Файл: Управление приемом, размещением и хранением товаров. Классификация запасов. ( Понятие и классификация запасов ).pdf

В процессе организации коммерческой деятельности перед предприятием стоит ряд вопросов, и в том числе вопрос грамотного управления запасами. Основной задачей управления запасами является инвестирование в них средств таким образом, чтобы достигать стратегических целей бизнеса.

Запасы создаются и в промышленности, и в розничной торговле, и в оптовой торговле и в любых других отраслях, на предприятиях любой формы собственности. Без запасов не может обойтись ни одно предприятие, однако их создание сопряжено с дополнительными финансовыми расходами. В частности происходит «омертвление» части финансовых средств, появляются расходы на содержание складов, постоянный риск порчи, не реализации просроченного товара и т.п. В то же время отсутствие необходимого объема запасов может повлечь за собой потери от простоя производства, упущенную прибыль из-за отсутствия товара на складе в момент возникновения повышенного спроса, потерю потенциальных покупателей и др.

Рассмотрим понятие запасов, их классификация и основные направления анализа. Подробно рассмотрим системы управления запасами на предприятиях, приоритетные направления их использования. Охарактеризуем управление запасами в системе распределения.

1.Характеристика запасов и основные направления их анализа

1.1 Понятие и классификация запасов.

Управление запасами представляет собой проблему, общую для предприятий и фирм любого сектора системы хозяйствования. Запасы создаются в промышленности, розничной, оптовой торговле, на предприятиях и организациях различных форм собственности и направлений деятельности.

Под материальными запасами понимают находящуюся на разных стадиях производства и обращения продукцию производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс личного или производственного потребления.

Отдельно выделяют понятие товарные запасы. Согласно п. 127 ГОСТ Р 51303–99 группа Т02 ОКСТУ 0131 «Торговля (термины и определения)», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 11.08.99 № 242-ст., товарные запасы – это количество товаров в денежном или натуральном выражении, находящихся в торговых предприятиях, на складах, в пути на определенную дату.

Создание запасов всегда сопряжено с дополнительными финансовыми расходами. Затраты, связанные с созданием и содержанием запасов можно разбить на следующие группы: − отвлечение части финансовых средств из оборота, их "омертвление". Чрезмерные запасы прекращают движение капитала, нарушают финансовую стабильность, заставляя руководство предприятия в срочном порядке изыскивать необходимые для операционной деятельности денежные средства (как правило, дорогостоящие); − расходы, возникающие в связи с хранением и владением запасами (аренда и содержание складских помещений, оплата труда специального персонала, расходы по перемещению запасов, страхование имущества и др.); − расходы, связанные с риском потерь из-за устаревания и порчи, а также хищений и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей и др. В свою очередь отсутствие необходимого объема запасов приводит также к дополнительным расходам. В целом, предприниматели, создавая запасы товарно-материальных ценностей, руководствуется следующими основными мотивами:

1. Поддержание непрерывности производственного (торгового) процесса. Запас должен обеспечить время транспортировки, время, которое затрачивается на входной контроль, предпродажную или предпроизводственную подготовку, комплектацию, предотвратить простой производственного (торгового) процесса в случае нарушения установленного графика поставки, изменения спроса и т.д.

2. Стоимость отрицательного уровня запасов (дефицита). При наличии дефицита запасов существует три вида возможных дополнительных расходов (в порядке увеличения их отрицательного влияния): − расходы в связи с несвоевременным (запоздалым) выполнением заказа, когда его нельзя выполнить за счет имеющихся товарно-материальных запасов; − расходы в связи с потерей сбыта, когда постоянный заказчик обращается за данной покупкой в какую-то другую фирму (измеряются в показателях потерянной выручки); − расходы в связи с потерей заказчика, когда отсутствие запасов оборачивается не только потерей торговой сделки, но и тем, что заказчик начинает постоянно искать другие источники снабжения.

3. Сезонность, так как иногда только в определенный период времени можно доставить продукцию потребителю или произвести ее. В некоторых регионах (районы Крайнего Севера) доставить продукцию потребителю можно только в ограниченный период времени, а потребляется она в течение всего года. Урожай сельскохозяйственных культур собирают летом или осенью, а потребляется и перерабатывается данная продукция весь год.

4. Наличие скидок при покупке крупной партии товаров, а также снижение издержек, связанных с размещением и доставкой крупного заказа: постоянных издержек административного характера, связанных с поиском поставщика, переговорами и т.п. и переменных издержек на транспортировку товара, снизить которые можно, сократив количество заказов, т.е. увеличив объем заказываемой партии.

5. Инфляция и возможные спекуляции на росте цен. Предприятия, предвидя рост цен, создают запасы, с целью получения прибыли в дальнейшем из-за роста цен.

6. Снижение издержек, связанных с производством единицы изделия. При производстве больших партий товара их себестоимость снижается даже, несмотря на возросший запас.

7. Упрощение процесса управления производством. Наличие запасов на различных стадиях производственного процесса позволяет снизить требования к степени согласованности производственных процессов на различных участках, и, следовательно, издержки на управление этими процессами.

