Файл: Самоменеджмент в современной организации» на примере ООО «Да Винчи».pdf

- способность отказа. Основной проблемой для большинства людей является невозможность отказаться. Чтобы не говорить «нет» слишком часто, человек должен подумать, почему его об этом просят. Может быть, потому что он хороший человек или потому что он очень добрый человек, который всегда поможет и столкнется с любой трудностью. Возможно, этот человек очень ответственный и выполняет все задачи вовремя - иногда даже за счет себя. Или, может быть, другие люди более настойчивы или эгоистичны.

Следует проанализировать, часто ли человек помогает другим. Выполняя дополнительное задание, человек тратит свое драгоценное время. Вам нужно попытаться объяснить людям, где можно найти необходимую информацию, и рассказать, как решить проблему, вызвавшую затруднение.

Эта стратегия имеет два преимущества:

- человеку не придется выполнять чужую задачу;

- другие научатся выполнять задание собственными силами и больше не будут надоедать с просьбами.

Обычно человеку очень трудно сказать «нет» - либо он чувствует себя смущенным, либо просто вынужден сделать это, даже не имея права выбора. Кейт Кинан советует не бояться сказать «нет», но учит вас делать это конструктивно. В то же время он рекомендует попытаться помочь с практическими советами, которые облегчат решение проблемы. Всегда стоит помнить: если человека спрашивают и твердым голосом говорит: «Нет, я не могу помочь, но я могу предложить ...», тогда он никогда не будет вынужден делать то, что не входит в его обязанности.

Если человеку не нужно что-то делать и он говорит «нет», и в ответ заявитель делает вид, что не понимает его, не следует бояться снова сказать: «Это не моя ответственность. Я не буду этого делать. «Если вы позволите« сидеть на голове », люди будут постоянно делать запросы. Но этого можно избежать, научившись говорить «нет». И вполне возможно избавиться от ненужных неприятностей. Вы должны быть в состоянии твердо сказать нет, и люди будут делать запросы все меньше и меньше. Они поймут, что человек ценит себя и свое время.

3) Способность быть настойчивым. После принятия решения вам необходимо действовать немедленно. Только так можно получить хорошие результаты. Успешны не только умные и успешные люди. Любой, кто работает постоянно и постоянно стремится к достижению своих целей, может быть успешным. Конечно, человек должен быть на сто процентов уверен в необходимости выполнения определенной задачи. Он должен достичь своей цели путем преодоления возникающих барьеров и препятствий. В этом случае, конечно, вы можете услышать негативные отзывы о ваших действиях, есть много причин, чтобы доказать неосуществимость плана. Но если человек твердо убежден в правильности своего решения, это не должно его останавливать. Поэтому необходимо полагаться только на себя и настойчиво достигать своих целей. Настойчивость - это качество, которое необходимо постоянно развивать и развивать. Удивительных результатов можно достичь, веря в успех и продолжая начатую работу.

4) Умение справляться со стрессом. Первобытные люди были охотниками-собирателями. Они обеспечивали все необходимое, охотясь на диких животных, сражаясь с другими племенами, постоянно борясь за выживание. Они жили в постоянном страхе и гневе. Страх и гнев по-прежнему являются неотъемлемой частью человеческого бытия. Но человек устроен так, что он может справиться с этими чувствами. В ответ на угрозу опасности организм человека готовится к двум типам защитных реакций:

- к борьбе – смелый и решительный человек справится с ситуацией (либо же у него просто не будет другого выбора;

- к побегу – если благоразумнее избежать грозящей опасности.

Подобный механизм реагирования приводит к возникновению стресса, потому что способствует накоплению негативной энергии, которой не всегда можно дать выход. Таким образом, человек оказывается в стрессовой ситуации.

Панацея от стресса реально существует. Обычно вовлечение в какую-нибудь деятельность помогает избавиться от стресса. Есть три прекрасных способа избавления от стресса:

- физические нагрузки снимают напряжение и помогают вернуться к нормальному состоянию.

- общение с окружающими, дружеская беседа и смех дают выход негативной энергии.

- составление различных планов помогает отвлечься, заставляет задуматься и таким образом направить энергию в другое русло, хотя это и не самый эффективный способ избавиться от стресса.

Можно использовать каждый метод отдельно, но их комбинирование способствует достижению лучших результатов.

