Файл: Теоретические основы контроля и регулирования работ по проекту.docx

Содержание

Введение……………………………………………………………………3

Глава 1. Теоретические основы контроля и регулирования работ по проекту……………………………………………………………………………5

1. Цели и виды контроля проекта………………………………………5

1.2 Требования и принципы построения эффективной системы контроля…………………………………………………………………………..7

1.3 Автоматический контроль, программное регулирование …………..9

1.4 Функции и процессы контроля проекта………………………..……10

Глава 2.Управление и контроль за изменениями……………………..14

2.1 Общие понятия управления изменениями…………………………..14

2.2 Формальные процедуры управления изменениями………………...17

Глава 3 Механизм контроля проектами в фирме «Бритиш Телеком»...20

Заключение……………………………………………………………….22

Список использованной литературы…………………………………….24

Введение

Проект представляет собой совокупность мероприятий, которые связаны с достижением запланированных целей, имеет неповторяющийся и уникальный характер. Подобная необходимость необходима, при создании новых технологических процессов или производственных мощностей. На предприятиях, которые ориентированы на выполнение проектных работ, управление проектом является основной формой контроля и регулирования текущей деятельности проекта.

Под контролем понимается слежение, анализ, учет и составление отчетов о фактическом ходе выполнения проекта в сравнении с его планом.

Первоначально в процессе контроля и регулирования проекта осуществляется сбор и обработка данных по фактическому состоянию деятельности. Руководство обязано постоянно следить за ходом выполнения проектных работ, определять степень завершенности проекта исходя, из текущего состояния, а также делать оценку параметров выполнения предстоящих работ. Для этого следует иметь эффективную обратную связь, дающую информацию о затратах и достигнутых результатах.

Руководители проектов отвечают за 3 аспекта реализации проекта: расходы, сроки и качество результата. В соответствии с принципами управления проектом считается, что эффективное управление сроком работ является ключевым. В случае, когда сроки выполнения проекта увеличиваются, то вероятны снижение качества работ и перерасход средств. Во всех методах управления проектами основное роль отводится календарному планированию и контролю его соблюдения.

---

Соблюдение плана работ по проекту обеспечивается участием членов группы, которые работают над его выполнением в процессе планирования и реализации, их понимание принципов и логики, на основе которых составлен план проекта.

Методологической основой курсовой работы послужили научные труды по данным проблемам таких российских авторов как Е.Ф. Борисов, В.В. Иванов, Л.Н.Красавина, О.И.Лаврушин, Т.Д. Марков и др., а также зарубежных исследователей Б.Т. Коултон, Д.Ж. Райли.

Объектом курсовой работы выступает контроль и регулирование проекта. А ее предметом - специфика контроля в ходе реализации проекта.

Целью курсовой работы является изучение контроля и регулирования проекта.

Исходя из поставленной цели, перед автором ставятся следующие задачи:

- рассмотреть цели и виды контроля проекта;

- изучить требования и принципы построения эффективной системы контроля;

- рассмотреть функции и процессы контроля проекта;

- определить общие понятия управления изменениями;

- рассмотреть формальные процедуры управления изменениями;

- проанализировать механизм контроля проектами в фирме «Бритиш Телеком».

Применяемые методы исследования: анализ и синтез, диалектический и статистические методы, дедукция и индукция и др.

Тенденции в применении методов контроля и регулирования проектами состоят в лавинообразном распространении управленческими системами на основе сетевых графиков в ходе реализации мелких или средних по масштабам проектов, в достаточно резком росте спроса на хороших руководителей проектов, которые понимают принципы и владеют аналитическими методами сетевого планирования. Данный аспект обусловлен широким распространением для них пакетов программного обеспечения и приложений по системам управления проектами.

Работа состоит из трех глав, введения, заключения и списки использованной литературы. В первой главе рассмотрены теоретические аспекты, связные с контролем и регулированием работ по проекту, а во второй главе проводится анализ управления и контроля за изменениями.

Глава 1. Теоретические основы контроля и регулирования работ по проекту

1. Цели и виды контроля проекта

Контроль представляет собой систематически протекающий процесс обработки и анализа информации, которая предназначена для выявления расхождений между плановыми показателями и величинами, которые взяты для сравнения, а также последующего анализа выявленных отклонений. Контроль обеспечивает:

---

1. мониторинг (планомерное и систематическое наблюдение за всеми процессами проекта);

2. выявление отклонений от цели проекта;

3. прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

4. обоснование принятия корректирующего воздействия.

Контроль подразделяется на три вида: предварительный, текущий и заключительный.

1. 
   Предварительный контроль осуществляется до начала работ по выполнению проекта и направлен на соблюдение всех процедур и правил. Он включает в себя контроль материальных, трудовых и финансовых ресурсов с позиции установления предельных величин и требований к ним.
   

2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в момент реализации проекта. Он основан на сопоставлении достигнутых результатов с плановыми стоимостными, ресурсными и временными характеристиками. Текущий контроль подразделяется на:

- бюджета, то есть уровня расходования финансовых средств;

- времени, то есть достижения объемов работ и промежуточных целей;

- качества, то есть уровня качества работ;

- ресурсов, то есть фактических затрат материально-технических ресурсов.

