Файл: Анализ программного обеспечения для автоматизации и управления продажами в гостиничном бизнесе (на примере гостиницы ООО «Босфор»).pdf

В связи с тем, что предприятие является предприятием обслуживания, режим работы для административно-управленческого персонала устанавливается с 9.00. до 18.00. Для обслуживающего персонала соблюдается посменный график рабочих смен. Гостиница не имеет сезонного характера работы, хотя в период с октября по май количество клиентов резко сокращается. Численность сотрудников на текущий момент составляет 35 человек.

Компания обладает собственным имуществом, которое создано при помощи вложений учредителей. То есть имущество компании состоит из уставного капитала, который предусмотрен в размере 10 тысяч рублей и других источников финансирования.

Гостиница «Босфор» владеет собственным имуществом, которое отражает в бухгалтерском учете, также организация способна осуществлять правовую деятельность, например, быть ответчиком при судебных разбирательствах и т.д.

Организация ведет бухгалтерский учет по упрощенной системе, имеет собственное подразделение бухгалтерии, в лице главного бухгалтера и бухгалтера-кассира. Основным исполнителем считается – генеральный директор, именно он и бухгалтер несут полную ответственность за выполнение норм и требований бухгалтерского и налогового учета.

Основными показателями деятельности являются показатели прибыли, выручки, себестоимости, численности персонала и т.д. За анализируемый период с конца 2016 по конец 2018 года можно проследить следующие результаты деятельности (табл. 1).

Таблица 1

Основные показатели деятельности Гостиницы «Босфор»

Источник: разработка автора

Все необходимые данные были взяты из Отчета о финансовых результатах за исследуемый период, численность сотрудников, представленная в таблице - фактическая. Оценка показателей рассматривается также за период 2016-2018гг. в динамике с учетом отклонений в стоимостном выражении.

Итак, в таблице представлены основные показатели деятельности гостиницы за три года. Сопоставляя результаты, видно, что объемы реализации увеличились на 1356,8 тыс. руб. по сравнению с прошлым 2017 годом. Что касается себестоимости услуг, то по таблице виден значительный подъем в ценовой политике по причине роста цен на энергоносители и другие коммунальные платежи. Рост составил по сравнению с 2017 годом более 3 млн. руб.

Прибыль заметно сократилась в связи с уменьшением числа клиентов и увеличением количества сотрудников. Хотя показатель численности сотрудников достаточно стабильный, численность штатных сотрудников варьировалась, начиная с 2016 года, но к концу отчетного периода число стабилизировалось. Показатель чистой прибыли увеличивается. В общем выводе можно говорить об эффективности работы предприятия сферы гостиничных услуг и рентабельности на рынке сферы гостеприимства.

2.2. Оценка существующего программного обеспечения в управлении гостиницей ООО «Босфор»

В гостинице ООО «Босфор» установлены 2 персональных компьютера, объединенные в сеть. Для информационного обеспечения деятельности гостиничного предприятия используется следующее оборудование:

- принтер HP Laserjet 2300;

- факс Panasonic KX-FP 148;

- телефонный аппарат Panasonic KX-TS2365RUW;

- для безопасности гостей установлена система видеонаблюдения;

- в гостинице функционирует противопожарная сигнализация;

- гостиница подключена к каналу спутникового вещания.

Обслуживанием техники и программного обеспечения занимается менеджер по информационным системам, который есть в штате организации.

Оценка используемых в гостинице «Босфор» информационных технологий показала, что применяемые программные продукты носят сугубо «отраслевой» характер: для ведения бухгалтерского учета применяется комплекс 1С-Бухгалтерия, для подготовки и сдачи налоговой отчетности – система «Налогоплательщик-ЮЛ» и т.д. Следовательно, для управления информационными потоками в гостинице необходима комплексная АСУ.

В рамках оптимизации структуры совершенствованию управления в гостинице «Босфор» уделяется значительное внимание.

Любая законченная структура организации остаётся мёртвой схемой без обеспечения её адекватной системой управления. Как известно, для некоторых структур достаточно применять сбалансированное управление для получения оптимизационного эффекта. В основном большинстве случаев реформирование системы управления и модификация применяемых технологий работы с рынком производятся параллельно, т. к. взаимно связаны и невозможны друг без друга.

Система управления является проблемной областью оптимизации, т. к. для неё существует серьезное ограничение - мировоззрение высшего руководства, которое может быть скорректировано в очень незначительной степени. Кроме этого, подобная коррекция может явиться слабым местом на этапе внедрения новейших технологий, и, при малейшем сбое, привести к откату на предыдущие позиции. Это никаким образом не обозначает, что руководитель не способен к обучению.

Наоборот, именно он наиболее мотивирован и готов к получению новых знаний. Но изменение укоренившихся, проверенных на своем опыте, представлений в короткий промежуток на основании авторитета консультанта невозможно.

