Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 165
Скачиваний: 3
Введение
Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:
1)получение информации и ее обработка;
2)анализ, подготовка и принятие решений;
3)выполнение решений;
4)учет и контроль принятых решений.
Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.
Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления. Такая система действительно создается в виде подразделений государственной организации управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
* документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
* организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
* систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).
Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений), направлена на упорядочение работы с документами предусматривает выполнение следующих функций:
* организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
* организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
* организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;
* обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;
* создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации;
* использование унифицированных форм представления и обработки документов;
* регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;
* регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;
* регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование) документов;
* списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;
* обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;
* осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;
* проверка правильности и своевременности исполнения документов;
* создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;
* проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;
* получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.
Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.
Целью настоящей работы является проведение анализа программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота и разработка принципов отбора систем автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для автоматизации процессов делопроизводства и документооборота, и, в частности:
* проведение обследования ряда программных систем делопроизводства и документооборота с целью выявления их пользовательских характеристик и функциональных возможностей;
* оценка обследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства и документооборота, а так же глубины (полноты) автоматизации процессов делопроизводства;
* оценка базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а так же прогноз развития технологий на ближайшие годы.
В результате анализа определяется перечень необходимых требований к системе автоматизации делопроизводства и документооборота при следующем подходе к классификации систем делопроизводства и документооборота:
* по используемым технологиям делопроизводства;
* по соответствию основным задачам делопроизводства;
* по функциональным характеристикам систем;
* по программной реализации;
* по стоимостным показателям.
В части оценки функциональной полноты программных систем анализ доведен до формирования интегральных и дифференциальных оценок по конкретным системам, представляющих собой количество функций, реализованных в каждой системе из общего количества функций рассматриваемой аналитической группы. Сопоставление стоимостных и иных показателей, в свою очередь, позволило всесторонне оценить возможности и пригодность предлагаемых на отечественном рынке систем для автоматизации, в первую очередь органов государственной власти.
В тоже время результаты данной работы конечно относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах или недостатках той или иной системы. С одной стороны для конкретной организации может быть важна не вся совокупность рассматриваемых потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Причем именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие во время написания данной работы.
Глава 1. Терминология автоматизации делопроизводства
Функции систем автоматизации делопроизводства
С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.[1]
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:
·программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура “клиент /сервер”);
·поддержка распределенной обработки информации;
·возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
·открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
·типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
·коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
·возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
·средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
·возможности контроля за прохождением документов;
·способ оповещения должностных лиц;
·особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
·средства регламентации доступа и криптозащиты;
·средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
·ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:[2]
ВВОД.
Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.
ХРАНЕНИЕ.
Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:
·возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
·организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
·высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
·экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
·возможность централизованного развития вычислительных средств.
(ПРИЛОЖЕНИЕ А).
Цели автоматизации процессов делопроизводства
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
в области обработки документов:
* обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
* создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
* создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
* обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
* исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
в области контроля за исполнительской дисциплиной:
* обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;