Файл: Отчет по производственной практике пм. 01.docx

2.5.Потоки документации

Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
«Входящие» обрабатываются по стандартной схеме: их можно регистрировать, рассматривать, исполнять. Работа с документацией полностью соответствует как актуальным требованиям Государственных стандартов, так и российским традициям делопроизводства.

«Исходящие» предусмотрено как самостоятельное создание, так и формирование в ответ на входящие документы. Схема работы включает в себя присвоение уникального регистрационного номера, после того как элемент был согласован и утвержден. Если документ был создан как ответ на входящий, последний автоматически помечается как «Отправлен ответ». Программа самостоятельно формирует цепочки связанных друг с другом элементов

«Внутренние» к этой категории относится официальная организационная, распорядительная, справочная и информационная документация. Это могут быть, например, приказы, служебные записки, бумаги, связанные с кадровым делопроизводством, и т.д. Такой документации регистрационный номер присваивается ответственным сотрудником после того, как она была согласована и утверждена
Документы, поступающие в организацию, проходят:

1. первичную обработку;

2. предварительное рассмотрение;

3. регистрацию;

4. рассмотрение руководством;

5. передачу на исполнение
Письма:

• 
  Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:
  
• 
  наименование образовательного учреждения,
  
• 
  дату,
  
• 
  ссылку на индекс и дату входящего документа,
  
• 
  адресат,
  
• 
  резолюцию руководства,
  
• 
  заголовок к тексту,
  
• 
  текст,
  
• 
  отметку о наличии приложения,
  
• 
  подпись,
  
• 
  отметку об исполнителе
  

Телефонограмма:

• 
  Телефонограмма включает следующие реквизиты:
  
• 
  дата,
  
• 
  текст,
  
• 
  подпись,
  
• 
  фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.
  

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается
Приказ:

• 
  правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности
  
• 
  вступает в силу с момента его подписания руководителем
  
• 
  реквизиты:
  
• 
  название вида документа,
  
• 
  дату, номер приказа,
  
• 
  место издания,
  
• 
  заголовок,
  
• 
  текст, подпись,
  
• 
  визы,
  
• 
  согласование
  

---

«Верно»/ «Копия верна»

• 
  При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
  
• 
  Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации
  

Документы для отдела кадров и бухгалтерии:

• 
  Перечень документов, необходимых для кадрового делопроизводства, движения и учета кадров и требуемых органами надзора и контроля при проведении проверок соблюдения трудового законодательства РФ
  
• 
  Для отдела кадров:
  
• 
  Устав (положение) организации.
  
• 
  Штатное расписание или положение об оплате труда.
  
• 
  Коллективный договор.
  
• 
  Правила внутреннего трудового распорядка.
  
• 
  Положение о премировании или дисциплинарный устав.
  
• 
  График отпусков.
  
• 
  Приказы (кадровые, производственные).
  

Трудовые договоры (контракты), гражданско-правовые договоры (договоры подряда, договоры о возмездном оказании услуг и т.д.).

• 
  Книга учета движения трудовых книжек.
  
• 
  Трудовые книжки.
  
• 
  Личные карточки формы Т-2.
  
• 
  Для бухгалтерии
  
• 
  Договоры о материальной ответственности.
  
• 
  Ведомости по заработной плате.
  
• 
  Табели учета рабочего времени.
  
• 
  Листки временной нетрудоспособности.
  
• 
  Личные дела (материалы расследования) на работников (сотрудников), получивших увечье или профзаболевание.
  
• 
  Образец расчета выплат по возмещению вреда здоровью (профзаболеванию).
  
• 
  Справка об имеющейся задолженности по выплате заработной платы и других выплат или об ее отсутствии (в нее включаются данные о выплате зарплаты, расчете с уволенными работниками, оплате отпускных, "больничных", "декретных", о выплате выходных пособий и других сумм при увольнении по сокращению численности или штата, о выплате компенсаций за неиспользованный отпуск и др.).
  

2.6. Управленческая документация

 Управление документами представляет собой совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Управление документами в организации включает в себя:

- интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности;

- распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

---

- установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;

- принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

- проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

- предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов.

Под управлением понимается разработка и поддержка условий, при которых документарные ресурсы обрабатываются по группам, дают требуемый результат и эффективно используются для достижения целей управления. Управление включает в себя планирование, руководство, поиск ресурсов.

