Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Предоставление рекламных услуг» (Обзор теории и мировая практика предоставления рекламных услуг).pdf

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов.

Наиболее часто в менеджменте качества моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:

Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – это графический метод представления процесса в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса.

Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации.

Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию.

IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – представляет собой целый набор методов для описания различных аспектов бизнес-процессов (IDEF0, IDEF1, IDEF1X , IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Эти методы строятся на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для моделирования бизнес процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.

IDEF0 – позволяет создать модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 отображаются основные функции процесса, входы, выходы, управляющие воздействия и устройства, взаимосвязанные с основными функциями. Процесс может быть декомпозирован на более низкий уровень.

IDEF3 – этот метод позволяет создать «поведенческую» модель процесса. IDEF3 состоит из двух видов моделей. Первый вид представляет описание потока работ. Второй – описание состояний перехода объектов.

Цветные сети Петри – этот метод представляет модель процесса в виде графа, где вершинами являются действия процесса, а дугами события, за счет которых осуществляется переход процесса из одного состояния в другое. Сети Петри применяют для динамического моделирования поведения процесса.

---

Unified Modeling Language (UML) - представляет собой объектно-ориентированный метод моделирования процессов. Он состоит из 9-ти различных диаграмм, каждая из которых позволяет моделировать отдельные статические или динамические аспекты процесса [16].

Из них мы будем использовать метод IDEF0.

Модель «AS-IS»

Анализ недостатков и “узких мест” управления компанией предполагает построение модели AS-IS (как есть), т. е. модели существующей организации работы. Использовался стандарт моделирования IDEF0. Модель построена на основе изучения документации (должностных инструкций, положений о предприятии, отчетов), анкетирования служащих компании, данных об организационной структуре из сайта компании и представлена в виде диаграммы рисунок 2.

Рисунок 2. Построение модели AS-IS (как есть).

Данная модель отражает текущую деятельность компании. Она имеет неупорядоченные процессы сбора и анализа поступления информации. Существует необходимость в автоматизации этих процессов, т.е. процесса создания документации, что ускорит и упростит процесс документооборота и составления отчетности. На основе проведенного анализа и предложений по автоматизации составлена модель деятельности, которая может быть использована любой компанией, специализирующейся на предоставлении услуг.

ГЛАВА 2. Моделирование бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг»

Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и «проектную» часть работы, и работы по внедрению моделей процессов [17].

Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:

• выявление процессов и построение исходной модели «как есть». Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса, выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса. В результате создается исходная модель процесса «как есть». Эта модель не всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии можно назвать «первым драфтом» или исходной моделью «как есть».
• пересмотр, анализ и уточнение исходной модели. На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели «как есть».
• разработка модели «как должно быть». После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели «как должно быть». Такая модель показывает, как процесс должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.
• тестирование и применение модели «как должно быть». Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения. Моделирование бизнес-процессов не ограничивается только созданием модели «как должно быть». Каждый из процессов по ходу работы продолжает изменяться и совершенствоваться, поэтому модели процессов должны регулярно пересматриваться и улучшаться. Эта стадия моделирования связана с постоянным улучшением процессов и улучшением модели бизнес-процессов [18].

---

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Как уже было сказано ранее, концепция совершенствования – документ, где излагаются общие принципы тех изменений, которые необходимо провести в бизнес-процессах по результатам их анализа и в соответствии с целями проекта. Она связана как со стратегическими, так и тактическими аспектами организации процессов. В концепций обсуждаются все открытые вопросы и по ним принимаются решения. Это документ достаточно высокого уровня, в котором описываются цели совершенствования, предлагаемы решения для достижения этих целей и схемы их реализации, распределение ответственностей, организация процессов, а также целевое состояние компании т.е. то в котором она должна оказаться после проведения этих решений в жизнь. Апробация механизма совершенствования основного бизнес-процесса будет осуществляться на примере одного бизнес-процесса рекламного агенства «Good agency».

Деятельность рекламного агенства «Good agency» разнообразна.

Рисунок 3. Сайт рекламного агенства Good agency.

Остановимся на основных направлениях агентства:

Маркетинг. Они за то, чтобы любые решения по развитию бизнеса не строились на домыслах и субъективных суждениях. Они должны находить твердую основу в данных от рынка, принимать во внимание не только желания, но и реальное положение компании по уже достигнутым результатам.

Креатив. Сможет ли ваш бренд повлечь людей за собой? Безусловно.
Как умелый мастер не берет размером, так и масштаб не гарантирует эффективной кампании. Нужные слова, сказанные даже шепотом, бывают убедительней громких фраз. создаем оригинальные, сильные и яркие рекламные идеи, используя понятные сообщения, продуманный стиль подачи, с учетом целей компании и понимания целевого рынка.

Стратегия. Каждый понимает значение слова «стратегия» по-разному.

