Файл: Функции менеджмента (Процесс и функции менеджмента).pdf

Функции управления – виды направленной управленческой деятельности, появившиеся в ходе процесса разделения труда. Важно понимать чем функции отличаются от задач. Задача – направленная на достижение требуемых результатов в определенное время деятельность [14, с. 91].

Функция – повторяющая деятельность организации.

Комплекс управленческих задач представляет собой функцию управления. Как правило, одну функцию выполняет одно подразделение, однако некоторые функции могут выполняться совместно различными подразделениями или одно подразделение может выполнять несколько функций. На рисунке 1 изображены факторы, от которых зависит состав функций [17, с. 69].

Рисунок 1 – Факторы, влияющие на состав функций управления [17, с. 71]

Функции управления нужны для того, чтобы обеспечивать в организации руководство, управление и обслуживание производственной деятельности.

Все функции имеют следующие основные характеристики: назначение; повторяемость; однородность содержания; специфика выполнения.

Функции управления отличаются наличием объективного характера, что определяется необходимостью самого процесса управления в условиях совместной трудовой деятельности [19, с. 86].

Основными функциями управления организацией являются [14, с. 102]:

организация – совокупность методов и приемов сочетания всех звеньев управленческой системы; нормирование – процесс разработки научно обоснованных расчетных величин, устанавливающих количество и качество оценки развитых элементов, используемых в процессе производства и управления; планирование – функция, которая занимает центральное место в организационной структуре и направлена на регламентирование поведения объекта управления; координация – воздействие на коллектив людей с целью управления различными но связанными между собой подразделениями; мотивация – функция, которая стимулирует трудовую деятельность; контроль – анализ и учет возможных ошибок и отклонений от намеченных планов; регулирование – функция, тесно связанная с функциями контроля и координации. Управленческие функции – это основа управленческого аппарата, определения его численности и структуры. Основная задача управленческого аппарата заключается в объединении различных, но связанных между собой функций [14, с. 105].

Выделяют несколько вариантов классификации функции управления, однако наиболее простая и понятная делит их на две группы: общие; специальные. Общие функции управления Общие функции сформулировал Ани Файоль в начале 20 го века [21, с. 69].

Они существуют при управлении любой организацией в любой бизнес сфере. Среди всех общих функций менеджмента основной считают титрование – метод массового количественного и качественного анализа. Выполняя данную функцию, менеджер, как правило менеджер высшего звена, осуществляет следующее: формулирует цели и задачи на будущий период; осуществляет стратегическое планирование; составляет оперативные планы.

Реализация всех планов зависит от организационной функции. Она направлена на создание организации, формирование ее структуры, распределение задач среди персонала, координацию их работы. За стимуляцию трудовой деятельности персонала отвечает мотивационная функция.

Она основана на анализе и выявлении потребностей людей, выборе способа их удовлетворения, чтобы максимально стимулировать производительность работников. Функция контроля направлена на выявление возможных рисков, опасностей, ошибок и отклонений и тем самым она помогает совершенствовать работу.

Специальные функции [22, с. 85].

Функции по управлению отдельными объектами занимают в организации особенное место. Как объекты управления можно выделить: производственную деятельность; материально-техническое снабжение; инновации; маркетинг и сбытовая деятельность; подбор персонала; финансовая деятельность; учет и анализ. Управление этими объектами и составляет содержание специальных функций управления [22, с. 88].

В таблице представлены примеры содержания некоторых функций (Приложение 1) [21, с. 72].

Итак, функции менеджмента отражают сам процесс управления, формируют вид управленческой деятельности. Выработка целей, стратегий, воздействий, выбор и формирование команды – являются результатами управления.

Функции менеджмента способствуют правильной расстановке приоритетов, грамотному анализу цели и положения, формированию благополучной и продуктивной производственной среды.

Они являются главным оружием в любой системе управления, которые способны принести видимые результаты.

1.3. Контроль и анализ как функции менеджмента

По классификации Файоля функция контроля - одна из административных функций.

Контролировать – значит осуществлять заботу о том, чтобы все совершалось в соответствии с установленными правилам и отданными распоряжениям [23, с. 104].

Контроль является составная часть управления экономическими процессами и объектами, который заключается в наблюдениях за объектом с целью оценки соответствия реального состояния объекта желаемому состоянию, который предусмотрен на законодательном уровне, инструкциями, положениями, различными нормативными актами, а также планами, программами, проектами, договорами, соглашениями".

Контроль представляет из себя процесс отслеживания производственной деятельности, который направлен на то, чтобы иметь гарантию того, что она осуществляется в запланированном порядке. Также он в себя включает корректировку любого выявленного при этом значительного отклонения.

Контроль является процессом обеспечения достижения организацией своей цели [22, с. 106].

