Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Теоретические аспекты учета наличных денежных средств в кассе предприятия).pdf

Кассир снабжается печатью, содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операци, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, при оформлении кассовых документов на бумажном носителе. ^[6]

Если кассовые операции ведет сам руководитель, образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются (п. 2.2 Положения № 373-П).

Материальная ответственность

В Положении № 373-П отсутствует требование на наличие сейфа для хранения наличности. Отсутствует требование на запрет хранения денежных средств, не принадлежащих организации. Сохранность денежных средств (хранение, транспортировка, сроки проведения проверок фактического наличия денег) осуществляется юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.^[7]

Отсутствуют требования по составлению договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира и ознакомлению с Порядком ведения кассовых операций.

В Положении отсутствуют требования о внезапном проведении ревизии кассы. Не отражено списание недостачи денежных средств после проведения инвентаризации в кассе.

За нарушение правил ведения кассовой дисциплины ч. 1 ст 15.1 Кодекса Административных Правонарушений предусмотрены штрафы, налагаемые как на юридических лиц и ИП, так и на их сотрудников.

Применение контрольно-кассовой техники

Вступление в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ вносит в порядок ведения кассовых операций значительные изменения, во многом усложняющие кассовую дисциплину для юридических лиц и ИП.

Кассовая дисциплина в 2019 году такова:

• операции по приему наличных денежных средств осуществляются с применением контрольно-кассовой техники;
• ККТ обеспечивает передачу данных о наличных расчетах в адрес налоговых органов в режиме реального времени (т. е. онлайн);
• покупателю выдается чек, который также может быть отправлен на электронный адрес или абонентский номер покупателя (что не отменяет обязанности выдачи чека).

Законом предусмотрена регистрация контрольно-кассовой техники в электронном виде через кабинет ККТ на сайте ФНС России. Также на официальном сайте ФНС России в 2019 г. размещена справочная информация о том, что собой представляет новый порядок применения контрольно-кассовой техники, и, в частности, перечислены модели и экземпляры ККТ, отвечающие требованиям нового законодательства.

Таким образом, новшества связаны с дополнительными расходами участников наличных расчетов.

Вместе с тем в некоторых случаях имеется возможность снизить указанные расходы. Так, для ИП на ЕНВД или на патентной системе разрешено применение налогового вычета на расходы по приобретению контрольно-кассовой техники из списка ФНС. Размер таких расходов ограничен суммой в 18 000 рублей на единицу ККТ.

Кроме того, для организаций и предпринимателей, осуществляющих свою деятельность с применением контрольно-кассовой техники в населенном пункте, признанном региональными властями труднодоступным и отдаленным, разрешены операции в 2019 г. без подключения к Интернету, т. е. в офлайн-режиме. Критерии установлены Приказом Минсвязи от 05.12.2016 № 616 «Об утверждении критерия определения отдаленных от сетей связи местностей» (основной — численность населения не превышает 10 000 человек). Органы госвласти субъекта РФ формируют и размещают в свободном доступе перечни местностей, в которых разрешено применение контрольно-кассовой техники в автономном режиме. Это означает, что, если населенного пункта, в котором предприниматель осуществляет свою деятельность, нет в данном списке, применять технику в офлайн-режиме нельзя.^[8]

Кассовые документы могут вестись на бумажном носителе или с применением компьютера. Кассовые документы, оформленные с применением компьютера, распечатываются на бумажном носителе. Если кассовая книга ведется в электронном виде, должна быть обеспечена сохранность информации, содержащаяся в указанных документах, и исключена возможность несанкционированного изменения данных (п. 2.5).

Если в организации имеется контрольно-кассовая техника (ККТ), то на общую сумму принятых наличных денежных средств в конце дня на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется приходный ордер 0310001, за исключением сумм наличных, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) (п. 3.3 Положения № 373-П). Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру 0310001 (п. 3.4 Положения № 373-П). Прием юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом, осуществляется по приходному кассовому ордеру 0310001 (п. 3.5 Положения № 373-П). ^[9]

Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы по-прежнему могут не оформлять, в том числе при проведении кассовых операций на основании фискальных документов.^[10]

Кассовые документы

Главными документами, оформляющими прибытие и выдачу наличных средств, являются приходные и расходные кассовые ордера. Заработная плата, пособия и т. д. выплачиваются из кассы сообразно платежным ведомостям. В данном случае расходные кассовые ордера на каждого получателя не оформляются. В кассовых документах не допускаются подчистки и корректировки.