Для задач оптимизации систему управления гостевым домом удобно схематично представить следующим образом (рис. 3):

Рисунок 3 - Информационная система управления гостиницей «Босфор»

Выделим главные элементы всей системы управления - это система информации, система планирования и система решений, которые тесно связаны, и анализируются как в комплексе, так и по отдельности. Для каждой составляющей допустимы разные типы построения, которые в большей или меньшей степени могут состыковываться друг с другом.

Информация, поступающая руководству подразделений, на высшем уровне интегрируется в суммарный показатель. Схематично это можно представить следующим образом (рис. 4).

Рисунок 4 - Структура информационных потоков в гостинице «Босфор»

2.3. Разработка предложений по внедрению программного обеспечения в систему управления гостиницей ООО «Босфор»

В настоящее время можно наблюдать стремительное развитие информационных технологий и программного обеспечения в гостиничном и туристском бизнесе. Это обусловливается тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Гостиницы, пансионаты, отели, во всех регионах России, нуждаются в современном программном обеспечении и технологий для эффективного ведения бизнеса.

Для определения наиболее альтернативных направлений совершенствования всей системы управления в гостевой дом «Босфор» с целью расширения спектра услуг, необходимо рассмотреть список самых известных программных продуктов и начать с компании Hrs.

Компьютерная система автоматизации гостиниц Fidelio относится к наиболее известным продуктам немецкой компании Hrs, которая является производителем автоматизированных систем для гостиничного и ресторанного бизнеса. Фирма Fidelio является производителем таких систем, как Fidelio FO (Fidelio Front Office, Fidelio F & B Fidelio Food & Beverage) и Fidelio Eng. Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования, таких как Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan, таким образом, все гостиницы, представленные в Fidelio автоматически загружаются в глобальную компьютерную систему бронирования. Компьютерная система Fidelio является одной из самых популярных систем для гостиничной индустрии. Аппаратные требования не высокие - достаточно иметь компьютеры с 486 процессором, с частотой 120 МГц и оперативной памятью 16 МБ. Стоимость системы зависит от количества номеров в гостинице и от набора модулей системы. В стоимость входит установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

Система Fidelio FO производит:

— бронирование и регистрацию гостей;

— накопление информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж;

— включение информации о безналичных платежах;

— получение финансовых и статистических отчетов.

Второе направление совершенствования можно рассматривать как комплексную систему управления гостиницей - Opera Enterprise Solution – это совершенно новое, не имеющее аналогов на рынке решение для гостиниц от мирового лидера в производстве автоматизированных систем управления корпорации Micros-Fidelio. В отличие от традиционных систем для гостиниц,

Opera Enterprise Solution является наиболее полнофункциональной до настоящего времени, контрольного раствора, предназначенного для независимых гостиниц и гостиничных сетей; как мини отелей с ограниченным набором услуг, так и для 5-звездочных гостиниц

Новейшие технологии Opera Enterprise Solution предоставляет уникальную возможность работать в приложения клиент-сервер, а также через Интернет-браузер («тонкий клиент»). Эта специфическая линия может значительно снизить затраты на каждом этапе жизненного цикла IT –системы отеля, включая приобретение, установку, поддержку и обновление.

В качестве альтернативного направления можно рассматривать систему управления отелем Epitome Pms.

Система управления гостиницей Epitome PMS - это классическая, проверенная временем система автоматизации гостиницы, разработанная компанией Infor (США), сертифицирована Microsoft, использует базу данных MS SQL, проста в работе и обладает необходимой гибкостью для применения в управлении гостиницами любого типа. Epitome PMS позволяет построить успешную технологию ведения бизнеса и повысить финансовые показатели, а также достичь высокого уровня сервиса для гостей.

Epitome PMS включает в себя:

- Базовый модуль (индивидуальное бронирование, функции Портье, гостевые счета, управление номерным фондом);

- Групповое бронирование (создание блоков и групповых броней, быстрое поселение/выезд группы и пр.);

- Модуль по работе с туристическими агентствами;

- История гостей / История компании

- Модуль менеджера (управление тарифами и дополнительными услугами);

- Модуль по работе с дебиторами (контрагентами);

- Модуль Отчетов.

Одним из дополнительных модулей системы является паспортный модуль Libra Pass, который позволяет регистрировать паспортные и визовые данные гостей, с последующим формированием статистических таблиц, форм и отчетов для ФМС и Госкомстата. Программа предназначена для автоматизированной обработки данных по иностранным гражданам и печати документов принимающей стороны для Федеральной миграционной службы (ФМС), таких как Уведомление о прибытии иностранного гражданина и других. Libra Pass позволяет передавать данные в электронном виде для территориальных подразделений ФМС России.

Epitome PMS интегрируется с различными смежными системами и порталами online бронирования.

Система автоматизации гостиницы Kei-Hotel включает в себя следующие модули (рис. 5):

- Служба размещения

- Служба бронирования

- Расчётный центр

- Служба безопасности

- Аналитическая отчётность

- Администрирование системы.

Рисунок 5 - Структурная схема комплекса автоматизации гостиницы «KEIHotel»

В дополнение к системе могут подключаться подсистемы биллинга, ресторана, учёта рабочего времени, платного телевидения, а также выполнена интеграция с уже установленными системами.