов в соответствии с желаниями и требованиями клиентов. Также предоставляем консультативные услуги при формировании заказов. Этим занимается отдел продаж.

Согласование заказа

На этом этапе идут закупки материалов, определение цены и формирование статистики.
Регистрация заказа.

Это процесс, при котором идет непосредственное выполнение заказа. Это может быть индивидуальное исполнение игрушки по собственному дизайну или пошив игрушки из каталога по шаблонам. А также возможность нанесения собственной эмблемы на уже ранее созданные игрушки. Данным процессом занимается производственный отдел.
Выдача заказа

В этом процессе происходит оплата товара в отделе бухгалтерии и выдача товара со склада.

2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Описанные выше бизнес-процессы показали ряд следующих проблем:

• «Не идеальность»- это проблема в самих процессах приема, обработки и передачи заявки. А также путь согласования результатов и их исполнения, который идет через менеджера, что увеличивает срок работы с заявками и количество человеческих ошибок.^[3]
• Сложность в объективной оценки, зависящей от эффективности работы менеджеров по работе с клиентами.
• Сложность в непосредственном контроле в работе менеджеров по работе с клиентами и директором организации. Снижение времени обработки заявок от клиентов в сравнении с общим числом запросов;
• Ошибки «человеческого фактора», связанные с обработкой заявок от постоянных клиентов на фоне увеличения общей загруженности сотрудника (менеджера);
• При задержках и\или некачественном исполнении заявок увеличение штрафных санкций;
• Проблемы анализа и мониторинга при оценке эффективности исполнения заявок;
• Трудность в выявлении лиц, виновных в некачественном исполнении заявок.