Кому-то может показаться странным расходовать физическую энергию на снятие стресса. Но ведь нет необходимости радикально менять образ жизни. Просто можно сделать свои будни более активными, и это поможет избавиться от переизбытка энергии. Психолог рекомендует:

- пройтись пешком;

- сходить в бассейн;

- посетить тренажерный зал или просто сделать зарядку – это улучшает фигуру и способствует поднятию жизненного тонуса.

Снять напряжение могут и другие виды физических нагрузок: теннис, сквош и т. д. Нужно подобрать тот вид занятий, который человеку по душе. Даже при небольших усилиях результат не заставит себя ждать.

2. Практическое использование элементов самоменеджмента на предприятии ООО «ДА ВИНЧИ»

2.1 Краткая характеристика предприятия

Компания ООО «ДА ВИНЧИ» была основана в 1995 в г. Тамбове и является официальным представителем в России и странах СНГ ведущих итальянских фабрик по производству мебели и предметов интерьера для дома, гостиниц, баров и ресторанов. У компании есть представительства и центры технической поддержки во всех крупных городах, где она ведет свою деятельность, а также региональные менеджеры, которые работают по всей территории, где действует мандат об эксклюзивных правах.

Техническая поддержка – это гордость компании. Ее уровень очень высок, что позволяет лучше координировать действия поставщиков и клиентов и значительно ускорять работу. Это незаменимая услуга для заказчиков, которые имеют возможность получать оперативную и точную информацию по всем интересующим их вопросам – как по отдельным заказам, так и по подготовке новых коллекций.

В штат компании входят специалисты из разных областей бизнеса, что обеспечивает высокий уровень в работе с клиентами и партнерами.

Компания постоянно отслеживает ситуацию на рынке, анализирует круг потенциальных клиентов и поставщиков. Кроме того, она уделяет пристальное внимание всем специализированным выставкам, выявляет новые тенденции и изучает рекламный рынок, что позволяет осуществлять целенаправленные вложения.

Компания ООО «Да Винчи» располагает развитой структурой для оказания услуг по транспорту и логистике.

Целями деятельности ООО «Да Винчи» является:

- получение прибыли;

- удовлетворение потребностей покупателя;

- создание новых рабочих мест.

Органами управления фирмы являются: генеральный директор, региональный директор, бухгалтер, старший менеджер, менеджер по продажам

Фирма стремится к росту путем расширения ассортимента мебели, выпуска новых моделей, использования безопасных и высококачественных материалов при изготовлении мебели.

Для реализации выбранной стратегии обладает достаточными техническими и материальными ресурсами. Постоянная аттестация и подготовка кадров дает фирме профессиональных и подготовленных работников. Фирма следит за рынком мебели, и это дает ей возможность быстро реагировать на его изменения.

2.2 Организация труда руководителя на предприятии

Рабочий день руководителя в ООО «Да Винчи» начинается в 10.00, каждый день утром руководитель проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать сегодня.

Иногда, когда обсуждается особо важные вопросы, проводятся совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того, насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.

После этого работа с документами и корреспонденцией.

Задача руководителя составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами.

Фирма развивается и растет количество корреспонденции, и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь приходит секретарь, в обязанности, которого входит:

- регистрация поступающей корреспонденции;

- сортировка в зависимости от предназначения;

- отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции;

- сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого, например, раскладывают корреспонденцию в специальные цветные папки.

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Если это требуется, то руководитель фирмы занимается ведением телефонных разговоров. Телефон — важное средство эффективности управленческого работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Прием по личным вопросам для проведения приема лучше выделить определенное время в течение рабочего дня.

Для того чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время менеджера), необходимо, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

В течение всего дня руководитель контролирует работу всех сотрудников, следит за соблюдением распорядка дня продавцов и служб.

Далее следует посещение рабочих мест - это позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел в организации. Также при посещении рабочих мест рабочие могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

Для хорошего контакта с работниками учитываются психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел руководитель идет одетым соответствующим образом. При встрече с работниками поощряет их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения он их кратко записывать и после анализа внедряет, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Для посещения рабочих мест выбирает время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

Также руководитель встречается с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии, послушать выступления работников.

Рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен.

Таблица 2.Виды работ менеджера ООО «Да Винчи»

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы.

В основном в ООО «ДА ВИНЧИ» делегирование полномочий руководителем практически не используется, только при большой нагрузке руководитель передает часть своих полномочий стажеру или администратору магазина. Это заключается в следующем:

- разбор корреспонденции;

- отправка писем, каталогов, предложений партнерам;

- телефонные переговоры;

Возможны не долговременные командировки по регионам РФ.

3. Рекомендации по усовершенствованию самоменеджмента