Файл: Практическая работа 2 "Управление проектами в Microsoft Project 2003" (Время выполнения работы 4 час.) Оглавление.doc

Практическая работа №2 "Управление проектами в Microsoft Project 2003"(Время выполнения работы - 4 час.)Оглавление

1. Цель и задачи

Изучить возможности программного продукта Microsoft Project, предназначенного для управления проектами.

2. Задания

1. 
   Познакомиться с режимами и основными функциями программы Microsoft Project.
   
2. 
   Изучить возможности создания и оптимизации проектов с помощью программы Microsoft Project.
   
3. 
   Выполнить индивидуальное задание.
   
4. 
   Подготовить отчет о проделанной работе.
   

3. Порядок выполнения работы

3.1. Основные сведения о программе

Для поддержки процесса управления проектом на различных этапах существует большое количество программных комплексов, целью применения которых является повышение эффективности реализации проекта, т. е. выполнение как всего проекта в целом, так и его отдельных этапов в заданные сроки и в рамках утвержденных денежных ресурсов. Основными задачами менеджера проекта является составление сетевого графика (расписания) проекта, распределение ресурсов между задачами проекта и слежение за ходом реализации проекта. Внедрение компьютерных технологий в практику реализации проекта может оказать существенную помощь в эффективной реализации проектов. Анализ существующих программных комплексов поддержки деятельности по управлению проектами показал, что для малых проектов, в которых удельный вес этапа реализации значителен, предпочтительным является пакет программ Microsoft Project (MS Project). Он позволяет эффективно выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, контролировать загрузку ресурсов.

---

Microsoft Project позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF (Finish-Finish). Поддерживая современные информационные технологии, пакет MS Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, например MS Excel и MS Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования Visual Basic For Application, что обеспечивает возможность разработки программных компонент, обеспечивающих решение специфических задач.

3.2. Построение модели

Методика использования пакета Microsoft Project для управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:

• 
  создание календаря проекта (т. е. учет нерабочих и праздничных дней);
  
• 
  составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;
  
• 
  определение связей между задачами;
  
• 
  выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и, возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;
  
• 
  формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;
  
• 
  распределение ресурсов (назначение ресурсов конкретным задачам проекта).
  

3.2.1. Начало работы над проектом

Цель работы: умение использовать пакет Microsoft Project для создания календаря проекта и составления списка задач проекта. Календарь Одной из задач, решаемых на этапе подготовки к реализации проекта, является получение сетевого графика проекта. При построении сетевого графика MS Project использует календарь — таблицу, в которой отражены рабочие и нерабочие (выходные и праздничные) дни. Различают стандартный календарь и календари пользователя. Стандартный календарь предполагает, что рабочими днями являются все дни недели, за исключением субботы и воскресенья, и рабочий день длится 8 часов. Календарь пользователя учитывает реальные рабочие дни. Например, очевидно, что в России реальный календарь в январе и мае существенно отличается от стандартного.

---

При работе с проектом MS Project позволяет, помимо базового календаря, использовать несколько календарей пользователя. Можно, например, создать календарь для всего проекта в целом (основной календарь) и календарь для отдельного ресурса, который будет учитывать особенности его использования (например, недоступность ресурса в определенные дни или месяцы). Задачи проектаЗадача – это некоторая деятельность, которую надо выполнить, чтобы завершить часть проекта. Работа над проектом начинается с составления списка задач проекта. Большие, сложные задачи, как правило, могут быть естественным образом представлены в виде набора боле простых, более конкретных задач. Поэтому при составлении списка сначала записывают общую (обобщенную) задачу, затем – задачи, из которых эта общая задача состоит (подчиненные задачи). При составлении списка задач проекта обычно используют метод, который часто называют «сверху — вниз». Суть метода заключается в том, что сначала составляют список главных (обобщенных) задач, затем этот список уточняется посредством добавления уточняющих задач. Каждая задача проекта характеризуется длительностью, которая измеряется в минутах, часах, днях и неделях. Длительность обобщенной задачи определяется длительностью ее подчиненных задач. Длительность обобщенной задачи вычисляет MS Project. Длительность подчиненной задачи нижнего уровня, т. е. задачи? у которой нет подчиненных задач, определяется временем необходимым для ее выполнения одной единицей ресурса. Например, один рабочий копает траншею в 5 метров 8 часов. Если для реализации проекта необходимо выкопать траншею длинной в 10 метров, то длительность задачи «Траншея» равна 16 часам. Длительность подчиненной задачи задает менеджер проекта на основе нормативной документации.Контрольные точки проекта В каждом проекте могут быть выделены этапы, после выполнения которых процесс реализации проекта переходит на новый качественный уровень. Например, после этапа согласования требований с заказчиком начинается этап подготовки технической документации. Можно считать, что последней задачей этапа согласования требований с заказчиком является задача утверждения требований. Подобные задачи, как правило, должны выполняться в конкретный, заранее установленный день, поэтому их называют контрольными точками. Длительность задач – контрольных точек – принимают равной нулю. Задание 1: 

---

1. 
   Запустите Microsoft Project.
   
