Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 67
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
Скорость создания и поиска, удобство хранения использования документов оказывает непосредственное влияние на эффективность работы компании. Сейчас все документы в организации создают в электронном виде, но для продолжения работы с ними в большинстве случаев их распечатывают.
С осознанием неэффективности данного подхода, возникает необходимость перемен, и все большее число организаций постепенно отказывается от бумажного делопроизводства в пользу систем электронного документооборота. Но данная тема особенно актуальна в 2020, когда многие организации были вынуждены перейти на дистанционный режим работы. Сегодня те, кто уже пользуется электронным документооборотом, имеют неоспоримое преимущество, ведь такие системы позволяют сделать работу с документами наиболее безопасной и продуктивной. И эти преимущества особенно заметны, когда сотрудники компании территориально распределены и не могут контактировать ни между собой, ни с контрагентами.
Цель данной работы разобраться, что представляют собой современные корпоративные информационные системы, предназначенные для документооборота, а также разобрать их работу на примере программы «1С:Документооорот 8».
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи.
- Рассмотреть понятие «электронный документооборот».
- Понять, какие бывают виды систем электронного документооборота, и, какие из них применяются в России
- Разобраться в работе «1С:Документооорот 8».
- Провести сравнительный анализ «1С:Документооорот 8» с другими системами электронного документооборота.
Теоретические аспекты систем электронного документооборота
Для начала нам необходимо понять, что такое корпоративные информационные системы и как они могут быть связаны с документооборотом.
Согласно Международному стандарту ISO/IEC 2382:2015, информационная система — система для обработки информации, её поиска и хранения, вместе со связанными организационными ресурсами (человеческими, техническими, финансовыми и т. д.), которые предоставляют и распространяют информацию. Таким образом, корпоративная информационная система — это информационная система, которая позволяет автоматизировать главные бизнес-процессы компании. [1, 3]
Возникает вопрос, как КИС может быть связана с документооборотом? ГОСТ Р 7.0.8-2013 даёт следующее определение документообороту: это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки В свою очередь, электронный документооборот является механизмом управления документами в электронном виде. Основной элемент электронного документооборота – электронный документ, сформированный с помощью средств компьютерной обработки информации и сораненный на электонном носителе. Электронный документ может быть подписан с помощью электонной подписи – аналога подписи от руки, которая позволяет защитить информацию от незаконного изменения и служит для контроля подлинности электронных докуменов. . Соответственно, система, которая позволяет создавать, хранить и обработать электронные документы, а также помогает организовывать их движение между пользователями, называется системой электронного документооборота (СЭД). При этом под движением документов иногда понимается не их физическое перемещение, а передачу прав на их использование. [2, 4, 8, 10, 33]
Если руководство компании задумывается внедрение СЭД, то в первую очередь необходимо понять, какие виды СЭД существуют
Любые КИС, в том числе и те, которые связанны с документооборотом, можно классифицировать следующим образом:
- «Коробочные» (универсальные) системы. Они просты и удобны при установке и использовании. Однако функционал таких моделей может не соответствовать запросам организации.
- Индивидуальные (заказные, уникальные) системы, разрабатываются для конкретной организации. Подходят для предприятий с уникальными характеристиками или для решения специфических задач.
- Комбинированные системы. Они выполнены на базе универсальных систем, но могут быть дополнены всем необходимым для конкретного предприятия.
[14, 15]
Как видно из классификации, при выборе СЭД необходимо учитывать ее функционал и насколько он подходит организации.
Системы электронного документооборота можно разделить по нескольким признакам в зависимости от функциональных возможностей [10]:
- СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации или просто электронные архивы.
- СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
- СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний.
- СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников.
С другой стороны, существует классификация СЭД относительно интерфейса системы и клиентского приложения. К основным типам клиентов относятся:
- Толстый клиент обладает широкой функциональностью за счет тесного взаимодействия с аппаратными и периферийными средствами компьютеров, сервер при этом играет только роль хранилища данных. Также обладает возможностью работать даже при обрыве связи с сервером, обеспечивает режим многопользовательской работы. Но в работе с толстым клиентом неизбежны сложности и материальные издержки при установке и обновлении, так как каждое рабочее место требует индивидуальной настройки. Из-за этого плохо подходит для компаний имеющих территориальную распределенность.
- Тонкий клиент передает всю или большую часть задач по обработке информации на сервер, поэтому практически не зависит от аппаратной и программной платформы рабочего места. Снижает затраты на установку, обновление и поддержку системы. Главный недостаток ограничения интеграции с другими приложениями, развития интерфейса и функциональности системы. Для решения данных проблем используются дополнительные платформы, различные плагины и агенты, перевод части операций на компьютер пользователя.
