Файл: Реферат по дисциплине Информатика Аннотация Электронный документооборот, 25 с., библиогр список 14 наименований.doc

Электронный документооборот PayDox, как и множество других систем документооборота, таких как Ефрат, БОСС-Референт и др, помогает предприятию: структурировать и оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы сотрудников, снизить управленческие расходы, контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия[11].

Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

---

.

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, применяемая в разных областях деятельности предприятий[10].

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM, как и другие системы документооборота обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия[10].

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.
Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

· Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

· Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

· Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

· Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

---

· Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

· Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

· Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

· Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Таким образом, мы рассмотрели некоторые виды электронных систем документооборота, используемых в современных условиях на предприятиях различных форм собственности.

Заключение
Таким образом, система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объём бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объём хранимой информации.

Существует множество систем электронного документооборота. Наиболее распространенные из них следующие:

2«БОСС-Референт». Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности.

---

3 Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации.
3. Система электронного документооборота PayDox успешно работает на сотнях предприятий. Количество пользователей, работающих с СЭД PayDox, исчисляется десятками тысяч.

4. DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Библиографический список:

1. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. - 2002.-- №2. - С. 46--48.

2. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. - 2003. - №2. - С. 15-17.

3. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2004--49 с.

4. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// - Секретарское дело. - 2006. - №10 - С. 17-22.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4- е изд.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. - 320 с.

6. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - №12. - С.30-38.

7. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЭМОС, 1999. - 208с.

8. Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. - 2004. - №5. - С.6.

9. http://www.evfrat.ru/advantages/

10. http://www.directum.ru/

11. http://www.paydox.ru/

12. http://www.dvgu.ru/meteo/Intra/ElectronDocument.htm

13. http://ru.wikipedia.org/

14. http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687/

---