Также произошли изменения в оформлении кассовых документов. В настоящее время отпала необходимость в ведении журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, так как их регистрация происходит в автоматическом режиме; необязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении, аналогично это происходит автоматически.

При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

Расходный кассовый ордер, как и приходный, может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных данных контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, других документов на общую сумму выданных наличных денег.

Сами приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и ведомости в 2018 году не изменились, они оформляются по прежним унифицированным формам, но с учетом новых правил заполнения.

В Положении № 373-П (п. 5.5) дается разъяснение, что если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.

В Положении № 373-П отсутствуют ограничения на количество кассовых книг в организации. В настоящее время можно вести отдельную книгу по фондовой кассе в бюджетных организациях (это должно быть отражено в Учетной политике организации).

Организация работы по ведению кассовых операций Кассовые операции ведутся кассиром или главным бухгалтером, бухгалтером с установлением ему должностной инструкции по ведению кассовых операций, с которой кассир должен ознакомиться под роспись. Кассовые операции могут также вестись руководителем при отсутствии бухгалтера (п. 1.6 Положения № 373-П)^[11].

Законодатель выделил отдельные разделы в Положении № 373-П по порядку приема и выдачи наличных денег из кассы. Поступление денежных средств в кассу и выбытие их из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, номера унифицированных форм обозначены цифровыми кодами документов, приведенных в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93. Теперь организациям и предпринимателям предоставлено право оформлять каждый из этих кассовых документов после окончания проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа».^[12]

В расходном кассовом ордере сумму можно писать от руки или распечатать на компьютере. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У). 

 Составляется расходный ордер по унифицированной форме, где предусмотрен такой реквизит, как подпись директора. Если директор сам ведет бухучет, он подписывает расходный ордер и за главбуха. Иначе налоговая посчитает расходный ордер недействительным и если с учетом выданной по нему суммы остаток в кассе окажется сверхлимитным, организации грозит штраф на сумму до 50 000 руб. ^[13]

Выдача денежных средств подотчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности компании, на основании заявление о выдаче денег оформляется расходный кассовый ордер.

На заявлении о выдаче подотчетных сумм нужна только подпись директора. В заявлении на подотчет директор может не указывать срок возврата денег. Ему не требуется собственноручно ставить в документе дату, сумму и срок, на который работнику выдаются деньги (п. 6.3 Указания № 3210-У). Остальную информацию может вписать само подотчетное лицо или бухгалтер. А эти сведения остаются обязательными.

В итоге для выдачи средств под отчет достаточно распорядительного документа компании или индивидуального предпринимателя. Заявление от сотрудника на выдачу денег под отчет не обязательно.

Обратим особое внимание, что ранее выдача наличных денег осуществлялась только при полном погашении подотчетных сумм. Но с введением в силу поправок Указанием Центрального Банка России от 19 июня 2017 № 4416-У данный пункт утратил силу.^[14]

Таким образом, выдавать деньги под отчет сотруднику можно, даже если на нем числится задолженность за предыдущие полученные авансы.

Подводя небольшой итог вышесказанного, следует отметить, что для соблюдения кассовой дисциплины организации необходимо выполнять следующие требования: не превышать лимит расчетов наличными, следить за соблюдением установленного лимита остатков наличных денежных средств в кассе, своевременно делать записи в кассовой книге. Напомним, что индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

1.2. Отражение кассовых операций в бухгалтерском учете

Любое движение денежных средств в кассе предприятия должно быть оформлено документально. Средства из кассы могут выдаваться для выплаты заработной платы, командировочных и под отчет для приобретения материальных ценностей или услуг, необходимых предприятию, сдачи наличности в банк. ^[15]

Учет денежных средств в кассе осуществляется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета отображается поступление денег в кассу, по кредиту – выбытие.

Рассмотрим основные операции, отражаемые по счету 50 «Касса» в таблице 2, составленной на основании плана счетов.

Таблица 2

Основные операции, осуществляемые по счету 50 «Касса»

Контроль за ведением кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии — руководитель организации (п. 2.6 Положения № 373-П). Хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ, где отмечено, что кассовые документы и книги следует хранить не менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).