Файл: Анализ внешней и внутренней среды организации ( ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОТКРЫТАЯ СИСТЕМА).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Важнейшим понятием в теории организации является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это, же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Организация имеет свои входы и выходы. Внутри нее происходит трансформация входов в выходы. Живой системой можно назвать растение, животное, человека, т.е. любой объект белковой формы существования.  Понятно, что организация не является таким объектом, следовательно, она не живая система. Но любая организация проявляет некоторые свойства живого организма, такие как изменчивость, адаптируемость, целостность, открытость, развиваемость, выживаемость и т.д. Следовательно, организация, как и живая система, является живущей системой. Менеджмент существует для того, чтобы придавать организации свойства живущей системы, развивать ее. Формирование эффективных систем менеджмента возможно лишь на основе применения эффективных форм его организации, узаконивающих методы управления.

На рубеже 1970-х годов переломной для всей управленческой мысли явилась четко сформулированная идея о том, что организация - это открытая система, которая приспосабливается к своей весьма многообразной внешней и внутренней среде, и главные причины того. Что происходит внутри организации, следует искать вне ее. 70-80-е годы прошли в интенсивных поисках взаимосвязей между типами среды и различными формами управления^[1].

Цель – рассмотрение особенностей организации как открытой системы, а также выявление преимуществ и ограничений организации как открытой системы.

Задачи:

1. Определить понятие «системы» и «открытой системы» организации;
2. Выявить особенности модели организации как открытой системы;
3. Определить преимущества и ограничения организации как открытой системы.

Любая организация как организованная система находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Внутренняя среда заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, имеет не только свои сильные стороны, но и слабые. Поэтому внутренняя среда в то же время может быть источником проблем для организации и даже ее гибели.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

• наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы;
• наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
• наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение: организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Для большей точности отметим, что приведенное выше определение справедливо не просто для организации, а для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

Организация преобразует на основе соответствующих технологий находящиеся в ее распоряжении материальные, трудовые, информационные ресурсы и с помощью этого обеспечивает достижение целей входящих в нее лиц. В этом состоит ее главная функция.

Структура курсовой работы:

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются такие понятия, как организация, системы и их признаки. Дается полная характеристика организации как открытой системы. Уделяется внимание ее преимуществам и ограничениям. Во второй главе представлена организация конкретного открытого типа, такая как ООО «Нижневартовский хлебозавод».

ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОТКРЫТАЯ СИСТЕМА

• 1. Понятие организации как системы

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

Закрытая система (closed system) – система, изолированная от внешней среды, элементы которой взаимодействуют только друг с другом, не имея контактов с внешней средой.

Открытая система (open system) – система, которая взаимодействует с окружающей ее средой в каком-либо аспекте: информационном, энергетическом, вещественном и т.д.[1]

Все организации являются открытыми системами, их выживание зависит от внешнего мира. Организация обменивается с внешней средой через проницаемые границы информацией, материалами. Открытая система не является самообеспечивающейся, так как зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Организация как сложная система состоит из крупных составляющих частей, которые называются подсистемами. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Поэтому работа каждого сотрудника и каждого отдела в организации очень важна для успеха организации в целом.

Модель организации как открытой системы в упрощенном виде представлена на рисунке 1. 

Рисунок 1 - Организация как открытая система

Входами модели являются получаемые организацией из окружающей среды информация, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Организация в процессе преобразования обрабатывает эти входы, трансформируя их в продукцию или услуги – выходыорганизации, которые она передает в окружающую среду. В ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов в том случае, если управление в организации является эффективным. В результате появляются дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т.п.

1.2 Внутренняя и внешняя среда организации

Внутренняя среда организации представляет собой совокупность внутренних переменных организации, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые в организации процессы и, в основном, являющихся результатом управленческих решений, т.е. контролируемых руководством. К наиболее существенным переменным можно отмести: цели, структуру, задачи, ресурсы, технологию, организационную культуру. Все внутренние переменные взаимосвязаны, изменение одной из них в определенной степени влияет па все другие. Совершенствование одной переменной, например такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

Успех организации в значительной степени зависит также от сил, внешних по отношению к организации. Представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в управленческой мысли в конце 1950-х гг. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку управления, поскольку подчеркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целостность, состоящую из взаимосвязанных частей, связанных с внешним миром. Даже если бы изменения не были столь значительными, руководителям все равно пришлось бы учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку от руководства зависит выживание организации, менеджер обязан уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию. Более того, он должен предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия.

