Файл: Разработка проекта информационной системы обработки заказа клиента в интернет-фирме, включая обработку заказа и проверку, и обработку оплаты.pdf

Развитие современного информационного общества предъявляет значительные требования к автоматизированным системам, которые становятся реальным активом, неотъемлемой частью и залогом нормального функционирования и работы организаций. Процесс разработки и внедрения автоматизированных информационных систем становится все более сложной задачей, что связано как с применением современных способов разработки, так и необходимостью соблюдения требований по защите информации.

Процесс внедрения информационных технологий на сегодняшний день проходит стадию построения интегрированных информационных систем. Производится централизация информационных ресурсов, специалисты, работающие в удаленных офисах, получают возможности доступа к центральным серверам организаций, расширяются области использования систем электронного документооборота с применением криптографических систем и технологий защиты информации. Таким образом, в настоящее время автоматизация бизнес-процессов на предприятиях является актуальной задачей и способствует повышению эффективности работы организаций в целом.

Объектом исследования является Интернет-магазин по продаже компьютерных товаров.

Предмет исследования – состояние бизнес-процессов в технологии обработки заказов.

Методы исследования – анализ бизнес-процессов, проектирование структуры данных информационной системы, разработка программного обеспечения.

Целью данной работы является разработка проекта по автоматизации процесса обработки заказов в компьютерном Интернет-магазине.

Задачи работы:

- проведение анализа использования информационных систем на предприятиях малого бизнеса, использующих технологии Интернет-торговли;

- анализ организационной структуры Интернет-магазина, специфики работы специалистов;

- анализ бизнес-процессов учета комплектации заказов в методологии IDEF0 с оценкой возможности внедрения информационной системы;

- постановка задач автоматизации;

- построение модели базы данных исследуемой технологии;

- определение стратегии автоматизации и способа приобретения программного решения.

В первом разделе работы рассмотрены вопросы использования информационных технологий на предприятиях малого бизнеса, проведен анализ деятельности Интернет-магазина, бизнес-процессов в части обработки заказов, проведен обзор существующей автоматизированной системы и технологий защиты информации. Во втором разделе проведено проектирование информационной модели, постановка задач автоматизации.

1. Аналитическая часть

1.1. Общая характеристика ООО "ОТДК"

Объектом исследования в рамках данной курсовой работы является Интернет-магазин компьютерных товаров otdk.ru, г.Санкт-Петербург. Приведем общую характеристику организации.

Профилем деятельности торгового предприятия является реализация компьютерных товаров. Клиентскую базу Интернет-магазина составляют юридические и физические лица, либо клиенты, находящиеся в населенных пунктах, где нет возможности приобрести компьютерные товары в торговых сетях.

Основными видами реализуемой продукции являются [1]:

- компьютеры;

- ноутбуки;

- запчасти (оперативная память, материнские платы, процессоры, видеокарты);

- сетевое оборудование;

- принтеры и МФУ;

- чистящие средства;

- картриджи для принтеров и МФУ и другие расходные материалы;

- сопутствующие товары.

Способами доставки, используемыми в Интернет-магазине, являются [1]:

- курьерская служба;

- доставка Почтой России;

- самовывоз.

Также предусмотрены различные формы оплаты.

Организационная структура Интернет-магазина otdk.ru приведена на рис.1.1.

Директор

Отдел снабжения

Главный

экономист

Отдел по работе с клиентами

ИТ-отдел

Специалисты по работе с поставщиками

Склад

Бухгалтерия, Отдел реализации

- Оформление договоров поставки

Рисунок 1.1 - Организационная структура Интернет-магазина otdk.ru

Управление предприятием осуществляет директор, которому непосредственно подчиняются начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник отдела по работе с клиентами и ИТ-отдела.

В структуру отдела снабжения входят специалисты по работе с поставщиками, осуществляющие организацию поставок и организацию взаимодействия с поставщиками, определение оптимальных параметров поставок компьютерных товаров по цене и качеству, а также специалисты по складскому учету, в компетенцию которых входят вопросы организации приема и отпуска товара со склада, хранения продукции, инвентаризации, а также подготовка отчетности о наличии товара на складе.

Специалисты по работе с клиентами взаимодействуют с покупателями продукции, оформляют документы, проводят организацию поставки товара клиентам. ИТ-отдел курирует вопросы функционирования сайта Интернет-магазина, а также технической поддержки клиентов и пользователей.

