Файл: Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (Понятие, форма и виды договоров в коммерческой деятельности).pdf

АРQР (ANPQP) на планируемый период установлены цели по снижению уровня дефектности в состоянии поставки, переработки и при «0-км» пробеге в виде совокупного показателя качества, измеряемого в РРМ за последние 6 месяцев, а также в гарантийной эксплуатации.

Цели по качеству для каждого поставщика разрабатывают совместно с коммерческим директором и службой качества ОАО «Завод им. Г.И. Петровского» до 31 декабря текущего года, исходя из целей ОАО «ЗИП», с учетом достигнутого поставщиками уровня по количеству несоответствий, и коммерческий директор рассылает цели поставщикам в течение января месяца планируемого года. Коммерческий директор и служба качества ОАО «Завод им. Г.И. Петровского» устанавливают цели поставщикам с учетом того, что при условии выполнения целей всеми поставщиками, достигаются цели ОАО «Завод им. Г.И. Петровского» на планируемый период.

ОАО «Завод им. Г.И. Петровского» и поставщики осуществляют ежемесячный мониторинг и анализ снижения уровня дефектности в соответствии с установленными целями. Кроме того завод ежемесячно оценивает своих поставщиков с помощью комплексной балльной оценки поставщиков в соответствии с Методикой «Порядок оценки поставщиков» (Приложение 2). Для оценки перспективности поставщика служба по качеству также применяет метод анкетной самооценки поставщика при проведении договорного аудита у поставщика (Приложение 1). Результаты оценки и достижение поставщиками установленных целей влияют на развитие отношений с заводом, как по номенклатуре поставляемых комплектующие изделия, так и по новым проектам.

2.3. Организация работы с поставщиками в ОАО «Завод им. Г.И. Петровского»

Начальник службы снабжения приказом по отделу назначает ответственного исполнителя, отвечающего за поставку конкретного вида продукции и комиссию, по оценке поставщиков отвечающую также за проверку систем обеспечения качества поставщиков с учетом особенностей выпускаемой ими продукции. (Приложение 3).

Ответственный исполнитель службы снабжения, связывается с поставщиком, направляет в его адрес анкету поставщика, приложение 1, с последующим запросом подтверждающих документов и проводит первичную оценку поставщика.

Все собранные документы ответственный исполнитель службы снабжения направляет на рассмотрение комиссии по оценке поставщика. Комиссия принимает решение с оформлением протокола (Приложение 4) по одобрению внесения заявленной организации в Перечень поставщиков.

Уполномоченный по качеству службы снабжения объединяет все полученные от ответственного исполнителя службы снабжения данные на поставщика прошедшего первичную оценку в перечень поставщиков. Перечень поставщиков оформляется в 4-х экз.

Уполномоченный по качеству службы снабжения подписывает перечень поставщиков ответственным исполнителем службы снабжения, начальником участка входного контроля, и начальником службы снабжения, после чего направляет его на согласование в военное представительство (независимой инспекции) и утверждение начальником службы качества завода.

Оформленный Перечень утвержденных поставщиков направляется:

1 экз. – СС;

2 экз. – ОТК;

3 экз. – ВП (независимой инспекции)

4 экз. – начальнику службы качества для направления в АР МАК.

Копия утвержденного перечня УК СС направляет каждому ОИ СС под роспись. ОИ СС обязан пользоваться услугами утвержденных поставщиков только для приобретения материалов, компонентов, запасных частей и составных частей изготавливаемых по кооперации используемых для изготовления П-507М, ПАМ-6К и ПАМ-3К.

Если поставщик утвержденного перечня не входит в перечень «АР МАК» и «Авиатехприемка» ОИ СС направляет ему письмо рекомендуемых поставщиков для изготовления их продукции. Письмо за подписью коммерческого директора должно содержать: наименование организаций, их статус (1001.2). Повторная оценка поставщика, а также актуализация Перечня утвержденных поставщиков проводится не реже 1-го раза в год. ОИ СС к концу года проводит проверку оценки поставщика и проверяет актуальность Перечня утвержденных поставщиков. Изменения, включая внесения или исключения поставщиков из «Перечня утвержденных поставщиков», вносятся на основании предоставленных ОИ СС документов на поставщика Комиссии по оценке поставщика. Рассылка измененного перечня в подразделения завода и АР МАК происходит согласно п.6.2.6.

В случае исключения поставщиков из «Перечня утвержденных поставщиков» Комиссия по оценке поставщика производит прекращение действия ранее выданного протокола утверждающего организацию в качестве поставщика, путем его зачеркиванием с угла на угол с пометкой даты завершения и подписи председателя комиссии. Аннулированный протокол хранится в течение 3-х лет у уполномоченного по качеству службы снабжения. Перечень утвержденных поставщиков по номенклатурной продукции хранится у уполномоченного по качеству службы снабжения.

Успех завода напрямую зависит от своевременной поставки материалов и услуг, гарантирующих бесперебойное производство. Даже небольшие сбои во времени поставки, качестве и объеме товаров могут существенно изменить производственные планы и стать причиной отсутствия необходимого уровня запасов. Для контроля поставок и снижения рисков сотрудники применяют повседневные действия, связанные с приобретением, поставками и оплатой товаров и услуг, предоставляют возможность организации автоматизированного потока операций для рутинных процессов, например, подачи заявок, размещения заказов, получения товаров и управления счетами.

В эру электронного бизнеса возможности для совместной работы ОАО «ЗИП» и поставщика становятся все доступнее. На данный момент процесс взаимоотношений с поставщиками значительно упрощен при помощи функционирующего через Интернет портала самообслуживания поставщиков, играющего роль ключевого звена во всех деловых операциях, связанных с партнерами. Кроме того, имеется возможность по предоставлению поставщикам доступа к внутренним системам управления заказами для их электронной обработки, управления счетами и обновления условий поставки или спецификации.

