Файл: Исследование программы для управления информацией о гостинице.pdf

Исследование современного состояния развития индустрии гостеприимства в мире показывает, что в подавляющем большинстве стран мира этот сектор туристской индустрии достаточно давно сформировался и стабильно развивается, предоставляя сервисные услуги большому количеству путешествующих людей^[10]. Преобразование гостиничного хозяйства в отрасль экономики, которая развивается на индустриальной основе, способствует распространению различных видов туризма, в том числе и иностранного туризма^[11].

Таким образом, инновационный процесс в гостиничном бизнесе – это не только предложение новых услуг и использования новейших информационных технологий, но и комплексное внедрение новых методов в сфере управления отелем. Наличие стандартного набора технологических операций финансово-учетной деятельности по управлению отелем или обслуживанию гостей в современных условиях обеспечивает отелю конкурентные преимущества. Для эффективного решения неотложных задач гостиничного бизнеса необходимо внедрять автоматизированные информационные системы управления.

1.2. Обзор информационных систем управления гостиничным

комплексом

Информационные системы в управлении гостиницей могут иметь свои видовые подразделения (рис. 1):

Рисунок 1. Виды информационных систем

1. Бухгалтерская система (доходы за реализацию услуг, а так же платежи (кассы и банк); для данной ИС в гостиничном комплексе используется программа 1С:Бухгалтерия, а так же программа 1С:Отель 8, с последним модулем работа простая для бухгалтера без каких-либо дополнительных знаний, все делается с помощью кнопки «Загрузить». После этого формируются акты об оказании услуг, уже при загрузке в бухгалтерию эти акты отражают реализацию товаров и услуг гостиничного комплекса).

Бухгалтерскими системами для гостиничной индустрий являются следующие:

• система Парус (система модульная; включает в себя: бухгалтерию, реализацию и склад, комплекс, учет договоров, кадры))^[12];
• система 1C:Бухгалтерия (управление торговлей; зарплата и управление бизнесом; а самое главное – бухгалтерская и налоговая отчетность)^[13];
• система 1С:Отель (отчетность, тарифы и тарифные планы, удобная работа, не требующая специальных знаний)^[14].

2. Модуль бронирования через Интернет (система бронирования напрямую связана со службой приема и размещения клиентов; происходит прямой обмен информацией между представителем гостиницы и клиентом; в случае неполного владения информацией о номерном фонде и двойного бронирования, у клиентов потеряет доверие та или иная гостиница (или отель)). Системы бронирования всегда рассматриваются в качестве Глобальных (их ещё называют Глобальные Дистрибутивные Системы – ГДС или по-английски Global Distribution System – GDS).

Системы для модуля бронирования номеров в гостинице через Интернет:

• Online-Express – единая система бронирования^[15];
• Amadeus – глобальная система бронирования гостиниц. Предлагает свой продукт для тех, кто хочет повысить свой профессиональный уровень, а так же ускорить процесс обслуживания своих клиентов^[16];
• Booking – система надежного бронирования, которая имеет повсеместный спрос^[17].

3. Система телефонного сервиса – Телефонная сеть для клиентов и персонала с выходом во внешнюю телефонную сеть (городскую или междугородную). Может быть представлена возможность подключения аналоговых телефонов, ip-телефонов, так же может быть включено голосовое меню, запись разговоров в файл, бесплатные звонки через Интернет и многое другое.

Системы для телефонного сервиса являются следующие:

• Smart-Hotel – многофункциональная система, которая так же может обеспечивать гостиницам телефонный сервис, а самое важное – то, что эта система отвечает вышеперечисленным возможностям^[18];
• система Inter-Hotel – предназначена для телефонной и микросотовой связи в гостинице^[19].

4. Система контроля доступа (электронные замки) – позволяют предотвращать несанкционированного проникновения в гостиницу, то есть с помощью данной системы происходит разграничение доступа сотрудников во внутреннее помещение.

Примерами систем контроля доступа являются:

• система NORWEQ – высокотехнологичная система для гостиниц, которая обеспечивает контроль доступа ко всем внутренним помещениям гостиницы^[20];
• система SMARTEQ – электронные замки для гостиницы. Предлагает товар высокоспециализированных компаний в данной сфере^[21];
• система HotelStartUp – электронные замки для гостиниц, отелей любой сложности^[22].

5. Система управления рестораном – при каждой гостинице есть свой ресторан, если речь идет о больших гостиницах, то там ресторан не один, а может быть несколько. Для того, что управлять рестораном при гостинице в ход применяют специальные системы, например:

• система InterHotel – помогает эффективно управлять гостинично-ресторанным комплексом^[23];
• система Shelter – многофункциональная система, которая охватывает все секторы гостиницы^[24];
• система Servio Hms – эффективная работа всех служб гостиницы.

6. Система платного телевидения в гостинице - это не только средство развлечения, но также удобное средство информирования гостей, эффективный рекламный носитель.

Примерами систем платного телевидения в гостинице являются:

• система Hotel Start Up – телевидение гостиницы, отеля, которая включает в себя : IP-телевидение, использующие для передачи сигнала кабель на основе витой пары; DVB-телевидение, использующие для придачи сигнала коаксиальный кабель^[25];
• система TV4 Hotel – профессиональное телевидение для гостиниц^[26];
• система Johansson Russia – Интерактивное телевидение и рекламно-информационные решения для гостиниц^[27].

