Файл: Реферат по дисциплине Информатика Аннотация Электронный документооборот, 25 с., библиогр список 14 наименований.doc
Добавлен: 10.01.2024
Просмотров: 622
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
СОДЕРЖАНИЕ
Основные принципы электронного документооборота[13]:
1.4· Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
7. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.
Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса.
- Сопротивление сотрудников предприятия.
- Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы управления предприятием.
- Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы.
Юридический институтКафедра «Судебная и правоохранительная деятельность»Электронный документооборот РЕФЕРАТпо дисциплине: «Информатика»Аннотация Электронный документооборот, 25 с., библиогр. список – 14 наименований.Цель реферата - ознакомится с электронным документооборотом. Задачи реферата - изучить историю создания электронного документооборота, основные понятия, особенности, а также плюсы и минусы пользования.В данном реферате рассмотрена история создания. Раскрыто основное понятие электронного документооборота, его характеристики, основное назначение, ряд различных классификаций и особенностей, а также состояние на сегодняшний день. Сделаны итоговые выводы по работе.Оглавление
Введение 6
На современном предприятии формируется значительный массив информации, которой необходим учёт. Технология формирования электронного документооборота начинается с момента оформления, приёма, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих ведомостях, журналах и так далее. 6
Основные принципы электронного документооборота[13]: 9
1.1 · Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. 9
1.2 · Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения. 9
1.3 · Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). 9
1.4 · Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. 9
1.5 · Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. 9
1.6 · Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. 9
7. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. 14
Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия при внедрении информационной системы управления предприятием. 15
Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. 16
- Сопротивление сотрудников предприятия. 17
- При внедрении информационной систем управления предприятием в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. 17
- Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы управления предприятием. 17
- На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. 17
- Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. 17
. 23
Таким образом, система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. 26
Существует множество систем электронного документооборота. Наиболее распространенные из них следующие: 26
2 «БОСС-Референт». Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. 26
3 Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. 26
Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов и повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, а также их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, соответственно упрощается процедура регистрации документов и увеличивается объем хранимой информации. Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:1. Системы управления базами данных. Основное их достоинство -- обеспечение доступа к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;2. Системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ к неструктурированной информации.Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами с целью обеспечения четкого поиска информации по всему содержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS.Для управления небольшими массивами информации функционирует система PC ДОСв -- системы класса Workflow, обеспечивающие в автоматическом режиме транспортные потоки перемещения документов в электронном виде между исполнителями, структурными подразделениями и руководством[4, с. 18].Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры.
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке[6, с. 32].
Введение 6
На современном предприятии формируется значительный массив информации, которой необходим учёт. Технология формирования электронного документооборота начинается с момента оформления, приёма, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих ведомостях, журналах и так далее. 6
Основные принципы электронного документооборота[13]: 9
1.1 · Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. 9
1.2 · Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения. 9
1.3 · Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). 9
1.4 · Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. 9
1.5 · Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. 9
1.6 · Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. 9
7. Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. 14
Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия при внедрении информационной системы управления предприятием. 15
Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса. 16
- Сопротивление сотрудников предприятия. 17
- При внедрении информационной систем управления предприятием в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. 17
- Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы управления предприятием. 17
- На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. 17
- Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. 17
. 23
Таким образом, система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. 26
Существует множество систем электронного документооборота. Наиболее распространенные из них следующие: 26
2 «БОСС-Референт». Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. 26
3 Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. 26
Введение
На современном предприятии формируется значительный массив информации, которой необходим учёт. Технология формирования электронного документооборота начинается с момента оформления, приёма, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих ведомостях, журналах и так далее. Процесс движения таких документов, начиная от их составления, приёма, обработки, и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.В настоящее время на предприятиях внедряются различные системы для облегчения документооборота. Электронный документооборот в отличии от бумажного, более эффективен и прост. Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота – организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивает контроль над документооборотом в организации.Цель: рассмотреть электронный документооборот, как новую форму работы с документами.Задачи: рассмотреть сущность, принципы и значение электронного документооборота, изучить проблемы внедрения и рассмотреть современные системы документооборота, которые применяются на предприятиях. 1.ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: СУЩНОСТЬ, ЗНАЧЕНИЯ И ПРИНЦИПЫ1.1 Сущность и принципы электронного документооборота Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации[1, с. 47]. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления, необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота[8, с. 6]. Появились программные средства, которые обеспечивают ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Document Management Systems).Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов и повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, а также их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, соответственно упрощается процедура регистрации документов и увеличивается объем хранимой информации. Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:1. Системы управления базами данных. Основное их достоинство -- обеспечение доступа к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;2. Системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ к неструктурированной информации.Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами с целью обеспечения четкого поиска информации по всему содержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS.Для управления небольшими массивами информации функционирует система PC ДОСв -- системы класса Workflow, обеспечивающие в автоматическом режиме транспортные потоки перемещения документов в электронном виде между исполнителями, структурными подразделениями и руководством[4, с. 18].Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры.
Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.Независимо от того, чем определяется интерес к документоориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке[6, с. 32].