Файл: ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТАВОЧНО-ЯРМАРОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.pdf

Итак, в результате рассмотрения возможных подходов классификации ярмарок и выставок могут быть выделены их отдельные группы, характеризующиеся общностью тех или иных факторов. Вместе с тем каждая из ярмарок или выставок, принадлежащая к тому или иному классу, обладает своими характерными и индивидуальными параметрами, изменяющимися с течением времени.

1.3. Процесс организации выставочно-ярмарочной деятельности

Этапы организации выставочно-ярмарочной торговли можно представить в виде таблицы (таблица 2)

Таблица 2.

Этапы организации выставочно-ярмарочная торговли

Для участия в том или ином мероприятии руководству компании необходимо оценить его целесообразность и эффективность. Для этого следует учесть текущую рыночную ситуацию и маркетинговые цели предприятия и его перспективы на этой площадке.

Этапами процесса участия организации в работе выставки (ярмарки) являются:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке (ярмарке)

2. Определение целей участия организации в работе выставки (ярмарки).

Выставочная деятельность должна быть четко определена необходимостью решения основных маркетинговых задач организации, в качестве которых выступают:

• поиск новых рынков;
• расширение числа покупателей;
• поиск новых посредников;
• определение основных тенденций спроса и предложения у конкурентов;
• завязывание контактов в деловом мире;
• формирование благоприятного имиджа организации на рынке;
• непосредственный сбыт;
• обмен опытом с другими предприятиями;
• интенсификация рекламы товаров (услуг).
• Выбор конкретной выставки (ярмарки), в работе которой будет участвовать организация. Правильность выбора определяет значительную долю успеха в достижении поставленных целей.

После того, как участие в мероприятии будет подтверждено, необходимо будет решить вопросы, связанные с некоторыми условиями, такими как:

• местом и датой проведения события, его величиной и потенциальным количеством посетителей;
• организаторами выставки, их опытом в проведении подобных мероприятий, их престижностью;
• целевой аудиторией, для которой проводиться выставка или ярмарка;
• финансовыми затратами, необходимыми для участия, а также источниками их последующей окупаемости.

Все эти аспекты необходимо учесть при составлении плана проведения и организации экспозиции компании. Это основной документ, в котором указываются проведенные оценки, задачи участия в мероприятии, персонал, специализация события и способы её реализации, а также предварительный анализ конкурентов-участников. Также следует определить перечень документов и разрешений для организации и проведения выставки. К примеру, в ЦВК «Экспоцентр» для монтажа эксклюзивного стенда понадобится получить разрешение, которое будет учитывать конструктивные особенности представленного проекта и технические возможности для его возведения на данной площадке.

Процесс организации выставочно-ярмарочной деятельности предприятия условно можно поделить на 6 стадий:

• формирование схемы необходимых операций;
• налаживание контактов с руководством выставки;
• определение последовательности мероприятий и событий, проходящих в рамках данного мероприятия;
• предварительная оценка расходов и необходимого персонала;
• изучение схемы выставки, выбор места для организации стенда компании;
• составление плана экспозиции и затрат на её возведение.

Участие предприятия требует также наличия ответственных сотрудников, которые будут контролировать выполнение необходимых операций и решать текущие вопросы. Следует определить, исходя из поставленных задач, кто из сотрудников будет выполнять ряд конкретных задач: работу со СМИ, реализацию рекламной кампании, подготовку продукции к выставке, предлагать посетителям раздаточные средства, организовывать работу и проводить тренинги работников стенда.

В процесс организации выставочно-ярмарочной деятельности компании входит также подготовка дизайн-проекта стенда и формирование его схемы. Это позволяет наиболее качественно оценить его удобство и рациональность. Кроме того, необходимо определить, насколько проект выставочной конструкции удовлетворяет ее требования.

После принятия решения об участии в выставке организация информирует оргкомитет выставки (ярмарки) о своём участии. Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. По получении заявки организаторы выставки посылают подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты.

Также необходимо перечислить на расчётный счет ведомства, под эгидой которого предполагается проведение выставки, денежные средства на покрытие своей части расходов, связанных с организационными работами. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Параллельно с этим решаются вопросы:

• Определение концепции и объёма участия фирмы в работе выставки (ярмарки).
• Отбор и подготовка персонала для работы на выставке.
• Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий.
• Определение размеров необходимых выставочных площадей, объёма различных материальных и финансовых ресурсов.
• Установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги.
• Вопросы страхования экспонатов и сотрудников.