В качестве итога по второй главе следует отметить, что ОАО «Завод им. Г.И. Петровского» входит в перечень предприятий оборонно-промышленного комплекса и имеет мобилизационное задание. Для успешного управления, функционирования и постоянного улучшения, на предприятии внедрена и поддерживается в рабочем состоянии система менеджмента качества. Сотрудничество завода и его контрагентов осуществляется по специально разработанной модели, целью которой является долгосрочные отношения и достижение намеченных целей. Данное сотрудничество состоит в закреплении своих отношений договорами. В данной работе особое внимание уделено взаимоотношениям поставщиками, так как им уделяется особое внимание, и поставщики проходят тщательный отбор. Прежде чем заключить договор с поставщиком, завод проводит целый комплекс мер, направленных на проверку надежности конкретного поставщика и сбор необходимых документов. Только после этого принимается решение о заключении контракта.

3. Совершенствование системы взаимодействия с поставщиками ОАО «Завод им. Г.И. Петровского»

3.1. Организация и совершенствование ведения договорной работы

Стратегия закупок ОАО «Завод им. Г.И. петровского» по отдельной товарной категории предусматривает наличие одного или нескольких поставщиков. Если стратегия закупок предусматривает множественное снабжение товарной категории, то компания работает с несколькими долгосрочными поставщиками. Если же стратегия закупок предусматривает эксклюзивное снабжение, то компания работает только с одним долгосрочным поставщиком, но при этом в резерве всегда есть предпочитаемые краткосрочные поставщики. Предпочитаемые краткосрочные поставщики – своеобразная страховка на экстренный случай, но каждое обращение к такому поставщику должно быть оправдано. При плановых закупках приоритет всегда отдается долгосрочным поставщикам.

Служба снабжения направляет поставщику спецификацию, или письмо в произвольной форме на заказываемую продукцию. Продукция должна быть сертифицирована, если она входит в «Перечень продукции подлежащей обязательной сертификации». В спецификации или письме, указывается по какому документу и виду приёмки должна быть выполнена заказываемая продукция. В спецификации или письме на заказываемую продукцию служба снабжения должна затребовать договор.

Ответственность за подготовку и заключение договоров в установленные сроки, согласование требований к продукции, объемов, условий и сроков поставок, оформление протоколов разногласий, регистрацию и хранение договоров, выполнение всех обязательств по заключённым договорам возлагается на ответственного исполнителя службы снабжения. В договоре на закупку продукции должно быть указано требование о поступлении продукции с документами подтверждающее ее качество (сертификат, паспорт и т.д.)

При получении от поставщика договора ответственный исполнитель службы снабжения проверяет приемлемость всех его условий для предприятия. В случае если в договоре не указаны объемы, сроки поставок и наименование продукции, то данная информация должна содержаться в заявках к поставщику, являющихся неотъемлемой частью договора.

При ненадлежащем исполнении договорных обязательств поставщиками исполнитель до 15 числа месяца, следующего за отчётным периодом, обязан предоставлять помощнику Генерального директора по правовым вопросам – главному юристу служебную записку с приложением необходимых документов для предъявления претензий в установленном законом порядке.

Система качества, которая бы всех устроила, должна, с одной стороны, соответствовать требованиям какого-нибудь международного стандарта, такого, например, как ИСО 9000 или QS-9000, с другой стороны, быть приближенной к системе качества ОАО «Завод им. Г.И. Петровского». Для согласования этих требований ОАО разработало специальный документ, называемый «Руководством по качеству для наших поставщиков». Если будущий поставщик хочет стать постоянным поставщиком, то этот документ становится для него обязательным. В данном случае основной целью является изменение стратегии организации в направлении сотрудничества и взаимоотношений с поставщиками. Во многих случаях это привлечение поставщиков к совместной разработке продукции на самой ранней стадии: установление требований и проведение широкомасштабных разработок.

На этом уровне организация работает с поставщиками, укрепляя взаимное доверие и вырабатывая совместные обязательства в отношении степени удовлетворенности заказчика. Взаимные усилия по обеспечению непрерывного улучшения становятся нормой деятельности для обоих партнеров. Объединение у поставщика процесса обеспечения качества с другими усилиями, связанными с этим процессом, становится общей задачей организации и поставщика.

3.2. Меры по совершенствованию взаимоотношений и устранению имеющихся проблем компании в работе с контрагентами.

В договорной работе на предприятиях обычно участвуют все функциональные вертикали. Большое количество участников зачастую с противоположными интересами требует скрупулезного продумывания процедур и хорошо отлаженных механизмов взаимодействия.

Например, главному механику предприятия необходимо, чтобы скорее был заключен договор, так как он некачественно спланировал необходимые ему услуги, службе безопасности нужно больше времени, чтобы проверить поставщика, финансовой службе нужно проверить экономическую эффективность и желательно сэкономить деньги. Основная задача здесь состоит в том, чтобы сбалансировать интересы участников договорной работы и достичь общей цели.

Значимость оптимальной организации договорной работы трудно переоценить, так как на любом предприятии существует острая необходимость:

• контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;
• создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров, оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, минимизации рисков ошибок при их заключении и сокращения времени на согласования;
• контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств;
• формировать досье договоров с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков и организовать к нему оперативный доступ для всех заинтересованных лиц.

Для устранения имеющихся проблем компании в договорной работе с контрагентами, а так же усовершенствования имеющихся механизмов, важно провести комплекс мероприятий: