Файл: Функции менеджмента (Процесс и функции менеджмента).pdf

Система внутреннего контроля на ООО «ГраниФуд» разработана и закреплена в разделе 10 учетной политики предприятия для целей бухгалтерского учета.

Согласно этому положению [5, с. 528]:

1) отдельными приказами руководителя организации (по согласованию с главным бухгалтером) утверждаются: 1.1) состав и порядок работы комиссии по приему и списанию основных средств и оборудования; 1.2) перечень лиц, ответственных за оборот (получение, хранение, выдачу, учет) бланков строгой отчетности; 1.3) перечень лиц, имеющих право подписи доверенностей (в т. ч. на получение товарно-материальных ценностей).

2) порядок организации внутреннего контроля и перечень ответственных за его участки лиц также утверждается отдельным приказом руководителя организации.

3) инвентаризация активов и обязательств проводится в случаях и в порядке, предусмотренных нормативными актами по бухучету и бухгалтерской отчетности [5, с. 529].

Состав инвентаризационной комиссии утверждается отдельным приказом руководителя организации.

Согласно пункту 2, система внутреннего контроля должна быть разработана и утверждена приказом руководителя организации. Однако в действительности такой приказ отсутствует, что является грубым нарушением действующего законодательства. Обязанности и ответственность работников ООО «ГраниФуд» закреплены в должностных инструкциях работников.

Стоит отметить, что эффективность системы внутреннего контроля зависит от: 1) организационной структуры предприятия в целом, включая функции руководства организации, касающиеся проверок бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля; 2) масштаба разделения функций между руководством и внутренней ревизией и вероятности оказания давления на решения последней; 3) компетентности персонала, занимающегося внутренним контролем; 4) масштабов использования компьютерных технологий по обработке информации [5, с. 530].

На основании проведенного анализа можно сделать следующие выводы.

На предприятии существует структурно-функциональная система внутреннего контроля.

Отсутствие специальной контрольной службы не является слабым местом системы внутреннего контроля предприятия, т.к. выбранный способ отвечает принципу разумности, а полученный результат сопоставим с трудозатратами при осуществлении контроля.

Хотя на предприятии существует структурно-функциональная система внутреннего контроля, но основные принципы функционирования этой системы должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя организации.

Однако в действительности такой приказ отсутствует, что является грубым нарушением действующего законодательства. Поэтому организации были даны рекомендации в целом по документированию системы внутреннего контроля.

2.3. Особенности реализации функции мотивации

Рекомендации, которым необходимо придерживаться при совершенствовании и повышении эффективности системы управления персоналом (культурные аспекты) заключаются в следующем [16, с. 248]:

1. Уделять внимание нематериальным, внешне не воспринимаемым аспектам организационного окружения.

2. Не изменяйте культуру организации быстро, так как изучение и анализ принципов и ценностей сотрудников является скрупулёзным процессом.

3. С участие персонала создавайте корпоративную символику, ведь она является важнейшей составляющей организационной культуры. Важно, чтобы сотрудники понимали её цель и смысл.

4. Прислушивайтесь к историям, рассказываемым на предприятии, анализируйте их, так как они могут влиять на корпоративную культуру.

5. Вводите в организацию корпоративные обряды, которые в дальнейшем сплочат персонал и усиливают культуру [16, с. 249].

6. Руководитель должен понимать, каких идеалов он должен придерживаться и уметь передавать их низшим уровням организации.

Можно сделать вывод о том, что организация управления трудовым коллективом станет эффективнее, если ожидания, надежды его членов будут реализовываться. При этом руководитель должен стать психологом, который сможет разбираться в истинных мотивах и потребностях своих сотрудников.

В результате это увеличит интеллектуальный потенциал предприятия и удовлетворять глубокие потребности личности в самовыражении и в признании результатов труда.

Только построив систему управления, которая ориентирована на рынок, можно говорить о повышении конкурентоспособности и успешном развитии организации, так как суть управления персоналом заключается в конкурентоспособном человеческом ресурсе, который составляет ценность для предприятия.

Основным недостатком при исследовании взаимосвязи эффективности труда и материальной мотивации персонала ООО «ГРАНИФУД» является отсутствие четких критериев, обеспечивающих прямую и прозрачную связь материального стимулирования персонала с показателями эффективности труда каждого сотрудника предприятия.

На основе проведенного мотивационного аудита были выделены направления совершенствования системы мотивации персонала в ООО «ГРАНИФУД» [16, с. 250]

Внедрение системы мотивации на основе KPI (показатель эффективности) в ООО «ГРАНИФУД» [18, с. 5]:

— оценить эффективность каждого сотрудника, подразделения;

— ориентировать персонал на достижение обозначенных результатов;

— обеспечить коллективную и индивидуальную ответственность за результаты деятельности предприятия.

В рамках расширения методов нематериального стимулирования управленческого персонала в ООО «ГРАНИФУД» рекомендуется:

— проявлять признательность со стороны высшего руководства за определенные достижения сотрудника в форме объявления благодарности на корпоративной информационной доске; в проявлении дружеского внимания со стороны руководства (неформальный разговор с сотрудником на рабочем месте, публичная похвала на собрании, регулярные встречи и ланчи с менеджерами); в расширении полномочий (распределение в разумных пределах работы по желанию, самоуправление, представление, участие в генерировании идей и определении направлений работы компании) [18, с. 6];

— уделить серьезное внимание формированию механизмов двусторонней связи внутри компании.

Боязнь быть не услышанным порождает напряженность в коллективе и недовольство рабочим местом. Менеджеру необходимо дать почувствовать, что компания прислушивается к его мнению, ценит идеи и предложения.