Разработка рекламной кампании в Казахстане. В высокой конкурентной борьбе очень важно обратить внимание потенциальных клиентов именно на ваш бренд. Для этого у вашего рекламного сообщения есть всего несколько секунд.

Защита ИС. Ваши идеи достойны быть не только любимыми, но главное защищенными. Ведь воспользоваться вашей идеей, раскрученным именем и узнаваемым лицом — большой соблазн [19].

---

Этап 1. Цели и задачи

Основная цель которая преследуется в агентстве улучшение финансовое состояние предприятия за счет совершенствования основного бизнес-процесса (т.е.оказания рекламных услуг).

Достижению цели способствует реализация следующих задач:

а) закупка принтеров для печати баннеров разных размеров;

б) сократить время на выполнение производственного заказа основных бизнес-процессов не менее чем на 40% ;

в) сократить издержки на выполнение основных бизнес-процессов не менее чем на 40%;

г) повысить рентабельность;

д) не допустить уменьшение производственных объемов в натуральном выражении.

Факторы, способствующие достижению поставленных целей:

а) заинтересованность и участие менеджеров;

б) наличие лидерства заместителя директора;

в) финансирование реинжиниринга;

г) заинтересованность персонала подразделений, которых касается реинжиниринг.

Этап 2. Определение руководителя реинжиниринга основных бизнес-процессов

В результате голосования был определен руководителем реинжиниринга основного бизнес-процесса заместитель директора. Этот человек обладает

Всеми чертами, навыками и знаниями для успешной реализации реинжиниринга основных бизнес-процессов.

Этап 3. Выявление основного бизнес-процесса для его реинжиниринга

На предприятии основные бизнес-процессы:

а) маркетинг и изучение рынка;

б) поиск и привлечение заявок на рекламу;

в) проектирование и разработка эскизов, материалов, изделий;

г) поиск поставщика, который выполнит заказ;

д) контроль качества;

ж) реализация и распределение;

и) после продажная деятельность;

Для выявления узкого места в основных бизнес-процесса провел PEST- анализ и SWOT-анализ. Наиболее вероятностные PEST факторы, которые могут оказать влияние на реализацию основных бизнес-процессов приведены в таблице 6.

Таблица 2. PEST-анализ основных бизнес-процессов Good agency

Политико-правовые факторы: - ускореннное развитие технологий для печати; - импортозамещение товаров различной категории; - рост потребности в рекламных баннеров перед масштабными мероприятиями	Экономические факторы: - рост безработицы; - замедление роста малого и среднего бизнеса; - кризисное состояние экономики
Социально-культурные факторы: - отдается предпочтение импортным товарам с более высоким качеством	Технологические факторы: - появление новых технологий печати; - развитие промышленных технологий в области повышения качества продукции

---

Таблица 3. SWOT анализ Good agency

Сильные стороны	Слабые стороны
Удовлетворительное финансовое состояние предприятия	Низкий уровень эффективности производства крупно размерных баннеров
Реализация основных бизнес-процессов на удовлетворительном уровне, кроме производства сложных изделий	Недостаточная квалификация специалистов на предприятии
Возможность выполнять любые заказы, в т.ч. на крупносерийные, крупноразмерные и сложные детали	Отсутствуют принтеры
Возможности	Угрозы
Возможность использования услуг конкурентов	Кризисное состояние экономики РФ
Увеличение спроса на другие виды услуг	Снижение объемов потребления баннеров компаниями
Повышение объема производства	Увеличение на рынке компаний-конкурентов

Сильные и слабые стороны основных бизнес-процессов определяются факторами успеха в сравнении с конкурентами. На основании данных таблицы 7 и таблицы 8 построили итоговую таблицу 9 SWOT-анализа. Из которой вытекает вывод: использовать сильные стороны агентства для реализаций возможностей, что в свою очередь поможет устранить слабые стороны основного бизнес-процесса по производству деталей – это снизить срок изготовления деталей сложной конфигурации и малой серии, увеличить количество высококвалифицированных специалистов, сократить сроки изготовления сложных деталей и деталей малой серии, снизить издержки на производство деталей. А также проводимые мероприятия снизят вероятность негативного проявления угроз для агентства.

Таблица 4.Итоги SWOT-анализа

Сильные стороны:	Слабые стороны:
Хорошее финансовое состояние агентства	Низкий уровень эффективности производства крупноразмерных реклам
На удовлетворительном уровне реализация основных бизнес-процессов, кроме производства больших изделий	Нет прямого влияния на качество изготовляемых реклам
Минимальная цена на сырье, т.к. предприятие является посреднической организацией	Нет своего цеха для обработки деталей
Возможности:	Угрозы:
Возможность размещать заказы у конкурентов	Кризисное состояние экономики РК
Увеличение спроса на мелкосерийные детали	Уменьшение спроса на мелкоразмерные детали
Увеличение объема производства	Снижение объема потребления металлоконструкций
	Появление на рынке компаний-конкурентов.

---