Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 103
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Документооборот является основой любой системы делопроизводства, т.е. процесса организации работы с документами, их создания, регистрации, контроля, продвижения, систематизации и хранения.
Любой документ должен быть зарегистрирован и обработан. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу - совокупности документов, относящихся к определенному вопросу.
По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
Таким образом, организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций. Так выглядят принципы традиционного документооборота.
Электронный документооборот также проявляется в виде единого механизма движения документов, которые созданы с использованием компьютерных средств и, как правило, подписаны электронной цифровой подписью. При этом обрабатываются документы также с использованием электронных носителей.
Основные принципы электронного документооборота:
- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;
- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;
- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
- единая или согласованная, распределенная база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;
- развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.
3.2.Преимущества электронного документооборота
1. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.
2. Инструментарий, входящий в СЭД, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.
3. Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
4. Простота внесения изменений в документ.
5. Возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные.
6. Возможность использовать заранее заготовленные формы.
7. Более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов.
8. Экономия бумаги.
9. Компактность архивов.
10. Простота контроля информационных потоков.
11. Высокая скорость поиска и извлечения информации.
12. Возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Внедрение СЭД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:
- прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
- высокую скорость получения аналитических справок и отчетов;
- укрепление исполнительской дисциплины;
- снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
- уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами;
- прозрачность бизнес-процессов, контроль над получением, исполнением и созданием документов осуществляется значительно проще и быстрее, благодаря этому руководство в любой момент может отслеживать бизнес-процессы организации;
- повышение исполнительской дисциплины. Согласно статистическим данным, значительная доля поручений не выполняется сотрудниками. СЭД позволяет руководителям осуществлять контроль за рабочими процессами, скоростью и качеством выполнения, а главное, за результатом работы;
- сокращение времени на обработку и исполнение документов. С помощью электронного документооборота обеспечивается более быстрый поиск, создание, обработка и рассылка документов;
- с помощью СЭД оптимизируется схема обучения новых сотрудников, а также внедрения новых процессов в компании. Введение в работу новых положений и инструкций с использованием электронного документооборота происходит намного быстрее, чем отдельное информирование каждого сотрудника и его ознакомление с бумажными документами;
- повышение уровня корпоративной культуры. СЭД создает единое информационное пространство, в котором задействованы все или большинство структур компании. Это, в свою очередь, создает возможность вовлекать в корпоративные процессы практически каждого сотрудника;
- при переходе компании на электронный документооборот решается проблема с адаптацией под изменения на рынке международных стандартов. В случае появления таковых организация, которая использует СЭД, может оперативно внести изменения под новый шаблон, повысив тем самым уровень своей конкурентоспособности на рынке;
- повышение уровня конфиденциальности информации. У каждого сотрудника имеется та степень доступа и управления документами компании, которая соответствует его полномочиями. Каждое действие протоколируется в компьютерной системе, а это означает, что в любой момент есть возможность посмотреть, кто из сотрудников вносил изменения в данные, работал с ними.
Сегодня эффективность работы предприятия зависит от скорости обработки документов, распределения информации между подразделениями организационной структуры и контрагентами, от надежности всей информационной составляющей. Возникает необходимость усовершенствования системы документооборота с помощью его автоматизации.
Обычно саму автоматизацию условно разделяют на две части: непосредственно процесс и отчет, т.е. контроль за работой готового продукта.
Если стоит задача не только внедрить электронный документооборот, но и преобразовать бизнес-процессы, то техническое задание необходимо формулировать вместе с менеджерами, которые ответственны за эти процессы. Только в случае привлечения их к работе получится создать успешную версию электронного документооборота.
4. Бухгалтерская документация
4.1.Кассовая книга
Кассовая книга (ф. 0504514) применяется для учета движения наличных денежных средств в рублях и иностранной валюте, а также денежных документов. При этом поступление и выбытие наличной иностранной валюты (по видам валют) и денежных документов ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514).
Листы Кассовой книги (ф. 0504514), содержащие данные о движении денежных документов, должны содержать штамп (отметку) "Фондовый".
Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют) и по денежным документам раздельно. В листах Кассовой книги (ф. 0504514), содержащих данные о движении денежных документов, строки "в том числе на заработную плату" и "Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня" не заполняются.
Записи в Кассовую книгу (ф. 0504514) осуществляются по каждому кассовому приходному и расходному ордеру (фондовому приходному и фондовому расходному ордеру), оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги, денежные документы (полное оприходование в кассу наличных денег).
Записи в Кассовую книгу (ф. 0504514), формируемую в виде электронного документа (далее - электронная Кассовая книга), осуществляются в момент подписания кассиром ЭЦП каждого приходного кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копии приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, содержащего собственноручные подписи. В последнем случае лицом, ответственным за соответствие скан-копии подлиннику кассового ордера, содержащего собственноручные подписи, является кассир.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, сформированному в электронном виде, подписывается ЭЦП главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром.
Формирование электронной Кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие дни, в которые кассовые операции не проводились.
Записи в Кассовой книге (ф.0504514), сформированной на бумажном носителе или в электронном виде, сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером, иным лицом, на которое возложено ведение бюджетного (бухгалтерского) учета организаций бюджетной сферы, и в случае отсутствия несоответствий подписываются на бумажном носителе собственноручно, в электронном виде - ЭЦП.
Кассовая книга (ф. 0504514), сформированная на бумажном носителе (копия электронной Кассовой книги на бумажном носителе), должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. Ведение Кассовой книги (ф. 0504514) на бумажном носителе ручным, автоматизированным способом осуществляется в порядке, установленном Банком России для ведения кассовых операций в Российской Федерации.
С листом Кассовой книги (ф. 0504514) (копией электронной Кассовой книги на бумажном носителе), оформленным за соответствующий рабочий день, кассиром прошиваются кассовые документы, содержащие собственноручные подписи.
4.2.Авансовый отчет
Авансовый отчет (ф. 0504505) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами, при условии оформления на бумажном носителе. Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне Авансового отчета (ф. 0504505) и заполняет графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Авансовый отчет (ф. 0504505) утверждаются руководителем учреждения или лицом им уполномоченным.
На оборотной стороне Авансового отчета (ф. 0504505) графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражаются с указанием даты их получения.
4.3.Оборотная ведомость
Оборотная ведомость (ф. 0504036) составляется, при необходимости, в стоимостном выражении по синтетическому счету плана счетов бухгалтерского учета в разрезе счетов аналитического учета финансовых активов и обязательств и предназначена для обобщения данных по счетам учета, а также для контроля за соответствием данных бухгалтерского учета по счетам учета и Главной книги (ф. 0504072).
Оборотная ведомость (ф. 0504036) открывается путем переноса остатков по счетам бухгалтерского учета на начало периода и отражает движение средств за месяц с выведением остатков на конец периода.
4.4.Требование-накладная
Требование-накладная (ф. 0504204) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или ответственными лицами.
Требование-накладную (ф. 0504204) составляет ответственное лицо структурного подразделения-отправителя, передающего материальные ценности подразделению-получателю (например: со склада на склад; со склада в структурное подразделение и других случаях) или другому ответственному лицу, в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй - для их принятия.
Утратил силу с 27 сентября 2020 г. - Приказ Минфина России от 15 июня 2020 г. N 103Н
Информация об изменениях:
Требование-накладную (ф. 0504204) подписывают ответственные лица и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов (материальных ценностей).
4.5.Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону
Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205) (далее - Накладная (ф. 0504205) применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям)-получателям, организациям, в том числе с привлечением организаций, осуществляющих перевозку, на основании договоров (контрактов) и других документов.