Файл: Пояснительная записка к кейсу по дисциплине Информационные системы и технологии Выполнил Студент Анисимов Олег Сергеевич Подпись.docx

2. Разработка БД в среде СУБД ACCESS

2.1 Создание запросов

Запросы - это объекты, служащие для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. Когда на основании запроса мы получаем результирующую таблицу, то имеем дело то имеем дело с электронной таблицей, не имеющей аналога на жестком диске, - это только образ отобранных полей и записей.

Если необходимо, чтобы данные, отобранные в результате запроса на выборку, были упорядочены по какому-либо полю, применяют сортировку. В нижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором нужно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки.

В нижней части бланка запроса по образцу имеется строка Вывод на экран. По умолчанию предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, но это не всегда целесообразно. В таких случаях отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка Вывод на экран.

Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей.

Создание запросов.

1.Выбрать вкладку Запросы и нажать Создать.

2.В появившемся окне выбрать способ создания с помощью конструктора: откроется окно конструктора.

3.Появится окно со списком таблиц. Выбрать из списка нужную таблицу и нажать Добавить. Если еще нужны какие-либо таблицы, выбрать необходимые и после каждой – Добавить.

4. 
   Перетащить мышью поля из макета таблицы или выбрать из раскрывающегося списка в строке поле.
   
5. 
   В строке Сортировка указать порядок сортировки, в строке Показать - выводить на экран или нет, в строке Условие отбора – критерий отбора.
   
6. 
   Для запуска запроса нажать на панели инструментов восклицательный знак, или выполнить команду Запрос – запуск, или через окно базы данных, нажав, Открыть.
   

---

Порядок действий рассмотренный выше позволяет создать простейший запрос, называемый запросом на выборку. Конструктор запроса “Общие страховые суммы” показан на Рис.7.


Рис.7. Конструктор запроса “Общие страховые суммы”

Примеры запросов на выборку базы данных “Страховая компания” представлены ниже (Рис.8,9,10).

Запрос “Общие страховые суммы” позволяет узнать, на какую сумму в общем каждый из филиалов заключил договора на данный момент.


Рис.8. Запрос на выборку: Общие страховые суммы
Запрос “Доходы филиалов” позволяет узнать, какую прибыль от заключенных договоров получил каждый из филиалов.


Рис.9. Запрос на выборку: Доходы филиалов
Запрос “Страховые суммы по видам страхования” позволяет узнать, на какую сумму филиалы заключили договора по каждому из видов страхования.



Рис.10. Запрос на выборку: Страховые суммы по видам страхования
Мы рассмотрели запросы на выборку. Это самые простые и в то же время наиболее распространенные виды запросов. Однако существуют и другие виды запросов, некоторые из которых выполняются на базе предварительно созданного запроса на выборку. К ним относятся, прежде всего:

• 
  Запросы с параметром (интересны тем, что критерий отбора может задать сам пользователь, введя нужный параметр при вызове запроса);
  
• 
  Итоговые запросы, назначение которых отдаленно напоминает итоговые функции электронных таблиц (производят математические вычисления по полю и выдают результат);
  
• 
  Перекрестные запросы, позволяющие создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц.
  

Порядок действий для создания запроса с параметром:

1.Выбрать вкладку Запросы и нажать Создать.

2.В появившемся окне выбрать способ создания с помощью конструктора: откроется окно конструктора.

---

3.Появится окно со списком таблиц. Выбрать из списка нужную таблицу и нажать Добавить. Если еще нужны какие-либо таблицы, выбрать необходимые и после каждой – Добавить.

4. 
   Перетащить мышью поля из макета таблицы или выбрать из раскрывающегося списка в строке поле.
   
5. 
   В строке Сортировка указать порядок сортировки, в строке Показать - выводить на экран или нет, в строке Условие отбора – критерий отбора.
   
6. 
   Для построения параметрического запроса, в строке Условие отбора ввести выражение для задачи параметров такой структуры ([Выражение]). При запуске запроса компьютер затребует ввод необходимого параметра.
   

10.Для запуска запроса нажать на панели инструментов Восклицательный знак, или выполнить команду Запрос – запуск, или через окно базы данных, нажав Открыть.

Задав в строке Условие отбора значение [введите название филиала], мы получили запрос с параметром “Адреса филиала”. Запрос выдает адреса филиалов по их названию. Это показано на Рис.11.


Рис.11. Запрос с параметром наименование филиала

Также в данной базе данных создан запрос с параметром “Дата заключения”, который после введения любой даты в корректной форме позволяет узнать, были ли в тот день заключены какие-либо договора.(Рис.12.)


Рис.12. Запрос с параметром дата заключения

2.2Создание форм

Если запросы- это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы- это средства для ввода данных. Смысл их тот же- предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода.

Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка,- это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но

---

делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления.

Существует два вида организации структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход,_ это вопрос творчества.

Автоформы

В отличие от таблиц и запросов, которые мы формировали вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автоматическими являются средства, называемые автоформами. Существует три вида автоформ: ”в столбец”, ленточные и табличные.

Автоформа “в столбец” отображает все поля одной записи- она удобна для ввода и редактирования данных.

“Ленточная” автоформа отображает одновременно группу записей- ее удобно использовать для оформления вывода данных.

Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой Создать. В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных.

Автоформа основывается только на одном объекте. Иные средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основывается на полях нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм.

Создание форм с помощью мастера

В БД данной курсовой работы формы создавались с помощью мастера следующим образом:

• 
  В окне БД выбираем вкладку Формы - в строке Создание форм с помощью мастера этой командой вызывается первое окно Создание форм , которое предлагает нам выбрать поля.
  
• 
  Во втором окне мастера создание форм предлагается выбрать внешний вид формы. Выбираем нужные нам варианты и нажимаем кнопку Далее.
  
• 
  В третьем окне мастера создания форм предлагается выбрать стиль отображения форм. В диалоговом окне можно просмотреть предлагаемые стили.
  
• 
  В четвертом, последнем окне мастер предлагает назвать создаваемую форму. Введем имя формы в текстовое окно и нажмет кнопку Готово.
  

---

Структура формы

Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши – это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется. Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение – их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма. Раздел данных имеет содержательное значение – в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображен0ие данных или их ввод.

Элементы управления, которыми может пользоваться разработчик , представлены на Панели элементов. Ее открывают щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов или командой Вид-Панель элементов. Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и рисунки. Д ля создания в форме текстовых надписей служат два элемента управления – Надпись и Поле. В качестве надписи можно задать произвольный текст. Элемент Поле отличается тем, что в нем отображается содержимое одного из полей таблицы, на которой основана форма, то есть при переходе от записи к записи текст может меняться.

Дизайн формы

Все элементы управления форм должны быть аккуратно выровнены. Это обеспечивается командой Формат – Выровнять. Если нужно равномерно распределить элементы управления по полю формы, используют средства меню Формат – Интервал по горизонтали или Формат – Интервал по вертикали. Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспомогательная сетка. Ее отображение включают командой Вид- Сетка.

2.3 Создание отчетов

Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение - они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Здесь так же, как и в формах существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами. Они создаются так: База данных - Создать - Новый отчет - Автоотчет в столбец). Кроме автоотчетов “в столбец” существуют “ленточные” автоотчеты.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете,

---