Заключительный контроль осуществляется на стадии завершения проекта для интегрального анализа реализации проекта в целом. [11].

Системой контроля обеспечивается оперативная оценка состояния хода реализации проекта для обоснованного принятия решений по управлению стоимостью, временем, ресурсами, а также качеством выполняемых работ по проекту. На этапе формирования системы контроля следует определить:

- уровень детализации и состав работ, которые подлежат контролю;

- состав показателей первичной информации;

- сроки представления сводно-аналитических отчетов;

- формы представления первичной информации;

- лиц, ответственных за достоверность, полноту и своевременность представляемых данных;

- комплекс используемых программно-прикладных и аналитических средств;

- методы и технологию графических и аналитических отчетов. [1].

Для контроля расходования ресурсов и исполнения календарных планов используются те же методы, что и при составлении (сетевые графики, матричные расписания, S-кривые(кривые хода работ) и т.п.)

Основными задачами регулирования хода реализации работ по проекту являются:

- контроль фактического выполнения работ;

---

- выявление и анализ возникающих несоответствий плановым заданиям;

- корректирование и осуществление экономических, технических, организационно-технологических решений, которые обеспечат эффективное и своевременное достижение заданных целей проекта. [3].

2. 
   Требования и принципы построения эффективной системы контроля
   

Требования к системе контроля формируются с участием всех заинтересованных сторон до начала реализации проекта и определяют состав и структуру анализируемой информации, ответственность за сбор и анализ, анализ данных и принятие решений. Для формирования эффективной системы контроля нужно следующее:

- тщательное планирование всех этапов работ, которые будут выполняться в ходе реализации проекта;

- точная оценка ресурсов, затрат и времени;

- учет затрат и фактического выполнения во временном разрезе;

- постоянная переоценка затрат и времени, необходимых для выполнения оставшихся работ;

- многократное сравнение затрат и фактического выполнения с бюджетом и графиком.

Система управления проектом предназначена обеспечить корректирующие воздействия там, где они необходимы. Например, если вдруг произойдет задержка завершения отдельных работ, то, руководству, необходимо ускорить их выполнение, это можно сделать за счет перераспределения оборудования и трудовых ресурсов. Если же задерживается оформление проектной документации, могут увеличиться затраты на оборудование и материалы, при случае срыва директивных сроков субподрядчиками, следует пересмотреть план проекта. Корректировка плана может быть ограничена анализом параметров работ или может потребовать разработки совершенно иной сетевой модели, которая начнет действовать с текущего состояния и вплоть до момента завершения проекта.

Принципы формирования эффективной системы контроля используются для эффективного управления в сфере оперативного цикла проекта, требующего проектирования, разработки и внедрения правильно организованной системы контроля, которая необходима для достижения обратной связи. С помощью этой связи фактическое использование всех ресурсов может сопоставляться с плановыми работами, которые установлены на стадии планирования. В практике существует несколько основных принципов формирования эффективной системы контроля:

---

1. Наличие конкретных планов, которые должны быть содержательными, четко структурированным и фиксированными, для обеспечения основы контроля. Если планы обновляются без применения процедур контроля изменений или слишком часто, контроль над реализацией проектом может быть потерян.

2. Наличие информативной системы отчетности. Отчетность должна отображать состояние проекта сопоставляя его с исходным планом на основании единых критериев и подходов. Для обеспечения этого необходимо четко определить и достаточно упростить процедуры подготовки, получения отчетов и установить для всех видов отчетности четкие временные промежутки. Результаты, представленные в отчетах, руководству следует обсуждать на совещаниях.

3. Наличие эффективной системы анализа тенденций и фактических показателей. В результате данного анализа руководитель проекта должен определить, соответствует ли сложившаяся ситуация плановой, а если нет, то оценить размер и серьезность последствий этих отклонений. Главными показателями анализа считаются стоимость и время. Для анализа тенденций во временных и стоимостных оценках проекта следует использовать специальные отчеты. Например, прогноз может показать увеличение задержки по срокам или стоимости проекта. Однако часто такие отклонения в стоимостных и временных показателях оказывают влияние и на содержание будущих работ и качество результатов.

4. Наличие эффективной системы реагирования. Завершающий шаг процесса контроля заключается в действиях, предпринимаемых руководством и направленных на преодоление отклонений в ходе реализации проекта. Данные действия могут быть нацелены на исправление выявленных недостатков и отклонений, а также на преодоление негативных тенденций реализации проекта. Однако в некоторых случаях может потребоваться пересмотр плана проекта. Перепланирование требует проведения анализа, обеспечивающего расчет и предсказание последствий от планируемых действий. От руководителя зависит также мотивация и убеждение команды проекта в необходимости данных действий. [1].
1.3. Автоматический контроль и программное регулирование

Системы автоматического контроля проектами в зависимости от характера изменений управляющего воздействия делятся на три класса. Выделяют системы программного регулирования и системы автоматической стабилизации.

Системы программного регулирования  характеризуются тем, что управляющее воздействие зависит от заранее установленного закона в функции координат системы или времени.

---