Следующий этап по подготовке к участию в выставке включает в себя разработку тематического плана.

Далее разрабатывается окончательная смета участия фирмы в выставке.

Во время работы выставки необходимо проявлять максимум усилий по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией.

После закрытия выставки и демонтажа её экспозиции фирма должна обязательно подвести итоги по следующим пунктам:

• Анализ достижения целей участия.
• Изучение объективных показателей: количество посетителей, участников, количество и объём заключенных контрактов, нахождение и создание новых каналов распределения и т.д.
• Анализ эффективности расходования средств на участие в выставке.

Данное подведение итогов позволит оценивать целесообразность участия в выставке и выявит перспективы дальнейшего участия фирмы в подобного рода мероприятиях.

Выводы к Главе 1.

Выставки и ярмарки занимают особое место в процессе продвижения и реализации товаров, представляя широкие возможности демонстрации товаров и установления прямых контактов между производителями и покупателями. Четкого разграничения между выставками и ярмарками не существует. Ярмарка проводится, как правило, с целью продажи товаров или демонстрации новых идей и технологий. Выставка может проводиться как престижное международное мероприятие, так и как представление небольшого количества экспонатов с образовательной целью.

Выставки и ярмарки несут выгоду не только предприятию - экспоненту, но и потребителям. Одним из преимуществ ярмарок и выставок является сосредоточение образцов огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это даёт возможность покупателю в короткое время ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимую консультацию от специалистов, сделать необходимые сопоставления цен и качественных характеристик, провести переговоры, согласовать коммерческие условия и даже подписать контракт. При этом покупатель имеет возможность ознакомиться с товаром в действии, с приемами его работы, областью применения и эффективностью. При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительное ознакомление со всем ассортиментом товаров на основе образцов или их дегустации. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок и ярмарок и, как следствие, привлекают огромное количество посетителей.

Глава 2. Практика организации выставочной деятельности в России

2.1. Краткая характеристика деятельности ЦВК «Экспоцентр»

«Экспоцентр»^[3] является членом ведущих международных организаций, объединяющих крупнейших игроков выставочного рынка: Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI), Международной ассоциации конгрессных центров (AIPC), Международной ассоциации конгрессов и конференций (ICCA), Международной Федерации выставочного и конгрессного сервиса (IFES), Ассоциации ведущих европейских выставочных центров (EMECA), Международной ассоциации выставок и событийных мероприятий (IAEE), Российского союза выставок и ярмарок (РСВЯ) и предоставляет организаторам конгрессно-деловых, образовательных и развлекательных мероприятий широкие возможности для проведения мероприятий разнообразного формата и любого уровня сложности.

Рисунок 1. Логотип ЦВК

Миссия Выставочного комплекса на базе Экспоцентра видится в том, чтобы помогать бизнесменам развивать свое дело, продвигать продукцию на рынки сбыта и получать коммерческую выгоду. Миссия заключается также в содействии подъему отечественной промышленности на основе ее успешной модернизации, опирающейся на инновации и новейшие мировые технологии.

Миссия «Экспоцентра» – оказание поддержки органам власти России в вопросах успешной реализации приоритетных экономических и социально ориентированных государственных программ.

Основные задачи Экспоцентра – предоставить комплекс качественных услуг участникам и посетителям выставок, которые помогут решить им ключевые задачи: планирование деловых контактов, поиск партнеров, изучение рынка, заключение торговых сделок и подписание договоров о сотрудничестве, укрепление авторитета компаний и ведомств.

К услугам организаторов представляется современное технологичное пространство для проведения мероприятий – функциональное, оснащенное современным оборудованием и, конечно, профессионализм сотрудников.

Конгрессные возможности ЦВК «Экспоцентр» весьма обширны. К ним относятся:

• 39 стационарных залов общей вместимостью 2 770 человек;
• современное конгрессное оборудование и техническое обеспечение;
• комплекс услуг по привязке концепции мероприятия к конгрессным и выставочным площадям, выбранным устроителем, техническое, организационное и информационное сопровождение события;
• персональное менеджерское сопровождение на весь период подготовки и проведения мероприятия;
• весь спектр сопутствующих услуг.