Файл: Системы автоматизации управления документооборотом.pdf

Введение

Электронный документооборот (ЭДО) – это подход, при котором документы от момента создания до выполнения или сдачи в архив хранятся и редактируются в электронном виде. Программы или программные комплексы, которые обеспечивают ведение ЭДО на предприятии, называют системами автоматизации документооборота (СЭД). Эти решения позволяют работать в том числе с юридически значимыми документами за счет использования электронной цифровой подписи.

Автоматизация управления документооборотом незаменима на предприятиях с разветвленной структурой, где руководству нужны дополнительные средства централизованного контроля. В крупных и средних организациях с большим документооборотом переход на ЭДО – иногда единственный способ взять под контроль «бумажный хаос», в котором легко теряются не только задачи, но и клиенты.

Цели автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота позволяет внедрить современные методы работы с документами. Кроме того, она:

• Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).
• Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.
• Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой – посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).

Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии:

• сократить количество проведения рутинных операций и минимизировать объем ручного труда;
• уменьшить, а впоследствии и полностью прекратить использование бумажных носителей данных;
• создать единый массив электронных файлов, включающий в себя все акты, контракты, справки, которые только может создать, получить или передать фирма;
• адаптировать предложенные программами алгоритмы прохождения документов к текущим нормам, потребностям и особенностям предприятия;
• поддержать и улучшить уже действующие административные процессы;
• ускорить доведение распоряжений от начальника до подчиненного и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельно взятыми сотрудниками;
• реализовать внешние трансферы служебных файлов с сохранением высокого уровня общей безопасности;
• унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
• запланировать графики персонала (для эффективного распределения времени) и чутко контролировать исполнение должностных инструкций и обязательств.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Их классификация условная, но по функционалу, преследуемым целям и предоставляемым возможностям их разделяют на 4 группы. Рассмотрим каждую.

Системы делопроизводства

Ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и обладают вертикальной структурой управления. При этом юрлица могут быть какой угодно ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.

Программы этого класса унифицированы и призваны:

• упорядочивать работу со входящими/исходящими/внутренними файлами;
• максимально быстро обслуживать обращающихся клиентов;
• оптимизировать перемещение актов, справок, приказов в рамках одного структурного подразделения и между филиалами;
• создать и поддерживать хранилище, из которого можно будет в любой момент затребовать нужный контракт или выписку.

Электронные архивы (ЭА)

Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, причем с опциями быстрого поиска файлов по мере надобности и с разграничением уровней допуска и прав доступа.

Актуальны в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и изменения или по каким-то другим параметрам.

В зависимости от набора функций, помогают:

• быстро находить необходимую внутреннюю информацию;
• эффективно управлять имеющимся в распоряжении контентом;
• вводить и изменять данные;
• постепенно оцифровывать бумажные носители;
• устранить вероятность потери и минимизировать риски порчи файлов.

Workflow-системы

По сути вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или визирование приказа подписью), а целые процессы (допустим, создание и утверждение инвентаризационной ведомости).

Каждая совокупность действий – поток – четко структурирована: продуманы все возможные варианты. В результате даже тот человек, который впервые запускает программу, интуитивно понимает, как открыть файл, внести в него изменения, отправить на проверку. Допустить ошибки при заполнении практически невозможно, ведь неправильно составленная форма просто не пойдет дальше, случайно сорвать сроки не грозит, ведь предусмотрены напоминания. Руководитель получает уведомления о несоответствиях графику и о других проблемах – есть все инструменты для гибкого и эффективного контроля.

Согласно статистике, workflow-решения наиболее актуальны для компаний с массовым обменом документами при высокой степени формализации процессов. Да, такие продукты сравнительно сложно и долго интегрировать и придется отдельно подумать об архивации, но все эти минусы они перебивают важнейшим плюсом – высоким уровнем оптимизации.

ECM-системы

Максимально гибкие, так как дают возможность работать как со структурированным, так и с некаталогизированным контентом. При этом позволяют настраивать права доступа, собирать, редактировать, перенаправлять и хранить файлы, то есть делают все то же, что и решения из уже рассмотренных категорий, но не только.

Также они управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на workflow-потоки, оставляют возможность чутко контролировать веб-содержимое, задания и поручения.

Современная функциональность СЭД

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

• общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;
• кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);
• архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);
• коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);
• управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователяx которых такой функционал не особо востребован.

Заключение

Главные особенности автоматизации документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей. Используя ПО, не придется переживать о том, что секретная папка с важным проектом потеряется, что в нее заглянет инсайдер конкурента (или даже скопирует оттуда несколько схем). Не нужно будет тратить нервы в ожидании, пока акт двухлетней давности найдут в архиве, да даже отводить помещение под хранилище и то не понадобится. Не придется задумываться о том, сколько копий распоряжения гуляет по предприятию и кто с ними ознакомлен – каждая будет как на ладони. Да и согласование всех решений ускорится.