Файл: Автоматизация делопроизводства ООО «Гарант-Нова».pdf

* обеспечения автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

* сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

* обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

* единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

* объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

* использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;

* обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Глава 2. Основная информация о компании

2.1 Производство товаров из искусственного камня

Компания «Гарант-Нова» занимается изготовлением нестандартных элементов интерьера с использованием искусственного камня Corian, Gibraltar, Hi-Macs, Staron, а также всех присутствующих на рынке видов пластика и кромки ПВХ. Компания ориентирована на работу с профессиональными дизайнерскими студиями, кухонными салонами, а также частными клиентами. Работники компании регулярно проходят стажировку у зарубежных партнёров-производителей и постоянно оттачивают свое мастерство. ^[3]

Продукция компании:

• Столешницы
• Подоконники
• Барные стойки
• Стойки на ресепшн
• Кухни
• Ванные комнаты
• Искусственные рельефы
• Предметы интерьера

---

Преимущества искусственного камня:

1)гигиеничен (ничего не впитывает и не выделяет, 100% безопасен для пищи, не имеет радиационного фона) 
2)долговечен (ничего не расслаивается, устойчив к выцветанию, к нагреванию) 
3)ремонт пригоден (бесшовное соединение придает целостность рабочей поверхности, но если все-таки появились какие-то дефекты они легко удаляются на месте нашими специалистами) 
4)не пористый (не впитывает влагу и грязь, не может быть средой для обитания бактерий) 
5)легко моется (почти любое загрязнение легко очищается обычным мыльным раствором) 
6)приятен на ощупь (в отличие от натурального камня, принимает температуру окружающей среды) 
7)стойкий к механическим повреждениям и физическим воздействиям 
8)насыщенная палитра (большой выбор цветовых решений за счет разнообразных вкраплений и различной текстуры). 
Из искусственного камня можно изготавливать любой простой или конструктивно сложный элемент интерьера. Ниже представлены самые популярные изделия из искусственного камня:^[4]

•Кухонные столешницы 
•Барные стойки 
•Подоконники, эркеры 
•Мойки и раковины 
•Столешницы в ванную комнату 
•Стойки на ресепшн 
• Предметы интерьера и декора.

2.2 Оптимизация производственного процесса

С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье). В рамках методологии функционального моделирования IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора функций, которые взаимодействуют между собой, а также показываются информационные, людские и производственные ресурсы, требуемые для каждой функции.

В данной курсовой работе на основе нотации IDEF0 была разработана контекстная диаграмма, которая показывает входные и выходные ресурсы, правила управления и механизм управления (Рис.1).

Рис.1. Контекстная диаграмма (IDEF0)

Декомпозируем контекстную диаграмму на 4 функциональных блока (Рис.2):

Прием продукции;

Хранение и переучет продукции;

Отгрузка продукции;

Формирование отчета о движении продукции и документов на складе.

---

Рис.2. Диаграмма декомпозиции (DFD)

Далее моделировать систему будем, используя диаграммы потоков данных (DFD). Моделирование потоков данных (DFD), часто используемое при разработке программного обеспечения, сосредоточено вокруг потоков данных, передающихся между различными операциями, включая их хранение, для достижения максимальной доступности и минимального времени ответа. Такое моделирование позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход. ^[5]Диаграммы потоков данных (DFD) являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе. С их помощью эти требования представляются в виде функциональных компонент (действий), связанных потоками данных. Главная цель такого представления - продемонстрировать, как каждый компонент преобразует свои входные данные в выходные, а также выявит отношения между этими процессами. Стрелки в DFD показывают, как объекты (данные) перемещаются от одного действия к другому. Это представление потока вместе с хранилищами данных и внешними сущностями обеспечивает отражение в DFD-моделях таких физических характеристик системы, как движение объектов (потоки данных), хранение объектов (хранилища данных), источники и потребители объектов (внешние сущности). Построение DFD-диаграмм в основном ассоциируется с разработкой программного обеспечения, поскольку нотация DFD изначально была разработана для этих целей.

Современные производственные системы, обеспечивающие гибкость при автоматизированном производстве, включают:^[6]

• Станки с ЧПУ, впервые появившиеся на рынке ещё в 1955 году. Массовое распространение началось лишь с применением микропроцессоров.
• Промышленные роботы, впервые появившиеся в 1962 году. Массовое распространение связано с развитием микроэлектроники.
• Роботизированный технологический комплекс (РТК), впервые появившиеся на рынке ещё в 1970-80 годы. Массовое распространение началось с применением программируемых систем управления.
• Гибкие производственные системы, характеризуемые сочетанием технологических единиц и роботов, управляемые ЭВМ, имеющие оборудование для перемещения обрабатываемых деталей и смены инструмента.
• Автоматизированные складские системы (англ. Automated Storage and Retrieval Systems, AS/RS). Предусматривают использование управляемых компьютером подъемно-транспортных устройств, которые закладывают изделия на склад и извлекают их оттуда по команде.
• Системы контроля качества на базе ЭВМ (англ. Computer-aided Quality Control, CAQ) — техническое приложение компьютеров и управляемых компьютерами машин для проверки качества продуктов.
• Система автоматизированного проектирования (англ. Computer-aided Design, CAD) используется проектировщиками при разработке новых изделий и технико-экономической документации.
• Планирование и увязка отдельных элементов плана с использованием ЭВМ (англ. Computer-aided Planning, CAP). САР — разделяется по различным характеристикам и назначениям, по состоянию примерно одинаковых элементов. Соединенная между собой отдельных элементов происходит по следующим правилам:

---

1. Физическая однородность измеряемых величин
2. Однотипные каналы связей между этими элементами
3. Совместимость соединений элементов.

