Файл: Реферат по дисциплине Информатика Аннотация Электронный документооборот, 25 с., библиогр список 14 наименований.doc

Юридический институт

Кафедра «Судебная и правоохранительная деятельность»

Электронный документооборот

РЕФЕРАТ
по дисциплине: «Информатика»
Аннотация

Электронный документооборот, 25 с., библиогр. список – 14 наименований.

Цель реферата - ознакомится с электронным документооборотом.

Задачи реферата - изучить историю создания электронного документооборота, основные понятия, особенности, а также плюсы и минусы пользования.

В данном реферате рассмотрена история создания. Раскрыто основное понятие электронного документооборота, его характеристики, основное назначение, ряд различных классификаций и особенностей, а также состояние на сегодняшний день. Сделаны итоговые выводы по работе.

Оглавление

---

Введение

На современном предприятии формируется значительный массив информации, которой необходим учёт. Технология формирования электронного документооборота начинается с момента оформления, приёма, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих ведомостях, журналах и так далее.
Процесс движения таких документов, начиная от их составления, приёма, обработки, и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

В настоящее время на предприятиях внедряются различные системы для облегчения документооборота. Электронный документооборот в отличии от бумажного, более эффективен и прост.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота – организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивает контроль над документооборотом в организации.

Цель: рассмотреть электронный документооборот, как новую форму работы с документами.

Задачи: рассмотреть сущность, принципы и значение электронного документооборота, изучить проблемы внедрения и рассмотреть современные системы документооборота, которые применяются на предприятиях.

1.ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: СУЩНОСТЬ, ЗНАЧЕНИЯ И ПРИНЦИПЫ

1.1 Сущность и принципы электронного документооборота
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации[1, с. 47]. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления, необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота[8, с. 6]. Появились программные средства, которые обеспечивают ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Document Management Systems).

---

Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов и повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, а также их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.

Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, соответственно упрощается процедура регистрации документов и увеличивается объем хранимой информации.

Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:

1. Системы управления базами данных. Основное их достоинство -- обеспечение доступа к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;

2. Системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ к неструктурированной информации.

Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами с целью обеспечения четкого поиска информации по всему содержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS.

Для управления небольшими массивами информации функционирует система PC ДОСв -- системы класса Workflow, обеспечивающие в автоматическом режиме транспортные потоки перемещения документов в электронном виде между исполнителями, структурными подразделениями и руководством[4, с. 18].

Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).

В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры.

---

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке[6, с. 32].

---

Основные принципы электронного документооборота[13]:

1.1· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

1.2· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.

1.3· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

1.4· Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

1.5· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

1.6· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления, то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов, то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем[12].

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать.

---