Файл: Закон от 22 октября 2004 года 125фз Об архивном деле в Российской Федерации.pptx

Основные требования к системе хранения электронных документов архива государственного органа

Екатеринбург

2021

• Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
• Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;

• приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
• приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов архивах государственных органов»;

• Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»;
• Указ Губернатора Свердловской области от 12.09.2018 № 434-УГ «О системе электронного документооборота Правительства Свердловской области и системе «Обращения граждан» (с изменениями внесенными Указом Губернатора Свердловской области от 28.02.2019 № 99-УГ);
• Постановление Правительства Свердловской области от 27.12.2013 №1653-ПП «Об утверждении положения о порядке создания и эксплуатации государственных информационных систем Свердловской области»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» «Управление документами. Общие требования» утвержден и с 01.03.2014 приказом Росстандарта от 12.03.2007 № 28-ст, введен в действие с 01.07.2007;
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - утвержден и введен в действие с 01.03.2014 приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

---

• Методические рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД, Москва. 2013;
• Методические рекомендации «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД, Москва. 2013;

Типовые требования предназначены для использования при создании систем электронного документооборота (СЭД) и систем хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов.

Типовые требования определяют:

Система хранения электронных документов архива государственного органа (СХЭД)

общие функциональные требования к СЭД и СХЭД в архивах государственных органов;

функциональные требования к СЭД в государственных органах;

функциональные требования к СХЭД в архивах государственных органов.

Типовые требования не распространяются:

• на процессы создания автоматизированных систем,
• на требования к информационной безопасности, а также к интерфейсу автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД и СХЭД
• на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Система хранения электронных документов архива государственного органа (СХЭД)

• поддержание аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов в СЭД и СХЭД, обеспечение преемственности метаданных электронных документов в СЭД и СХЭД;
• обеспечение интеграции СЭД и иных информационных систем государственного органа в части проведения экспертизы ценности документов в целях их отбора для передачи на хранение в архив государственного органа и/или выделения к уничтожению;
• обеспечение информационной и функциональной совместимости СЭД и СХЭД в архиве государственного органа, включая передачу на хранение электронных документов;
• соответствие процессов и процедур управления документами в СЭД и СХЭД нормативным требованиям, установленным Правилами делопроизводства, правилами обмена документами в электронном взаимодействия, а также правилами хранения документов. виде при организации информационного взаимодействия, а также правилами хранения документов.

В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться

---

метаданные о документах, создаваемых:

• Метаданные о включенных в СЭД или СХЭД документах должны быть связаны с тем документом, к которому они относятся.

при включении документа в СЭД или СХЭД

при управлении документами в СЭД или СХЭД

при взаимодействии СЭД и СХЭД с другими информационными системами (в том числе МЭДО), с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)

при передаче на архивное хранение (из СЭД в СХЭД, из СХЭД в государственный архив

• СЭД и СХЭД должны взаимодействовать с информационными системами, обеспечивающими документооборот и хранение документов, предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций, а также с другими информационными системами, применяемыми в процессе деятельности государственного органа, с осуществлением обмена документами (с их метаданными) и электронными сообщениями.
• Взаимодействие с МЭДО, СМЭВ должно осуществляться в соответствии с установленными организационно-техническими требованиями к организации информационного взаимодействия, обмена документами и технологическими информационными сообщениями.

В СЭД и СХЭД должны :

средства электронной подписи

многокритериальный поиск документов и их совокупностей

формирование отчетности о документах, включенных в указанные системы, и действиях с ними

применяться

обеспечиваться

Функциональные требования к управлению документами в СХЭД архив государственного органа:

СХЭД должна обеспечивать:

прием, учет, хранение и использование электронных архивных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе), электронных копий документов, подлежащих хранению в архиве государственного органа

включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных электронных документов, переданных в архив государственного органа на физически обособленных носителях

Функциональные требования к управлению документами в СХЭД архива государственного органа