Таким образом, предлагаемые рекомендации по совершенствованию мотивации трудовой деятельности персонала ООО «ГРАНИФУД» позволят предприятию: повысить мотивацию персонала на качественное выполнение собственных обязанностей и достижении важных для компании показателей (в том числе обеспечить рост продаж), сократить текучесть кадров; сформировать сплоченный коллектив единомышленников, поддерживать в нем уверенность в профессиональной востребованности со стороны работодателя и желание работать в данной компании эффективно, с полной отдачей, с мотивацией на результат [18, с. 7].

В процессе анализа организации подбора персонала в системе управления трудовыми ресурсами в ООО «ГРАНИФУД» выделили проблемные моменты, которые предлагается решать с помощью следующих рекомендаций.

Среди которых следующие [26, с. 423]:

1. Поиск и отбор персонала является трудоемким и затратным по времени процессом, который отвлекает руководство от основной работы и снижает ее эффективность. При проведении отборочного интервью руководство не пользуется какими-либо специальными методиками отбора, полагаясь на собственную интуицию и опыт.

Не уделяется должного внимания и личностным характеристикам работника.

Из документов сотрудника анализируются необходимые удостоверения и документы об образовании.

2. Анализ подбора и отбора персонала в ООО «ГРАНИФУД» показал, что в компании не осуществляется кадровое планирование, не разработана технология поиска и отбора персонала, не разработаны модели компетенций непрофильных специалистов: менеджер по персоналу, маркетолог, логист, бухгалтер.

3. Вся процедура подбора четко не регламентирована, т.е. нет никаких нормативных документов, определяющих, каким образом необходимо подбирать кандидатов на вакансии. Заявки на подбор персонала передаются сотруднику отдела кадров в устном порядке, т.е. каких-то специальных форм заявок так же нет [26, с. 424].

Для определенных категорий персонала существуют готовые бланки для проведения структурированного интервью (например, для кассира). В таких бланках есть тестовые вопросы на знание определенных процедур и инструкций, а также вопросы на выявление определенных компетенций.

4. Динамичное расширение торговой сети ООО «ГРАНИФУД», происходящее в 2016–2018 гг., предусматривает создание инфраструктурных условий для появления новых точек экономического роста в стране, повышение конкурентоспособности на региональных рынках розничной торговли.

Эти серьезные задачи станут трудновыполнимы, если в задачах управления персоналом в ООО «ГРАНИФУД» не будут активно развиваться современные технологии подбора кадров и в первую очередь технологии подбора выпускников техникумов и Вузов, которые могут стать ведущей силой, способствующей развитию компании [26, с. 425].

3. Разработка мероприятий по совершенствованию системы управления ООО «ГраниФуд»

Рассмотрим мероприятия по совершенствованию системы управления.

Организационная структура предприятия:

Необходимо нанять на работу директора по логистике, который будет руководить всеми логистическими операциями. Предлагается объединение под руководством директора по логистике транспортного отдела, отдела запасов, а также отдела складирования и информационного отдела [3, с. 71].

На данный момент, управлением транспортной логистикой по сути занимается, заведующий склада, так как он согласовывает все вопросы с транспортными компаниями и водителями, хотя изначально заведующий складом – это специалист, который руководит работой склада и лично несет ответственность за его функционирование.

Предполагается, что компания наймёт на работу специалистов, которые в рамках своих обязанностей будут отвечать за переговоры с транспортными компаниями, обсуждать с клиентами транспортные услуги, сроки и условия доставки по Москве и в другие регионы, составлять маршрутные листы, заключать контракты с новыми транспортными компаниями. Приём таких сотрудников также приведёт к снижению логистических издержек [3, с. 72].

Также, целесообразно создать отдел запасов, который в свою очередь отвечает за учет текущего состояния товарных запасов и прогноз потребления, в результате чего, определяется объем товара на ближайший период, решаются оперативные вопросы общения с поставщиками, соблюдения сроков поставки, номенклатуры, комплектности, соответствия поставок нормативам качества.

Отдел запасов должен эффективно и оперативно взаимодействовать с отделом продаж и складом. Получать информацию по наличию ассортимента со склада, а также передавать им информацию о будущих поставках.

Нахождения в условиях сложившихся рыночных условий требует внимания к поиску наиболее эффективных путей [3, с. 73]. Предполагается, приём на работу квалифицированного сотрудника, с опытом работы, но так как в отделе продаж, работает через мерное количество сотрудников, а именно 7 человек, можно сократить штат на одного человека, что снизит затраты компании на выдаче сотрудникам ежемесячной зарплаты.

Предлагается создание отдела информационной логистики, в котором будут работать специалисты по ИТ технологиям.

Так как отдел логистики просто необходим, для компании, а именно для повышения качества логистического сервиса, вышеупомянутый перечень показателей должен стать основным объектом оптимизации на начальном этапе работы отдела.

Эффективность организации в большой степени зависит от вовлеченности сотрудников в ее деятельность.

Вовлеченность – это интегральный показатель, который характеризует внутреннее состояние сотрудника в процессе выполнения трудовых функций [3, с. 74]. 

Для устранения вышеназванных недостатков нами были разработаны предложения по совершенствованию работы по подбору персонала в ООО «ГРАНИФУД». [15, с. 186]

Совершенствование работы по подбору персонала является актуальной задачей для ООО «ГРАНИФУД».

Поскольку компания разрабатывает систему менеджмента качества и требует серьезной подготовки к нормативно-методической базе и разработке описания всех бизнес-процессов [15, с. 186].