Предметом исследования в данной работе является деятельность по учету комплектации заказов для клиентов и реализации продукции. Организационная структура данных технологических процессов приведена на рисунке 1.2. Данная технология находится в компетенции отделов снабжения и отдела по работе с клиентами.

Рисунок 1.2 - Организационная структура технологии комплектации заказов компьютерного Интернет-магазина

Рассмотрим функции менеджера отдела по работе с клиентами в части реализации продукции Интернет-магазина.

Менеджер отдела по работе с клиентами осуществляет следующие функции:

1. Организация и ведение технологии комплектации компьютерных товаров:

- работа по расширению клиентской базы;

- работа с новыми клиентами, анализ их реквизитов, способов доставки, потребностей;

- проведение коммерческих переговоров с контрагентами и клиентами по вопросам реализации продукции;

- обработка информации, поступающей от клиентов;

- анализ потребностей клиентов в продукции, реализуемой фирмой, и согласование заказов с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе фирмы;

- мотивация клиентов на работу с Интернет-магазином, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта;

2. Анализ показателей и составление планов:

- планирование продаж на отчетный период;

- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов фирмы;

- построение сводной отчётности.

3. Проведение торговых операций:

- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов фирмы, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами отдела по работе с клиентами при нахождении их вне офиса;

- информационная поддержка клиентов;

- информирование клиентов об изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени поступления компьютерных комплектующих на склад;

- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;

- решение вопросов о доставке скомплектованных заказов клиентам;

4. Контрольная:

- контроль отгрузок продукции клиентам;

- контроль финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела бухгалтерского учета и предупреждение о сроках оплаты.

1.2. Анализ бизнес-процессов учета комплектации заказов

Проведем анализ бизнес-процессов учета комплектации заказов в условиях ООО "ОТДК" с использованием методологии IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 - Контекстная диаграмма

Как показано на рисунке 1.3, технология комплектации заказов предполагает наличие входных информационных потоков с данными о наличии товара на складе и заказов клиентов на поставку компьютерных товаров. результирующие информационные потоки представляют собой данные о сформированных и укомплектованных заказах. На рисунке 1.4 приведена диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса. Как показано на рисунке 1.4, основной бизнес-процесс включает в себя:

- прием заказов;

- комплектацию заказов;

- передачу заказов на отправку;

- формирование отчетности.

На рисунке 1.5 приведена диаграмма приема заказов, на рисунке 1.6 - диаграмма комплектации заказов.

Рисунок 1.4 - Диаграмма декомпозиции основного процесса

Рисунок 1.5 - Диаграмма приема заказов

Рисунок 1.6 - Диаграмма комплектации заказов

Рисунок 1.7 - Диаграмма передачи заказов на отправку

Технология работы с заказами клиентов компьютерного Интернет-магазина предполагает:

- учёт потребности;

- учёт наличия продукции;

- отправка заказов на комплектацию;

- мониторинг состояния процесса комплектации заказов.

Работа с документами в рамках оборота заключает в себе функции оформления сопроводительных документов и формирования сводной отчетности.

Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает ситуация, когда объемы поставок и продаж не совпадают, несовпадение также может происходить и по наименованию товарных позиций. В результате большое количество товара остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.

В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется напрямую менеджерами отдела по работе с клиентами.

Заявки клиентов на покупку фиксируются в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела реализации продукции обобщают данные сведения по типу продукции, и, исходя из полученной информации, формируют план продаж и отчетные документы.

Таким образом, учет продаж включает в себя следующие основные подпроцессы:

учет продаж и формирование сопроводительных документов;
формирование отчетности по комплектации заказов.

Работа с документами по реализации продукции начинается после того, как поступают заявки клиентов на покупку, выписываются счет-фактура и расходная накладная. Далее происходит формирование отчетности по продажам продукции, на выходе получается отчет по продажам.

Таким образом, при учете реализации продукции менеджеру, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, продукции, ее стоимости, количестве, сроке оплаты и виде оплаты.

Если же необходимо найти какую-либо информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других. Большую часть рабочего дня бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений.

Кроме того, в отчетный период менеджеру отдела реализации продукции необходимо составлять аналитические отчеты, включающие в себя анализ продаж фирмы за определенный период.

Для данного способа характерны следующие недостатки:

1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.

2. Слабый контроль работы бухгалтера.

3. Усталость менеджеров - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

В связи с этим, руководством компании было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании экономической информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации в рамках технологии управления Интернет-магазином.