• СХЭД должна обеспечивать выполнение следующих действий по приему электронных дел:
• получение электронных дел, документов из СЭД и других информационных систем государственного органа, в которых создаются и хранятся электронные документы;
• получение из СЭД описей дел;
• фиксацию факта поступления в СХЭД электронных дел, описей дел;
• проверку соответствия состава электронных дел, документов описям дел;
• проверку электронных дел, документов и описей дел, документов на наличие вредоносного программного кода;
• проверку электронных подписей электронных дел, документов, переданных на хранение в СХЭД;

---

• проверку комплектности состава контейнеров электронных документов;
• проверку наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) передаваемого электронного документа на момент его подписания и/или получения;
• проверку воспроизводимости электронных документов, электронных копий документов, описей дел;
• формирование уведомления отправителю электронных дел, документов и описей дел, документов о подтверждении приема документов в СХЭД или об отказе в приеме в случае отрицательного результата проверки на соответствие требованиям, установленным настоящим пунктом;
• заверение принятых на хранение электронных дел, документов электронной подписью уполномоченного лица.

• Учет поступивших на хранение в СХЭД электронных дел, документов должен осуществляться в соответствии с принятой схемой систематизации электронных дел, документов в СХЭД.

Схема систематизации электронных дел, документов в СХЭД включает следующие уровни: фонд, опись, раздел описи, электронное дело, внутренняя опись, электронный документ.

• фонд,
• опись,
• раздел описи,
• электронное дело,
• внутренняя опись,
• электронный документ

• СХЭД должна обеспечивать учет документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на основе номенклатуры дел (без включения их в описи дел).
• СХЭД должна обеспечивать формирование проектов годовых разделов описей электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения.
• Включение в СХЭД электронных дел должно осуществляться при создании архивной учетной формы (АУФ).

• Электронному делу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из номера электронного дела по годовому разделу описи электронных дел, номера описи, номера фонда.
• Электронному документу при включении в СХЭД присваивается идентификационный учетный номер, который состоит из порядкового номера внутренней описи, номера электронного дела, номера описи, номера фонда.
• Архивный шифр электронных дел, документов, хранимых в СХЭД, является обязательным элементом описания контейнера электронного дела, документа.
• В СХЭД должны включаться метаданные электронных документов, передаваемых из СЭД.

• хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив);
• периодическое резервное копирование электронных документов;
• уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов;
• автоматическую проверку наличия электронных документов;
• просмотр состава электронных документов в электронном деле, состава дел, относящихся к конкретной описи электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;
• проверку соответствия учетных данных в АУФ различных уровней;
• создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;
• применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;
• формирование актов по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел, внесение изменений в АУФ по результатам проверки.

---

• обеспечение просмотра зарегистрированным пользователям после их успешной аутентификации по следующим категориям документов, включенных в СХЭД:
• ведение справочников СХЭД несколькими уполномоченными пользователями, выполняющими функции технологического администрирования;
• проведение конвертирования и миграции электронных документов.

по постоянно действующим информационным запросам в соответствии с должностными обязанностями в рамках модели доступа

по разовым запросам по разрешению уполномоченных лиц государственного органа к конкретным документам и их совокупностям

СХЭД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов;

СХЭД должна обеспечивать:

• создание с возможностью вывода на печать и/или записи его на другой электронный носитель:
• а) архивной копии электронного документа или его части;
• б) проекта архивной справки (архивной выписки).
• подписание архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.
• направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанной электронной подписью, по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.

СХЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения:

• формирование уведомлений ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел, документов;
• отбор дел, документов с истекающим (истекшим) сроком хранения;
• формирование и хранение актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать);
• просмотр электронных документов в электронном деле, дел, включенных в опись электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;
• удаление включенных в СХЭД электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;
• внесение данных об уничтожении электронных документов в АУФ;
• корректировка сроков хранения электронных дел, документов по результатам экспертизы ценности в случае изменения срока хранения;
• изменение состава электронных документов электронного дела;
• отбор электронных дел, документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.

---