К основными факторам внешней среды относятся: технология, экономические условия, социокультурные факторы, политические факторы, международные факторы, поставщики, законы и государственные органы, потребители, конкуренты.

Значение внешних факторов меняется от организации к организации и от подразделения к подразделению в одной и той же организации. Все факторы внешнего окружения взаимозависимы и взаимодействуют между собой. Под  факторы сложностью внешнего  организации окружения понимаются  именно число и разнообразие  адекватно внешних факторов,  мировой на которые организация  экономики вынуждена реагировать. Подвижность  отложенные среды характеризуется  свою скоростью, с которой  экономической в среде происходят  контролируемых изменения. Неопределенность  отрасли среды является  запасы функцией имеющегося  результатами по конкретному фактору  отечественных количества информации  также и уверенности в достоверности  анализ этой информации.

Таким образом, современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответственным образом осуществлять изменения внутри себя.

1.3  работ Способы  точки адаптации организации  зависящие к внешней среде

Внешняя  влияние среда представляет  баланс собой комплекс  счет внешних элементов,  которое находящихся вне  стимулировать структуры организации. Она  сумма является определяющим  дает фактором развития  производства организации. Самое  политические главное – уметь  возможность приспосабливаться к любым  объектом изменениям внешней  производства среды, в противном  таким случае возникает  краткая угроза потери  экономия конкурентоспособности и «отсталости» в  прочие развитии.

Внешняя среда  баланс крайне динамична  имущества и непредсказуема. Неопределенность  типа ее заключается в том,  унок что не все  dodge экономические субъекты  рассмотрим могут иметь  которые доступ к ценной  дорогостоящая информации рыночной  прочие системы и экономики  особенно в целом. Кроме  данном того, для  окружающую того, чтобы  таблица вовремя и адекватно  таблица реагировать на различные  часть изменения, информация  примерно должна быть  потребители достаточно достоверной  заемные и максимально точной,  такая что не всегда  делить наблюдается, особенно  счет в условиях рыночной  таблица экономики. Например,  сумма реклама как  экспансия фактор воздействия  доля производителя на структуру  таблица потребительского спроса  таблица менее эффективна,  способствует поскольку нарушается  рамках главный принцип  выход ее существования – правдивость. Вследствие  организация этого организации  входами постепенно начинают  также терять контакт  пассивов с потребителями, разрушаются  канадским связи с рынком,  вызывает что вызывает  возможность дисбаланс спроса  пяти и предложения. Таким  вещественном образом, внешняя  баланс среда тем  запасы и опасна, что  дебиторская возможность встроиться в нее  финансовые и действовать как  влияние единое целое  равны практически отсутствует.

Однако  реклама в силах фирмы  действовать разработать системы  данная адаптации к внешней  если среде, что  цикла позволяет установить  получает с ней контакт  доходные и, соответственно, получать  типа информацию о любых  экспорт ее изменениях. Итак,  оборонительная инструментами адаптации  изолированная являются следующие.

1. Создание  деятельность информационной системы. Это  если позволит снизить  сумма неопределенность на входе  такая и выходе организации,  другой своевременно получать достоверную  основную информацию от первого  краткая лица и, как  которые следствие, максимально  если повысить степень  фирмы защиты от непредвиденных  schlumberger обстоятельств. Все  устойчивость это может  проведем быть осуществлено  сравнении посредством создания  первом в организации системы  работ маркетинга, снабжения  период и, конечно, отдела  постоянно стратегического планирования. Это  компании дорогостоящая практика,  изменений она требует  такие огромных капиталовложений  которое в развитие организации. Поэтому  влияет с экономической точки  именно зрения для  наименование организаций со слаборазвитой  производства финансовой системой  также рациональнее будет  базе привлечь специалистов  косвенными из консалтинговых фирм.