2. 
   Создайте календарь проекта.
   
3. 
   Установите предполагаемую дату начала реализации проекта, задайте название проекта.
   
4. 
   Используя таблицу ввода списка задач, введите названия задач проекта. Для подчиненных задач нижнего уровня задайте длительность. (Замечание: На первом этапе работы над проектом, когда задачи проекта представлены в виде простого списка, длительность обобщенной задачи равна длительности самой длительной подчиненной задачи. Позже, когда будут установлены связи между задачами, длительность обобщенной задачи будет вычислена как сумма длительностей подчиненных задач.)
   
5. 
   Если выполнение какой-либо задачи должно начаться в определенный день, то введите дату начала выполнения этой задачи.
   
6. 
   Сохраните проект в своем рабочем каталоге.
   

Пример выполнения Данные о проекте в MS Project 2003 вводятся с помощью Мастера. Определение опорных дат проекта Опорными данными для каждого проекта являются даты начала и окончания проекта. Одна из них (любая) вводится разработчиком; другая в дальнейшем вычисляется автоматически. Установить начальную дату проекта:19 апреля. Определение общих рабочих часов для проекта (Создание календаря) Project содержит несколько шаблонов календаря, которые можно использовать как основу для календаря проекта. Используя подсказки Мастера, установить: Рабочие дни: с понедельника по субботу. Время работы: с 8.30 до 17.00; в субботу — с 8.30 до 15.00.Задать праздничные и выходные дни. Проанализировать изменения графика рабочего времени. Дополнительные календари (они связаны с ресурсами проекта) пока не определять.Ввод задач проектаПеречень задач может быть введен непосредственно в программе MS Project или перенесен из других программ (Копировать/Вставить). Ввести следующие задачи (проект строительства дома):

• 
  Садовый дом
  
  • 
    Фундамент
    
  • 
    Сруб
    
  • 
    Крыша
    
    • 
      Стропила
      
    • 
      Фронтоны
      
    • 
      Обрешетка
      
    • 
      Кровля
      
  • 
    Отделка
    
    • 
      Пол
      
    • 
      Двери
      
    • 
      Окна
      

Эти задачи в MS Project вводятся сначала простым списком, без указания их подчиненности. Указать длительность каждой задачи (произвольно).

---

Организация этапов задач (Задание иерархии задач) Задачи проекта, как правило, не бывают равноправными. Список задач представляет собой некоторую иерархическую структуру. В MS Project такая структура реализуется на основе механизма повышения/понижения уровня. Планирование задач (Задание связей между задачами) Задачи реального проекта связаны между собой во времени. Какие-то задачи могут выполняться одновременно (связь SS «начало–начало», например, Отделка дверей и  Отделка окон); другие не могут быть начаты, пока не закончатся некоторые предыдущие задачи (связь FS «конец-начало», например, Закладка фундамента и Создание сруба); третьи должны заканчиваться одновременно (связь FF «конец-конец»). Поэтому после ввода списка задач и создания иерархии необходимо установить связи между задачами. Связь SS устанавливается кнопкой «Связать задачи» на Панели инструментов. (Рядом находится кнопка «Разорвать связи»). Применить это к задачам Закладка фундамента и Создание сруба. Задание для самостоятельной работы: Открыть новый файл «Учебный проект». Ввести список задач, предварительно скопировав его из файла MS Excel. Установить дату начала проекта 19 апреля 2007 года. Определить рабочее время проекта (без изменений). Перейти к ссылке «Планирование задач» и ввести связи типа «окончание–начало» (кнопкой на панели инструментов) в соответствии с заданным сетевым графиком. Проверить список предшественников.

3.2.2. Корректировка списка задач и формирование структуры проекта

Цель работы: умение вносить изменения в список задач проекта, умение формировать структуру проекта путем повышения и понижения уровня задач проекта. Корректировка списка задач проекта Во время работы над проектом довольно часто возникает необходимость внести изменения в список задач проекта: добавить новую задачу (в том числе не только в конец списка), удалить ошибочно введенную, изменить порядок следования задач. Добавление задачи Чтобы добавить в список новую задачу, надо выделить задачу (щелкнуть левой кнопкой мышки в поле задачи), перед которой нужно поместить новую задачу, и из меню Правка выбрать команду

---