Так же в делопроизводстве огромную роль играет ER-модель.

ER-модель

Заключение

Одним из главных условий технического прогресса в настоящее время является постоянное обновление выпускаемой продукции, освоение новой при минимальных потерях и затратах. Должны быть решены вопросы комплексной автоматизации производства и экономии трудовых ресурсов. Развитие современного производства имеет тенденцию широкого использования автоматизированных производственных систем.

Однако, внедрение автоматизированных систем требует комплексного подхода, широкой модернизации оборудования, реорганизации структуры предприятия и в целом реформы технической и технологической службы для достижения оптимального результата. На данный момент не каждое производство способно на такой шаг. Также недостаток квалифицированных специалистов является немаловажным фактором, влияющим на широкое распространение автоматизированных производств.

Многие люди сегодня негативно относятся к автоматизации производства и повышению производительности труда, поскольку в рамках денежной системы это приводит к «технологической безработице», потере покупательной способности и средств к существованию для множества людей, в то время как рабочий день оставшихся работников не сокращается, а ответственность повышается.

Но тем не менее, не смотря на все затруднения, будущее промышленности за автоматизированными системами.

Список использованной литературы

• 1. Гибкие сборочные системы / под ред. У.Б. Хегинботама. М.: Машиностроение, 2014.
  2. Гибкие производственные комплексы / под ред. П.Н. Белянина, В.А. Лещенко. М.: Машиностроение, 2014.
  3. Гмурман В.Е. Руководство к решению задач по теории вероятностей и математической статистике. М.: Высшая школа,2014.
  4. Зельдович Я.Б., Мышкис Л.Д. Элементы прикладной математики. М.: Наука, 2014.
  5. Иванов А.А. Автоматизированные сборочные системы: учебник. Н. Новгород: НГТУ, 2013.
  6. Иванов А.А. Гибкие производственные системы в приборостроении. М.: Машиностроение, 2014.
  7. Иванов А.А., Москвинев А.А., Кварталов А.Р. Проектирование нестандартного автоматического оборудования: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2014.
  8. Иванов А.А., Москвинев А.А., Лахонин А.И. Автоматизация материальных потоков в интегрированных производственных системах: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2015.
  9. Иванов Л.Л. Моделирование и оптимизация в интегрированных производственных системах: учеб, пособие / А.А. Иванов [и др.]. Н.Новгород: НГТУ, 2014.
  10. Иванов Л.Л., Кретинин О.В., Москвичев А.А. Планирование эксперимента и математические методы обработки экспериментальных данных: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2014.
  11. Иванов А.А., Кудрявцев С.А., Торохов С.Л. Основы автоматизации управления: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2016.
  12. Иванов А.А., Москвичев А.А., Кварталов А.Р. Интегрированные производственные системы. Автоматизация информационных потоков: учеб, пособие. Н.Новгород: НГТУ, 2013.
  13. Каплун В.Д., Поклонский Н.В., Трунилин В.А. Основные организационно-технические аспекты создания ГПК для ГАП сборки печатных узлов // Средства связи, 2015. № 3. С. 39.
  14. Козырев Ю.Г. Промышленные роботы: справочник. М.: Машиностроение, 2014.
  15. Конвей Р.В., Максвелл В.Л., Милляр Л.В. Теория расписаний. М.: Наука, 2014.

---

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Функции систем автоматизации делопроизводства

№	Функция	Описание
1	создание документа	Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.
2	регистрация документа	Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы.
3	письма и обращения граждан	Характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
4	решения и распоряжения	Технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.
5	рабочие папки пользователя	Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.
6	контроль исполнения	Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.
7	обработка и хранение собственно документов	К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).
8	работа с взаимосвязанными документами	Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
9	движение документов, ввод резолюций и замечаний	Механизм движения документов (workflow) , обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.
10	функционирование вложенных подсистем	В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.).
11	отслеживание версий одного документа	При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов".
12	учет номерных документов	Учет использования номерных документов. Формирование отчетности.
13	распределенная обработка; отправка документов (почта)	Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.
14	работа через Интернет	В системе реализуется Web- сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
15	поиск документа по реквизитам	Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам.
16	контекстный поиск	Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.
17	архивирование документов	После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.
18	списание документа в дело	По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.
19	ведение словарей и справочников	К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.
20	справочно-аналитическая работа; получение отчетов	В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.
21	настройка системы	Специализированный инструментарий позволяет в автоматизированном режиме спроектировать систему, сгенерировать отчетные формы и связи между ними, настроить механизмы репликации, настроить механизмы доступа к данным.
22	открытость системы	Система может обеспечивать COM-интерфейс, при этом сторонние разработчики могут наращивать возможности системы собственными дополнениями. Возможен вариант приобретения генеральной лицензии, позволяющей вносить модификации в исходные тексты. Предоставляется необходимая документация на систему.
23	регламентация прав доступа	Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.
24	масштабирование системы	Работоспособность системы не должна зависеть от числа пользователей, от уровня вложенности структур.
25	делегирование права подписи	В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
26	защита информации	Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя.
27	соответствие требованиям действующих делопроизводственных стандартов.	Система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом требований Гостехкомиссии и ФАПСИ. Необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.

---