Файл: Ревизия денежных средств и ценностей.pdf

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Одновременно с кассовыми операциями следует проверять реальность денежных средств в пути, к которым относятся:

- денежные средства, сданные в банк, по которым еще нет банковской выписки о зачислении на расчетный счет организации;

- денежные средства, сданные инкассаторам на перевозку в банк или из банка;

- денежные средства, перевозимые инкассаторами из операционной кассы в кассу организации.

При ревизии этих средств сначала проверяется фактическое состояние денежных средств в пути на день ревизии (или на другое ближайшее число) путем тщательной проверки каждой квитанции банка или копии препроводительной ведомости на выручку, сданную в банк, но не зачисленную на расчетный счет организации на эту дату. Затем проверяются обороты, т.е. операции с денежными средствами в пути, посредством сверки квитанций банка или копий препроводительных ведомостей на сданную выручку с выписками банка о зачислении сумм на расчетный счет организации. В результате этого выясняются полнота и своевременность зачисления, а также отражения банком денежной выручки организации на его расчетном счете

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

При проверке кассовых операций наиболее часто выявляются следующие нарушения:

1. Прямое хищение денежных средств; оно может быть прикрытым, т.е. оформленным незаконными документами (расписками частных лиц, просьбами о выдаче денег и т.д.). Данный расход, по сути, является растратой. Ничем не прикрытое хищение может быть не только вследствие прямой растраты, но временным незаконным заимствованием денег. В обоих случаях нарушение легко выявляется посредствам внезапной инвентаризации, а впоследствии ревизор выясняет обстоятельства, способствующие подобной ситуации.

2. Не оприходование и присвоение полученных денег:

а) из банка, что проверяется встречной проверкой кассы и банка;

б) от разных лиц и организаций, что также выявляется встречной проверкой.

Одно из нарушений - присвоение денежных средств, полученных в качестве оплаты задолженности от уволенных лиц. Поэтому, когда за уволившимся числится значительная задолженность, требуется проводить детальные процедуры проверки.

3. Излишнее списание денег по кассе - возможно неоднократное использование одних и тех же кассовых документов, поэтому особое значение имеет наличие особых приложений к кассовым ордерам. Здесь возможен неправильный подсчет итогов, списание денежных средств без оснований или по подложной документации. Подлоги в законно оформленном документе связаны с увеличением денежных средств по списанию.

4. Присвоение денежных средств законно начисленных разным лицам организациям. К числу методов проверки относится опрос и встречная проверка документов.

Результаты ревизии кассы оформляются отдельным актом. Один экземпляр акта вручается главному бухгалтеру или заместителю руководителя проверяемого учреждения.

Для его составления ревизор в процессе проверки должен записывать в особую тетрадь, называемую рабочим дневником ревизора, все выявленные им факты нарушений законодательства, нормативных актов и устава предприятия.

В акте ревизии ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения. Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускаются выводы, предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверок, сведениями из материалов правоохранительных органов и ссылками на показания, данные следственным органам. В акте не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных, материально ответственных лиц ревизуемой организации, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.

Акт подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации. Один экземпляр акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы, вручается руководителю ревизуемой организации под роспись в получении с указанием даты получения.

Глава 3. Документальное оформление ревизии кассы

Ревизия кассы проводится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в приложении - (рис.1 Форма акта ревизии наличия денежных средств)

Выявленные излишки денежных средств в кассе на основании акта приходуются следующей проводкой:

- Д-т сч. 50 "Касса"

- К-т сч. 99 "Прибыли и убытки"

Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

- Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

- К-т сч. 50 "Касса"

После принятия решения о взыскании недостающей суммы с виновных лиц, она относится на счет 73 следующей проводкой:

- Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба")

- К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

При погашении суммы недостачи кассиром в добровольном порядке в учете делается следующая запись:

- Д-т сч. 50 "Касса"

- К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба")

Если же недостача будет удерживаться с заработной платы кассира, то эта хозяйственная операция в учете будет отражена следующим образом:

- Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба")

В случае, когда виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них, потери от недостачи списываются на убытки:

- Д-т сч. 99 "Прибыли и убытки"

- К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Выявленные недостачи денежных документов в кассе (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и др.) по их номинальной стоимости списываются со счета 56 проводкой:

- Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

- К-т сч. 50/3 "Денежные документы"

В дальнейшем указанные недостачи денежных документов по их номинальной стоимости списываются аналогично списанию денежных средств.

Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном порядке.

В акте о произведенной ревизии также могут быть приведены следующие данные:

• нарушения правил ведения кассовых операций;
• правильность оформления кассовых документов и ведения кассовой книги;
• соблюдения предельной суммы расчетов наличными денежными средствами;
• особые замечания членов комиссии, если эти замечания имеются.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна также производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна также производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

3.1. Документы для ведения кассового учета.

Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.

ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.

Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93. (Рис.2)

3.2. Особенности заполнения кассовой книги.

Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.

Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов (рис. 3. Образец страницы формы № КО-4).

При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.

После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.

Глава 4. Организация кассовой работы

Кассовые операции - это операции банка по приему выдаче денег, ценностей клиентом банка.

В коммерческом банке обслуживание клиентов производится операционной кассой. В состав операционной кассы входят: приходные кассы; расходные кассы; приходно-расходные кассы; вечерние кассы; кассы для выдачи чековых книжек; кассы перерасчета денежной выручки. Количество таких касс зависит от объема операции и характера деятельности банка.

Центральный банк России устанавливает правила ведения кассовой работы в коммерческих банках: общий порядок ведения кассовых операций; правила перевозки денежных знаков; правила хранения денежных знаков Усатова Л. В., Сероштан М. С, Арская Е. В. Бухгалтерский учет в коммерческих банках: Учебное пособие. -- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и 1С», 2005. -- С. 35; порядок определения платежеспособности денежных знаков; порядок замены и уничтожения поврежденных денежных знаков.