В условиях неопределенности контроль достаточно важен для успешного функционирования организации в целом, поскольку он решает несколько главных задач, а именно: позволяет во внутренней и внешней среде организации выявить проблемы и корректировать деятельность организации до момента, когда проблемы эти перерастут в кризис; позволяет установить направления организационной деятельности, которые более эффективно способствуют достижению общих целей фирмы; позволяет выявить нарушения, неудачи и ошибки организации и причины их и корректировать деятельность организации; является заключительным звеном в цепи деятельности по управлению и позволяет менеджеру узнать, достигнуты ли цели организации, и в случае если нет, то какие причины тому виной; итоги контроля - это основа оценки работы организации и персонала ее за какой – либо период.

Принципы контроля в менеджменте [23, с. 118].

Цели контроля станут достижимыми, если он реализуется в соответствии с базовыми принципами. Рассмотрим их подробнее.

Контроль должен иметь всеохватывающий характер, держать в поле зрения ключевые сферы организационной деятельности, внешнюю среду и протекающие в ней внутренние процессы [21, с. 99].

Контроль в то же время должен обеспечивать достаточно объективную и полную картину ситуации. Это можно достигнуть тогда, когда система контроля стратегически направлена, охватывает главные приоритетные сферы развития и функционирования организации. Нецелесообразно проверять второстепенные сферы деятельности фирмы, некоторые из них и вовсе не имеет смысла контролировать.

Обычно к контролю прибегают не с целей выявления проблемы, но для успешного ее решения и достижения конкретного результата, установления отклонений от обоснованных в науке стандартов. Основная цель контроля - это не исправление, а предотвращение ошибки, что гораздо дешевле обходится [21, с. 101].

Следовательно, контроль является неотъемлемой частью стратегического планирования.

Эффективный контроль должен быть увязан не только с планированием, но и с теми изменениями, которые происходят в структуре системы управления, то есть контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной для того, чтобы выгоды, им приносимые, превышали расходы на проведение его, включая затраты времени руководящего персонала и остальных работников на процессы сбора, передачи и анализа информации, а также затраты на оборудование для осуществления данной деятельности и затраты на поиск и хранение необходимой информации [6, с. 153].

В случае, если прибыль на инвестиции в контролирующую систему меньше, чем затраты на нее, то контроль является неэкономичным и непродуктивным. Важно в этой связи широко применять эффективные средства контроля [24, с. 97].

Эффективный контроль должен быть использован с учетом человеческого фактора - обладать объективностью, доброжелательностью, способствовать формированию стабильного морально-психологического климата. Однако следует избегать чрезмерной степени контроля над людьми.

А с другой стороны, отсутствие контроля продолжительное время также неблагоприятный признак, свидетельствующий о равнодушном отношении менеджмента к людям, делам подразделения или организации, что вызывает неминуемо обратную реакцию. Ценность контролирующей функции контроля заключена в тесной ее взаимосвязи: с функциями планирования.

Так, если менеджер не контролирует процесс выполнения плана, он не узнает, в запланированном порядке ли ведется работа и какие конкретные действия следует в будущем предпринять; с делегированием полномочий.

Большинство менеджеров неохотно передает свои полномочия, так как они опасаются, что подчиненные могут сделать что-либо неправильно, а отвечать за это придется им [24, с. 100].

Но нежелание менеджера делегировать свои полномочия можно существенно сократить, проработав систему контроля, в соответствии с которой управленческий персонал будет периодически получать информацию о ходе работы сотрудника, выполняющего те или иные обязанности, и обеспечить с ним обратную связь; с защитой организации и ее персонала от угроз внешней среды.

В условиях современной среды с ее актуальными проблемами безопасности, с учетом угрозы террористического нападения и сильнейших финансовых скандалов, менеджер должен иметь четкий план защиты сотрудников своей организации, данных и инфраструктуры на случай возникновения непредвиденной ситуации [28, с. 124].

Таким образом, функции управления были созданы в процессе разделения труда, для объединения связанных действий и достижения, близких по смыслу целей.

Полное представление о системе управления предприятием можно представить только, если рассматривать все функции управления как единое целое.

Каждая функция управления включает в себя следующие виды деятельности:

Планирование. Организация. Координация. Активизация. Контроль.

Для того чтобы ясно понимать суть каждой управленческой функции, надо рассматривать ее как единство вышеупомянутых видов деятельности.

Анализ функций управления производится на основе анализа эффективности их реализации, что помогает спроектировать наиболее эффективную структуру управления.

Функции являются основой менеджмента, так как благодаря им определяется состав и численность не только управленческого аппарата, но и всего рабочего персонала в целом.

Любое управленческое воздействие на организационную систему может быть реализовано только через функции управления.

Основным направлением деятельности аппарата управления является объединение разных, но взаимозависимых функций управления.

Поэтому анализ функционального аппарата управления играет важную роль в жизни предприятия.

Из всего сказанного можно сделать вывод, что основными направлениями анализа функций менеджмента являются исследование их общей эффективности, которая составляет содержание управления, установление степени соответствия функций целям и задачам, стоящим перед объектом управления, а также совершенствование его организации.