Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Организация секретарского обслуживания Практическое занятие 2.rtf

Программа среднего профессионального образования

46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Дисциплина: Организация секретарского обслуживания

Практическое занятие 2.


Выполнил:

Обучающийся Пинчук Лиля Равшановна

Преподаватель:

Пирогова Марина Михайловна

2. Задание 1

Вы секретарь руководителя крупной организации. Начинается ваш рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу 1, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря. (Количество строк в таблице необходимо сделать по количеству пунктов, которые вы впишите).

 

Таблица 1 – Паспорт рабочего места секретаря

№ п/п	Наименование вида оргтехники/канцтоваров	Количество/показатели
Мебель и оборудование
	Рабочий стол	1
	Стул подъемно-поворотный	1
	Шкаф с полками для документов	1
	Тумба для технических средств	2-3
	Стулья	3
	Металлический сейф	1
Технические средства (оргтехника)
	Персональный компьютер	1
	Телефон	1
	Телефакс	1
	Принтер	1
	Факс-модем	1
	Копировальный аппарат	1
	Шредер	1
	Сканер	1
Условия труда
	Общая площадь	Не менее 6 м2
	Рабочее освещение	300-500 люкс
	Температура в помещении	Зимой: 22-24 Летом: 22-25
	Влажность в помещении	40-60%
	Уровень шума	Не более 65 дБ
	Воздухообмен	нормальный
	Расстояние до экрана монитора (при работе)	50-70 см

---

 

 

Задание 2

Вместе с вами в приемной руководителя работает офис-менеджер. Раздается телефонный звонок, офис-менеджер берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания:

Офис-менеджер: Алло! Я слушаю.

Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?

Офис-менеджер: А кого вам нужно?

Абонент: Это телефон 333-33-33?

Офис-менеджер: Да.

Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.

Офис-менеджер: Ее нет.

Абонент: А где она?

Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?

Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.

Офис-менеджер: Но ее нет, и я не знаю, как вам помочь. (Первой кладет трубку).

Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог.

 

Во-первых, при взятии трубки, необходимо было представиться и назвать организацию;

Во-вторых, необходимо было попросить абонента представиться;

В-третьих, нужно было попросить абонента оставить контактные данные и сказать, что главный экономист перезвонит сам.

В-четвертых, необходимо вежливо отвечать на вопросы, сохраняя самообладание и терпение;

В-пятых, разговор закончен неправильно, бросать трубку нельзя.

Офис-менеджер: Добрый день! Маслова Анна Ивановна – офис-менеджер Фирмы «Вега».

Абонент: Добрый день! Федорова Марина Ивановна - главный экономист Банка. Могу ли я переговорить с главным экономистом?

Офис-менеджер: К сожалению, главный экономист, сейчас отсутствует.

Абонент: Подскажите, пожалуйста, когда будет на месте?

Офис-менеджер: К сожалению, я не знаю, но Вы можете оставить свои контактные данные, я их обязательно передам.

Абонент: Спасибо.

Офис-менеджер: Всего доброго! До свидания.

Абонент: До свидания.

Задание 3

  

Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы.

---

 

Нужно важные документы отдать под роспись. Отсканировать, все что передаете и что не требует подписи руководителя- отправлять на email, а оригиналы оставлять у себя. Завести журнал, в котором будете записывать наименование документа, дата входящая и дата передачи документа ФИО и подпись получившего. Если руководитель теряет документы - можно завести журнал и отмечать, когда он брал документ.

Задание 4 

Вы секретарь. Ваш руководитель в 12.00 должен начать прием посетителей. На часах уже 12:05, но вашего руководителя нет на месте. В это время он по телефону сообщает вам, что будет на месте только через 15 мин. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 мин. Опишите ваши действия в данной ситуации.

 

Стоит извиниться перед посетителем, сказать, что руководитель задерживается, будет через 15 минут, попросить подождать в удобном месте, предложить чай/кофе.

Задание 5

 

Неожиданно на прием к вашему руководителю пришел очень важный, но не запланированный посетитель. Вы знаете, что Ваш начальник в данный момент занят беседой с другим человеком. Составьте диалог секретаря с посетителем и секретаря с руководителем.

 

Посетитель: Добрый день! Могу я увидеть Сергея Петровича?

Секретарь: Добрый день: Сергей Петрович, сейчас занят, но скоро освободиться. Не могли бы Вы немного подождать?

Посетитель: Хорошо, спасибо.

Секретарь: Присаживайтесь, пожалуйста. Могу я предложить Вам чашечку чая или кофе, пока Вы ждете?

Посетитель: Чай, пожалуйста.

Секретарь: Вот ваш чай. Пожалуйста, угощайтесь печеньем.

Посетитель: Большое спасибо.

Задание 6

 

Вы секретарь, вы подготовили приказ на предоставление отпуска сотруднику. Вам необходимо ознакомить сотрудника с приказом в течение рабочего дня. Для этого вы звоните сотруднику по внутреннему номеру телефона и приглашаете на ознакомление с приказом. Составьте телефонный диалог с сотрудником по данному вопросу.

 

Сотрудник: Добрый день! Отдел делопроизводства – Семенова.

Секретарь: Добрый день! Вас беспокоит секретарь руководителя – Ольга Юрьевна. Сегодня с 14.00 до 16.00 необходимо подойти в приемную и ознакомиться с приказом о предоставлении отпуска.

---

Сотрудник: Спасибо. Подойду. Всего доброго.

Секретарь: Всего хорошего.

Задание 7 

 

В конце рабочего дня ваш руководитель улетает в командировку в соседний город. По дороге в аэропорт он Вам звонит и говорит, что попал в пробку по дороге в аэропорт и, скорее всего, не успеет на самолет. Какую помощь вы можете оказать руководителю в данной ситуации для решения проблемы? Опишите ваши действия в данной ситуации.
Сначала позвонить в аэропорт, уточнить время вылета, возможность сдать билеты, приобрести их на следующий рейс и узнать время его отправления. Затем выяснить у руководителя, удобен ли ему следующий рейс, и если да, то заказать билеты на него, а те сдать.

 

---