Также выделяют нативного клиента, который разрабатывают под конкретную операционную систему, и веб-клиента, в котором в качестве клиента выступает браузер. Первый чаще всего является толстым клиентом, а второй - тонким.
Каждый из типов клиентов обладает своими достоинствами и недостатками, что определяет их применение и реализацию в конечных продуктах. [8]
Для того чтобы понять нужны ли компании внедрение СЭД, необходимо оценить возможности, которые может дать организации СЭД и трудности с которыми можно столкнуться.
Системы электронного документооборота могут выполнять множество функций, среди которых:
- формирование электронного документа;
- минимизация рисков возникновения ошибок в документации;
- гарантирование соответствия законодательству и регулирующим правилам;
- регистрация и классификация документов;
- однократная регистрация документа, позволяющая его идентифицировать в системе, исключение вероятности дублирования документов;
- создание маршрутов документа и управление потоками их движения;
- назначение рабочих задач, непрерывное движение документа и контроль сроков исполнения;
- отслеживание всех изменений и перемещений документа;
- минимизация сроков ознакомления, проверки, правки и согласования бумаг;
- совместная работа над общими документами;
- разграничение прав доступа пользователей к документам;
- организация хранения электронных документов;
- организация быстрого и удобного поиска информации;
- возможность сортировки, фильтрации и группировки данных;
- построение отчетов, проведение выборки.
[5, 6, 8, 10, 14, 16]
Но также существуют сложности, связанные с переходом на электронный документооборот и его эксплуатацией:
- первоначальные затраты на покупку и внедрение системы;
- время и ресурсы, которое требуется для адаптации и обучения сотрудников работе в системе;
- потребность в специалисте, поддерживающем нормальное функционирование системы;
- контроль и обеспечение информационной безопасности;
- настройка регулярного резервного копирования для предотвращения возможных повреждений базы данных или файловых хранилищ;
- в случае отсутствия СЭД у контрагентов возникает необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде.
[12, 17]
Учитывая, все выше перечисленные возможности и недостатки СЭД, можно выделить несколько критериев, на которые стоит обратить организации при выборе системы:
- Функциональная полнота системы. Система должна отвечать основным потребностям организации.
- Адаптивность и развиваемость системы. Система должна обладать потенциалом для изменений, чтобы подстраиваться под новые запросы.
- Организация единого информационного пространства. Сотрудники должны работать в одной среде.
- Качество учета российского законодательства.
- Возможность поэтапного внедрения. Для облегчения освоения персоналом и снижения затрат компании.
[3, 9, 18]
Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, хотя первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и со временем претерпел множество изменений. Сейчас производители СЭД ориентируются на положения следующих основных нормативов:
- Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ;
- Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ;
- "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";
- "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (ред. от 14.05.2018);
- "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения";
- Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 16.03.2019) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".
Также при внедрении СЭД на предприятии, руководству следует обратить внимание на Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ и на Федеральный закон "О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона "О персональных данных" от 27.12.2009 N 363-ФЗ. [10, 17]
Для большинства видов электронных документов уже приняты нормативно-правовые акты, регулирующие работу с ними. Но только с 5 мая 2020 года вступил в силу проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Этот проект должен помочь понять, каким образом следует регулировать ведение кадровых документов в электронном виде. Этот закон часть программы «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденной 24 декабря 2018 г. Ее цель состоит в обеспечение развития и внедрения цифровых технологий в экономике и социальной сфере.
Рынок систем электронного документооборота стремительно развивается, так, например, по предварительной оценке делового портала TAdviser, в 2019 году рост рынка составил около 7 %, а его объем – около 52 млрд. рублей. Для сравнения, в 2012 году объем рынка составлял 25,6 млрд. рублей.
[19, 21]
Анализ системы электронного документооборота «1С:Документооорот 8»
Программный продукт «1С:Документооорот 8», разработанный Фирмой 1С на платформе «1С:Предриятие», является преемником программного продукта «1С:Архив». Данная программа применяется для автоматизации документооборота на крупных и малых предприятиях вне зависимости от сферы деятельности. Программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.
Учет документов ведется в соответствии с действующими стандартами и нормами РФ, а также в соответствии с положением о документообороте предприятия.
Существует несколько версий 1С:Документооборота:
- 1С:Документооборот 8 КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов.
- 1С:Документооборот государственного учреждения. Для государственных (муниципальных) учреждений.
- 1С:Документооборот ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.
- 1C:Document Management. Для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России.