По этим причинам предприниматели отдают предпочтение созданию запасов. По тем же причинам вместо запасов можно создавать логистические технологии быстрого ответа, позволяющие достигать те же производственные или торговые результаты. Например, если сократить срок оформления или доставки заказа для торговой точки на несколько часов, то на случай непредвиденно большого покупательского спроса потребуется гораздо меньший страховой запас.

Таким образом, логистическая организация процессов позволяет без повышения уровня запасов снизить издержки, связанные с производством единицы изделия, свести к минимуму простои производства из-за отсутствия запасных частей, а также выполняет ряд других функций запасов.

1.2 Задачи, информационная база и основные направления анализа запасов.

Задачи статистики товарных запасов и товарооборачиваемости в значительной степени ориентированы на обеспечение предприятия достоверной исчерпывающей информацией, на выявление закономерностей поведения товарных запасов и протекания процесса товарооборачиваемости на рынке. Основными задачами анализа товарных запасов являются:

− учет товарных запасов в целом, а также в потоварном разрезе, в разрезе товарных групп, по различным субрынкам, фирмам и предприятиям;

− разработка оптимального размера товарных запасов и оптимума товарооборачиваемости;

− установление степени соответствия товарных запасов нормативам по сумме и в днях оборота, выявление причин выявленных отклонений; − расчет и анализ объема, уровня и структуры товарных запасов, выявление произошедших изменений, установление их причин; − изучение динамики товарных запасов, выявление тенденций и анализ поведения в условиях сезонности;

− выявление наиболее значимых для коммерческой деятельности предприятия номенклатурных позиций;

− оценка соответствия товарных запасов спросу населения;

− выявление причин образования сверхнормативных товарных запасов и запасов ниже нормы, разработка мероприятий по ликвидации сверхнормативных запасов и пополнения запасов до норматива;

− расчет и анализ показателей товарооборачиваемости, оценка их уровня и соотношения в потоварном разрезе, в разрезе отдельных субрынков и предприятий;

− выявление тенденций и закономерностей процесса товарооборачиваемости; Объем запасов Время Максимальный желательный запас Текущий уровень запаса Пороговый уровень запаса Гарантийный уровень запаса

− расчет влияния основных факторов на изменение и эффективность использования товарных запасов.

Основными источниками информации о товарных запасах являются данные бухгалтерского учета, включая первичные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую, статистическую отчетность.

Важный источник информации о товарных запасах – данные инвентаризации, в которых уточняются учетные записи о состоянии товарных запасов, выявляются товары, не пользующиеся спросом, товары, утратившие свое качество, определяются товарные потери и виновные лица.

Полезную информацию для анализа можно получить из материалов по уценке товаров. Уценке подвергают товары устаревших фасонов и моделей, товары, утратившие первоначальный вид, частично потерявшие свое качество, товары сезонного спроса в период окончания сезона их использования. В процессе анализа нужно выявить причины появления товаров, требующих уценки, с целью свести к минимуму операции по вынужденной уценке в будущем.

Помимо традиционного оперативного учета используются современные информационные технологии, которые позволяют учитывать состояние и движение товаров в режиме реального времени. Такие системы способны давать информацию о состоянии товарных запасов и движении товаров по каждому наименованию, отслеживать остатки и уровень обеспечения товародвижения в любой момент времени. К сожалению, такие системы используются пока не на всех торговых предприятиях.

На основании поставленных задач можно выделить следующие направления анализа запасов:

− расчет и оценка показателей статистики товарных запасов и товарооборачиваемости: показатели обеспеченности товарооборота запасами, оборачиваемости запасов, времени одного оборота и т.п.;

− оценка оптимальности товарных запасов: расчет оптимума запасов и отклонений от него;

− анализ состояния и изменения запасов;

− анализ оборачиваемости запасов;

− АВС-анализ запасов.

1.3 Система показателей статистики товарных запасов и товарооборачиваемости.

В статистике товарных запасов и товарооборачиваемости выделяют следующие основные показатели:

1. Объем запасов. Запасы могут измеряться в натуральном, стоимостном выражении или днях оборота. Показатель объема запасов является моментным показателем.

2. Структура запасов – это показатели удельного веса объема запасов отдельных товаров, товарных групп в натуральном или стоимостном измерении, в процентах к общему итогу. Также рассчитывается доля неходовых и залежалых товаров (низкокачественных, потерявших товарный вид, технически устаревших и вышедших из моды) в общем объеме товарных запасов.

3. Средние запасы за конкретный период времени. В зависимости от объема информации средние запасы могут быть рассчитаны по формуле простой средней арифметической и среднехронологической. Если имеются данные о фактическом объеме запасов на начало (Зн) и конец (Зк) периода, то используется формула средняя арифметическая простая

Если собраны данные о товарных запасах на начало (конец) месяца за более длительный промежуток времени (квартал, полугодие, год), то используется формула среднехронологическая

Пример. Остатки запасов на 01.01 составляют 60 тыс. р., на 01.02 – 80, на 01.03 – 110, на 01.04 – 100. Рассчитать средние остатки запасов за 1 квартал. Проведем расчет по формуле средней хронологической

Кроме того, можно сначала рассчитать средние остатки за каждый месяц, а потом использовать формулу среднюю арифметическую простую