2.7. Виды управления документооборотом в организации

1. Управление записями - контроль документов на бумаге, хранящейся в папках.

2. Управление формами - контроль форм, используемых для сбора информации и составления отчетов.

3. Управление отчетностью - публикация и распространение отчетов в бумажном виде

4. Управление руководствами и инструкции создания, распространения и сохранения бланков записей, директив и других оригинальных документов.

5. Управление архивами - каталогизация, обзор, сохранение и распространение бланков.

Управление документами - это процесс наблюдения и контроля за одинаковыми документами организации, записями их решений и разработок, представленными в формате электронных или бумажных документов.

Системы делопроизводства направлены на обеспечение автоматизированной работы с документами и отдельными реквизитами в их компьютерной версии. Унифицированные формы и регистрационно-контрольные бланки оформляются и проводятся в соответствии с государственными стандартами делопроизводства. Данные стандарты перечисленные в ОК УД, утвержденном Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №299). Система делопроизводства автоматизирует регистрацию действий и событий согласно принятым правилам. Это может быть передача документа на исполнение, фиксация полученного по нему ответа или принятие к исполнению. Таким образом, система делопроизводства охватывает отрасль документационного обеспечения управленческой деятельности компании, включающей фиксацию фактически совершенных действий или произошедших событий.

Документальное электронное сопровождение бизнес-процессов создает ряд конкурентных преимуществ: наличие четко определенного регламентированного комплекса действий с фиксацией изменяющихся в процессе их выполнения результатов; обеспечение немедленного информирования о нарушениях или несоответствиях в рамках деятельности компании; возможность своевременного внесения актуальных корректировок, способствующих повышению эффективности процессов. Одновременно с этим решаются вопросы достоверности информации, которая содержится во входящей и исходящей документации, а также скорости ее передачи.

---

Управленческая деятельность в организациях любого типа охватывает множество организационных вопросов, в том числе подбор и расстановку кадров, отраслевую производственную работу, планирование, финансирование.

В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, и именно на основе этой информации принимаются управленческие решения, а документы представляют собой как предмет, так и результат управленческого труда.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, т.е. в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Главной обеспечивающей функцией информационно-документационного обслуживания управления является его делопроизводство. В СССР деятельность, связанная с созданием и организацией работы с документами в управлении, называлась делопроизводством. С середины 1970-х гг. в связи с созданием автоматизированных систем управления появился новый термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ), практически синоним термина "делопроизводство". В настоящее время оба термина употребляются на равных, хотя часто термин "делопроизводство" используют, когда речь идет об организации и приемах работы с традиционными документами, а термин "документационное обеспечение управления" - когда речь идет о применении компьютерных технологий в работе с документами.

3.Электронный документооборот

3.1.Сравнение традиционных и современных подходов к документообороту

Электронным документооборотом (ЭДО) называют порядок обмена электронными документами по утвержденному протоколу.

В настоящее время документооборот выполняется системой управления документооборотом (СУД). Цель СУД - это распределение общих документных ресурсов компании таким образом, чтобы они были под информационной защитой, т.е. чтобы можно было легко найти, получить и переслать документы независимо от предприятия.

В СУД используются:

1) Документы;

2) БД-таблицы.

Основные принципы электронного документооборота:

1) однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

2) возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;

---

3) непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

4) единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

5) эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;

6) развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

Документом называют материальный носитель, на который наносятся сведения, отражающие состояние системы или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Документ (documentum) - официальная публикация, указанные директивы - разрешенная законом запись о сделке или бизнес-решении (чек, запрос, таблицы, формы, отчеты и т.д.).

Документ - это базовая единица документоориентированного процесса; способы хранения и создания документа в современных организациях являются видом деятельности, от которой зависит выживание компаний на рынке.

Электронным документом называют:

1) документированную информацию, предоставленную в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человека, с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" 27.07.2006 N 149-ФЗ (в ред. от 21.07.2011 N 252-ФЗ));

2) информационный объект, состоящий из двух частей: реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.п.) и электронную подпись, и содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и (или) графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого (ГОСТ Р 50.1.031-2001 "Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции". Приняты и введены Постановлением Госстандарта России от 02.06.2001 N 256-ст).

Управление любым предприятием является в первую очередь информационным процессом. В этом процессе информация принимается, обрабатывается, на основе ее вырабатывается решение, это решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

---