7. Система тарификации услуг Интернета – комплексная система контроля доступа к Интернету в гостинице.

Для тарификации услуг Интернета предназначены такие системы, как:

• система Barsum – предоставляет и контролирует высокоскоростной Интернет для клиентов^[28];
• Hotel Start Up - Доступ в интернет, wi-fi в гостинице, отеле^[29];
• система SMARTEQ – интернет для гостиниц^[30].

8. Система управления мероприятиями – это системы, которые позволяют руководству гостиницы иметь полный контроль деятельности всего гостиничного комплекса.

Такими система управления мероприятиями являются:

• OPERA Activity Scheduler – система многофункциональна, в том числе есть управление мероприятиями гостиницы^[31];
• Hotel Information Systems – система используется в сотнях отелях по всему миру^[32].

9. Система коммерческого отдела гостиницы – занимается вопросами оперативного и стратегического планирования. Анализирует результаты хозяйственной и финансовой деятельности.

Примерами такой системы являются:

• система Fidelio Sales and Catering – корпоративный стандарт, который охватывает более 8,5 тысяч гостиниц^[33];
• система Edelweiss/Medallion – система, предназначенная для полного функционирования всех отделов гостиницы^[34].

10. Система складского учета и калькуляции – система, которая позволяет проследить движение товара в гостинице (в нашем случае, это ресурсы, которые помогают реализовать ту или иную потребность).

Примерами такой системы можно назвать следующие:

• система HRS-Back Office – помогает вести учет товаров, а также является мощным инструментом для управления гостиницей^[35];
• система FIDELIO F&B - система автоматизации складского учета в гостинице, позволяющая работать с поставщиками, вести учет на складах^[36];
• система планирования ресурсов (ERP). К системам планирования ресурсов (ERP) в гостинице, отеле, прежде всего, относят системы калькуляции службы питания, системы управления запасами, включая планирование^[37].

Выводы

Информационные системы для гостиниц представляют собой комплексы подсистем, которые создавали бы эффективную среду взаимодействия сотрудников, клиентов и деловых партнеров.

Инновационная информатизация гостиничного бизнеса – это целенаправленный процесс системной интеграции коммуникационных и информационных технологий, компьютерных средств в глобальном информационном пространстве с целью получения новых общесистемных свойств, позволяющих эффективно организовать производство гостиничных услуг, формирование, реализацию и потребление гостиничных услуг с максимальной степенью их индивидуализации в пространстве и времени.

Глава 2. Анализ программ для управления информацией, используемых в гостинице «РУД»

2.1. Общая характеристика гостиницы

Гостиница «РУД» расположена в г. Краснодаре в 300 метрах от торгово-развлекательного центра «Красная площадь» и является ближайшей к спорткомплексу «Баскет-холл». Адрес: Краснодар, ул. Стадионная, 4.

Гостиница имеет удобные подъездные асфальтированные пути и благоустроенную, освещенную территорию, площадку для парковки автотранспорта.

Деятельность предприятия строится согласно следующим нормативным документам:

ГОСТ Р 50644–94 «Туристско – экскурсионное обслуживание. Требования по обеспечению безопасности туристов и экскурсантов»;

ГОСТ Р 50690–2000 «Туристские услуги. Общие требования»;

ГОСТ Р 51185–98 «Туристские услуги. Средства размещения. Общие требования»;

Закон Российской Федерации «О защите прав потребителей»;

Правила пожарной безопасности в Российской Федерации ППБ-01–03;

Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.

В соответствии с уставом основной целью деятельности гостиницы является предоставление гостиничных услуг и обеспечение максимальной экономической эффективности коммерческой деятельности предприятия на рынке гостиничных услуг. Для достижения поставленных целей имеется необходимая материальная база.

Организационная структура гостиницы «РУД» (рис. 2) относится к функциональной структуре управления. Это определяется тем, что вся гостиничная деятельность, а также внутренние процессы разделены по направлениям, каждые из которых возглавляет функциональный руководитель. Такими направлениями являются – организация приема и размещения гостей, организация питания в гостинице. Функциональные руководители гостиницы (менеджеры) не вмешиваются в дела друг друга, а их деятельность координируется директором гостиницы или его заместителем.

В гостинице «РУД» существуют службы, во главе которых стоит свой директор. Например, питания, обслуживания номерного фонда, хозяйственная, где менеджер организует работу своих подчиненных. Они же, в свою очередь, предоставляют ему все отчеты о своей работе.

Рисунок 2. Организационная структура гостиницы «РУД»

Директор каждой из служб должен составить отчет о работе своих подчиненных и доложить обо всем своему вышестоящему органу, то есть генеральному директору гостиницы. Главным недостатком использования функциональной структуры является тот факт, что она делит единые процессы на множество различных операционных отрезков, что, с одной стороны, способствует повышению эффективности их выполнения, однако ведет к снижению эффективности выполнения процесса в целом. Это является следствием нарушения или ослабления взаимодействия функциональных подразделений.